Avec l'évolution de la réglementation sur la facturation électronique, la validation des factures deviendra une obligation incontournable.
Dans Achats, le traitement et la validation des documents sont des étapes essentielles et requises.
Dès qu'un document est déposé dans Achats, plusieurs actions peuvent être effectuées en fonction de son statut et des besoins de l'utilisateur.
Qualifier la facture : cette étape consiste à compléter les éléments manquants suite à la reconnaissance automatique réalisée par l'OCR.
Valider la facture : c'est à dire accepter le document comme étant une facture dont le dossier est le destinataire.
Refuser la facture : le destinataire n'est pas correct, ou le document nécessite des modifications ou compléments - un motif (accompagné d'un commentaire) est alors demandé.
Qualifier une facture
La qualification d'une facture est réalisée exclusivement par les qualificateurs. Cette étape consiste à compléter les éléments manquants suite à la reconnaissance automatique effectuée par l'OCR, afin d'assurer que toutes les informations requises sont bien présentes avant la validation.
Lorsqu'un qualificateur valide une facture, celle-ci est alors prête à être étudiée et validée ou refusée par un validateur.
Un administrateur d'ACHAT ne peut pas qualifier une facture. S'il valide une facture, cela ne signifie pas qu'elle est qualifiée, mais bien qu'elle est validée définitivement.
Lors d'un scénario de validation, le qualificateur ne voit que les factures nécessitant l'ajout d'informations essentielles au bon fonctionnement du processus.
Processus de qualification :
Accéder au menu À valider et sélectionner la facture concernée.
Compléter les informations manquantes et mal reconnues.
Valider un document
La validation d'une facture permet de confirmer que les informations sont correctes et que le document est prêt à être intégré dans le processus comptable. Elle constitue également un accord pour que la facture puisse être réglée. Cette action peut être effectuée uniquement par un validateur ou un administrateur d'achat. Une fois validée, la facture ne peut plus être modifiée et est transmise en comptabilité, dans l'outil Image.
Processus de validation
Il existe deux moyens de valider les factures :
Depuis la liste des factures à valider : Sélectionner une ou plusieurs factures dans le menu À valider, puis cliquer sur le bouton Valider.
Depuis la facture : Après la qualification de la facture, cliquer sur le bouton Valider en bas à droite.
Refuser un document
voir l'article : "Refuser un document"
Aller plus loin
voir l'article : Droits d'édition d'un document