Un circuit de validation est une série d’étapes requises pour validation des documents, selon certains critères qui sont propres à chaque entreprise. Il doit donc refléter et s'adapter à l'organisation de l'entreprise client.

Il s'agit donc d'une personnalisation complète du traitement des documents en fonction de l'organisation de l'entreprise.

Par exemple

toutes les factures de tel fournisseur doivent être validées par au moins une de ces personnes
toutes les factures ayant un montant inférieur (ou supérieur) à tel montant seront à validées par cette personne, puis par cette personne successivement et dans cet ordre...

Créer un workflow de validation

Paramètres > Circuit de validation

Quels sont les critères possibles ?

Les conditions du workflow de validation ou circuit de validation peuvent s'appuyer sur 3 critères :

le montant du document (supérieur ou inférieur)
le fournisseur identifié
l'auteur du document, quel utilisateur à transmis le document.

Les actions possibles

Une fois, le ou les critères appliqués, il faudrait choisir l'action de validation :

est-ce une validation automatique ou manuelle ?
si manuelle, y a-t-il un ou plusieurs validateurs ?
s'il y a plusieurs validateurs, sont-il tous au même niveau, ou bien y a-t-il un ordre à suivre lors de la validation?

Comment créer une circuit de validation

Cliquer sur "ajouter une condition"

Déterminer la première condition (montant, fournisseur ou auteur)

Par le bouton plus il est possible d'ajouter d'autre condition

Déterminer ensuite qui doit valider la facture

Il est possible de choisir une validation automatique : si la condition est remplie, le document sera validé automatiquement.

Il est possible également de choisir plusieurs validateurs.

Dans ce cas il faudra choisir si les validateurs sont au même niveau de validation ou si ce sont des validateurs successifs

L'ordre de sélection des utilisateurs est important.
Les utilisateurs s'affichent dans l'ordre de sélection.
si le quatrième utilisateur de la liste est coché avec le deuxième, il sera positionné en premier comme ci-dessus.

Cela n'a aucune incidence si c'est "ou par"; mais très important si c'est "puis par"

Les qualificateurs de factures

Les qualificateurs de factures sont à définir au sein du circuit de validation pour déterminer qui sera en charge de finaliser la saisie des factures pour que celles-ci soient envoyées dans le bon circuit de validation.

voir l'article : "Les qualificateurs de factures"

Exemple d'un circuit de validation avec 3 étapes.

les étapes sont traitées les une après les autres, l'étape une avant l'étape 2 et l'étape 3 avant l'étape 2.

Une fois les étapes créés, il est possible que l'ordre ne soit pas celui attendu.

il est possible de le modifier en glissant l'étape à l'endroit souhaité (il Elle permet d'attirer l'attention du lecteur sur des trucs et astuces.