Un circuit de validation est une série d’étapes permettant de valider un document selon des critères définis par l’entreprise. Il s’agit d’un processus personnalisable qui reflète l’organisation interne et les règles de validation propres à chaque structure.
Grâce à ce workflow, l’entreprise peut définir précisément qui valide quoi, selon quels critères et dans quel ordre.
Pourquoi mettre en place un circuit de validation ?
L’objectif d’un circuit de validation est de garantir que chaque document suit un processus adapté avant d’être validé et transmis à la comptabilité. Cela permet de :
Assurer un contrôle des documents avant validation
Répartir les responsabilités selon des critères précis (montant, fournisseur, utilisateur)
Sécuriser le processus de validation et éviter les erreurs ou fraudes
Fluidifier la gestion des documents en automatisant certaines étapes
Exemples de circuits de validation
Validation par fournisseur : toutes les factures provenant d’un fournisseur spécifique doivent être validées par au moins une personne désignée.
Validation par montant : les factures de moins de X € sont validées par un premier niveau d’approbation, tandis que celles de plus de X € nécessitent une validation supplémentaire avant d’être approuvées.
Validation en plusieurs étapes : une facture peut être validée successivement par plusieurs personnes selon un ordre défini (ex. responsable d’équipe > directeur financier > direction générale).
Créer un circuit de validation
Pour paramétrer un circuit de validation dans Achats :
Rendez-vous dans le menu Paramètres situé dans le volet de gauche.
Cliquer sur Cycle de vie d'une facture puis Circuit de validation
Ajouter une condition de validation :
Cliquer sur Ajouter une condition
Définir le premier critère du workflow (ex. montant, fournisseur, auteur du document).
Si nécessaire, ajouter d’autres conditions en cliquant sur le bouton "+".
Définir les validateurs :
Sélectionnez les utilisateurs responsables de la validation.
Il est possible de choisir entre :
Validation automatique : si la condition est remplie, la facture est validée sans intervention manuelle.
Validation manuelle : un ou plusieurs validateurs doivent approuver la facture avant qu’elle ne passe à l’étape suivante.
Gérer l'ordre de validation : si plusieurs validateurs sont impliqués, définir leur mode d’intervention :
Validation en parallèle : tous les validateurs peuvent approuver indépendamment.
Validation séquentielle : les validateurs doivent valider successivement, dans un ordre précis.
⚠ Attention à l'ordre de sélection des validateurs
L’ordre dans lequel les validateurs sont ajoutés est essentiel lorsque une validation séquentielle est mise en place ("puis par").
Validation en parallèle ("ou par") : l’ordre de sélection n’a aucune incidence → tous les validateurs peuvent approuver indépendamment.
Validation séquentielle ("puis par") : l’ordre est crucial → chaque valideur ne pourra intervenir qu’après validation du précédent.
Les critères de validation disponibles
Un circuit de validation peut être défini en fonction de trois critères principaux :
Le montant du document
Permet d’appliquer un circuit différent selon que la facture dépasse ou non un seuil défini.
Le fournisseur
Permet d’affecter la validation à certaines personnes selon le fournisseur concerné.
L’auteur du document
Permet de conditionner la validation en fonction de l’utilisateur ayant transmis le document.
Les qualificateurs de factures
Les qualificateurs jouent un rôle clé dans le circuit de validation : ils sont responsables de compléter les informations essentielles avant qu’un document soit soumis à validation.
voir l'article : "Les qualificateurs de factures"
⚠ Un administrateur d’achats ne peut pas être qualificateur : s’il valide une facture, celle-ci est immédiatement considérée comme totalement validée et transmise à la comptabilité.
Exemple de circuit de validation en 3 étapes
Étape 1 : Qualification
Un qualificateur complète les informations manquantes sur la facture.
Étape 2 : Validation intermédiaire
Un responsable vérifie la conformité du document et le valide s’il respecte les critères définis.
Étape 3 : Validation finale
La direction ou le service comptable effectue la validation finale avant transmission à la comptabilité.
Bon à savoir :
Les étapes sont traitées les unes après les autres.
Il est possible de modifier l’ordre des étapes en glissant-déposant une étape à l’endroit souhaité.
