Dès son arrivée dans le module Achats, la facture suivra les étapes suivantes :
Reconnaissance et / ou saisie des informations obligatoires à sa qualification (fournisseur et montant)
Validation (selon le workflow paramétré)
Transmission dans le module Image pour comptabilisation
Il existe 2 profils d'utilisateurs dans le cycle de vie de la facture dans Achats :
Les qualificateurs. Ils sont chargés de renseigner les informations manquantes sur un document pour que celui-ci puisse passer à l'étape suivante dans le workflow de validation.
voir l'article : "Gérer les qualificateurs"
Les validateurs ou administrateurs d'Achats. Ils interviennent après les qualificateurs et sont en charge de la validation des factures afin qu'elles soient transmises à la comptabilité.
voir l'article : "Gérer les administrateurs d'Achats"
A ces deux profils, il convient d'ajouter le rôle de payeur : personnes ayant la compétence de payer une facture ou de la marquer comme telle.
voir l'article : "Configurer les paiements"
Une fois validée, et en fonction de l'activation de l'option, les factures pourront être déclarées payées, l'utilisateur pouvant aller jusqu'à la génération d'un fichier de virement SEPA prêt à être déposé sur l'espace bancaire de l'entreprise.
voir l'article : "Gestion des paiements dans Achats"
Cependant, la vie d'une facture est différente selon l'organisation de l'entreprise.
Dans une organisation simple, le qualificateur et le validateur seront la plupart du temps la même personne, valider la facture revient alors à qualifier la facture, et vice versa.
Dans une organisation plus complexe, il peut y avoir plusieurs validateurs, qui peuvent intervenir sur le cycle de la facture.
Ces validateurs vont intervenir sur les factures en fonction de leurs fournisseurs, montants ou les deux. Ils peuvent aussi intervenir successivement.
Achats permet donc de définir un scénario de validation complexe pouvant s'adapter à l'organisation de l'entreprise.
voir l'article : "Le circuit de validation"