Lorsqu’une facture est enregistrée dans le module Achats, elle suit plusieurs étapes essentielles avant d’être comptabilisée et éventuellement payée. Ce processus s’adapte à l’organisation de l’entreprise grâce à des rôles bien définis et un circuit de validation paramétrable.
Les étapes du cycle de vie d’une facture
1. Qualification
Lors de son arrivée dans Achats, la facture doit être qualifiée, c’est-à-dire que certaines informations obligatoires doivent être renseignées ou vérifiées, notamment le fournisseur et les montants.
Voir l’article : Gérer les qualificateurs
2. Validation
Une fois qualifiée, la facture suit un circuit de validation selon les règles définies par l’entreprise. Ce workflow permet d’assurer que seules les factures conformes et approuvées passent à l’étape suivante.
Voir l’article : Le circuit de validation
3. Transmission à la comptabilité
Après validation, la facture est transmise au module Image pour comptabilisation. Cette étape permet d'intégrer la facture dans les écritures comptables et d’assurer son suivi financier.
4. Paiement (optionnel)
Si l’option est activée, les factures validées peuvent être déclarées comme payées ou faire l’objet d’un paiement effectif. L’utilisateur peut même générer un fichier de virement SEPA, prêt à être déposé sur l’espace bancaire de l’entreprise.
Voir les articles :
Les rôles dans le cycle de vie d’une facture
Le circuit de validation repose sur trois types de profils utilisateurs, selon leur niveau d’intervention :
Les qualificateurs
Ils ont pour mission de compléter les informations essentielles sur une facture afin qu’elle puisse être soumise au processus de validation. Leur rôle est indispensable dans le cas où certaines données seraient absentes ou incorrectes.
Voir l’article : Gérer les qualificateurs
Les validateurs et administrateurs d’Achats
Ils interviennent après les qualificateurs pour valider ou refuser une facture. Une fois validée, la facture est transmise à la comptabilité.
À noter : Un administrateur d’Achats ne peut pas uniquement qualifier une facture. S’il la valide, elle est considérée comme totalement approuvée et passe directement à la comptabilité.
Voir l’article : Gérer les administrateurs d'Achats
Les payeurs
Ce sont les utilisateurs ayant l’autorisation de payer une facture ou de la marquer comme payée. Ils peuvent également générer un fichier de virement SEPA si nécessaire.
Voir les articles :
Un cycle de validation adaptable
Le processus de validation varie en fonction de l’organisation de l’entreprise :
Dans une organisation simple, le qualificateur et le validateur peuvent être la même personne. Dans ce cas, qualifier une facture revient à la valider directement.
Dans une organisation plus complexe, plusieurs validateurs peuvent intervenir selon :
Le fournisseur concerné
Le montant de la facture
Un scénario de validation spécifique
Certains validateurs peuvent également intervenir successivement pour assurer un contrôle approfondi.
Grâce à ces options, Achats permet de modéliser des circuits de validation avancés, parfaitement adaptés à la structure et aux besoins de chaque entreprise.
Voir l’article : Le circuit de validation