L'interface dédiée aux réglages généraux permet de configurer les données administratives de l’entreprise ainsi que divers paramètres globaux.
1. Identité de l’entreprise
Les informations saisies ici apparaîtront automatiquement sur les documents commerciaux.
Accès :
Dans le menu Réglages, cliquer sur Général > Identité.
Champs à renseigner :
Informations de l’entreprise : nom, forme juridique, SIRET, etc.
Siège social : adresse complète et autres détails.
Coordonnées de contact : numéro de téléphone, adresse email, site web, etc.
Une fois les informations complétées, cliquer sur Enregistrer pour valider.
2. Paramètres des emails
Deux options sont disponibles pour configurer l’envoi des emails depuis Fact :
Activer les pièces jointes : cette option permet d'inclure automatiquement des documents annexes aux emails, comme les conditions générales de vente, certificats, ou tout autre fichier pertinent.
Activer les mails pour les factures périodiques : cette option permet d’envoyer automatiquement les factures périodiques par email une fois qu’elles sont validées, que la validation soit effectuée manuellement ou automatiquement.
Voir aussi : Comment mettre en place une facture périodique ?
3. Informations bancaires et moyens de paiement
Accès :
Dans le menu Réglages, cliquer sur Général > Paiement.
Paramètres disponibles :
Modes de paiement :
Définir les moyens de paiement acceptés (chèque, espèces, virement, etc.).
Activer le module de remise en banque pour les paiements par chèque ou espèces en cochant la case correspondante. cf. Effectuer une remise en banque
Sélectionner un moyen de paiement par défaut pour le dossier. Si un client final n’a pas de moyen de paiement par défaut défini, celui du dossier sera appliqué automatiquement aux documents.
Délais de paiement :
Configurer les délais de paiement pour calculer automatiquement les échéances des factures.
Définir un délai de paiement par défaut pour le dossier. Si aucun délai spécifique n’est renseigné pour un client final, celui du dossier sera appliqué aux documents.
Coordonnées bancaires :
Renseigner l'IBAN, le BIC, et le nom de la banque. Ces informations apparaîtront automatiquement sur les documents commerciaux, évitant ainsi l’envoi d’un RIB à chaque nouveau client.
Plusieurs IBAN peuvent être ajoutés, avec possibilité de définir un favori par dossier, client ou document.
Le numéro ICS est obligatoire pour les fichiers de prélèvement. Il est à demander à la banque. (Si aucun prélèvement client n’est prévu, ce champ peut être laissé vide.)
Régimes particuliers
Si la société est adhérente à un centre de gestion agréé, cocher la case correspondante afin d'ajouter les mentions légales adéquates dans les documents.
4. Format de numérotation et unités
Accès :
Dans le menu Réglages, cliquer sur Général > Format & Unités.
Options disponibles :
Format de numérotation :
Configurer la structure des numéros de document en utilisant des champs tels que :
AA ou AAAA : pour l’année (au format 2 ou 4 chiffres).
MM : pour le mois.
X : pour le numéro du document.
Les champs marqués d’une "*" sont obligatoires pour garantir la conformité aux normes légales de facturation.
En cas de reprise depuis un autre logiciel, la numérotation peut être alignée avec celle précédemment utilisée. Dans ce cas, le numéro du prochain document doit être renseigné dans le champ correspondant avant la création de tout document.
Conditions de validité (pour devis et bons de commande) :
Période de validité : définir une durée en jours pour indiquer la date limite d’acceptation de la proposition tarifaire.
Pourcentage d’acompte : si un montant d’acompte est spécifié, une mention automatique apparaîtra sur les devis et bons de commande : "Merci de joindre ...% d'acompte à la validation du présent document."
Unités disponibles :
Sélectionner les unités de mesure (ex. heures, kilogrammes) disponibles dans le catalogue d’articles.
Configurer le nombre de décimales à afficher pour les prix unitaires et les quantités.
Format d’affichage des montants :
Définir le nombre de décimales à afficher dans les documents (quantités/prix unitaires)
Ajuster le format des montants visibles dans les tableaux de bord.
5. Gestion des documents et préférences
Accès :
Dans le menu Réglages, cliquer sur Général > Fonctionnalités.
Affichage des documents :
Un menu déroulant permet de sélectionner les types de documents visibles dans Fact (ex. devis, factures).
Préférences :
Activer ou désactiver le mode de facturation TTC.
Voir aussi : Comment mettre en place une facture TTC ?
Attestation de conformité :
Une attestation relative à l’utilisation d’un logiciel de facturation peut être téléchargée ici.
Voir aussi : Attestation de conformité
6. Configuration de la connexion à Chorus Pro
Accès :
Dans le menu Réglages, cliquer sur Général > Connexion Chorus Pro.
Objectif :
Cette section permet de connecter Fact à la plateforme Chorus Pro afin de transmettre automatiquement les documents destinés aux entités publiques, conformément à la réglementation en vigueur.
Voir aussi : Paramétrer Chorus Pro