Fact permet de générer des factures à des fréquences régulières, ce qui est idéal pour les abonnements, les loyers, ou toute autre facturation récurrente.
Voici comment mettre en place et gérer ce type de facturation.
Étapes pour la facturation périodique
Créer une facture modèle : Valider une première facture qui servira de modèle pour les factures récurrentes.
Configurer la périodique : Paramétrer les spécificités de la facturation récurrente (dates, fréquences, etc.).
Générer les factures : Produire les factures périosiques selon les paramètres définis.
Modifier et valider : Ajustez les factures générées si nécessaire avant de les valider définitivement.
Mise en place de la facturation périodique
Créer une facture et la valider (cf. article "Créer une facture")
Une fois la facture validée, cliquer sur le bouton de création de périodique dans le panneau latéral
Renseigner les champs suivants:
Objet : Inclure des champs dynamiques comme :
#DAYpour afficher le jour (« 22 »).#MONTHpour afficher le mois (« Juillet »).#YEARpour afficher l’année (« 2022 »).
Première génération : Date de la prochaine facture.
Fréquence : Hebdomadaire, mensuelle, etc.
Période facturée : Mois précédent, mois en cours, ou mois suivant (nécessite l’activation de l’option correspondante dans les réglages).
Occurrences : Nombre de factures à générer (indiquez « 0 » pour une facturation sans limite).
Mode de génération :
Automatique : Factures créées, validées, et envoyées automatiquement.
Après validation : Factures générées à l’état « Brouillon » pour modifications avant validation.
Cliquer sur “Enregistrer” pour valider la programmation de la périodique.
La facturation périodique est maintenant activée pour cette facture. Il est possible de modifier les paramètres en cliquant sur la périodique dans l'onglet Périodique du menu Documents.
Générer les factures périodiques
Mode "Après validation"
Se rendre dans l'onglet Périodiques de la section Documents
Cliquez sur le bouton de génération de factures
Dans la fenêtre de confirmation, cliquer sur Générer.
4. Les factures sont alors générées au format Brouillon
Note : La génération en mode manuel inclut toutes les factures non encore créées jusqu’à la date du jour.
Valider les factures générées
Validation en masse
Si plusieurs factures périodiques ont été créées, il est possible de visualiser un récapitulatif et de les générer en une seule fois :
Cliquez sur « Voir la liste »
Ignorer les éventuelles factures qui ne doivent pas être générées puis cliquer sur Générer
Confirmer l'opération dans la fenêtre de confirmation
Validation individuelle
Si une seule facture périodique a été créée au format brouillon, le bouton Générer apparaît directement dans le panneau latéral.
Autres actions disponibles sur les brouillons de facture périodique
Pour chaque facture brouillon, les actions suivantes sont disponibles :
Modifier la facture :
Ajuster l’objet, les articles, le prix unitaire (PU), la quantité, etc.
Cliquez sur « Enregistrer » pour sauvegarder les modifications.
Envoyer par mail :
Envoyez la facture au client par mail directement depuis le brouillon.
Supprimer une échéance :
Annulez l’échéance spécifique si, par exemple, le client ne doit pas être facturé ce mois-ci.
Arrêter la génération :
Supprimer la programmation de la facture périodique. Elle ne sera plus générée pour les échéances futures.
Mettre à jour le modèle :
Appliquez les modifications du brouillon au modèle de facturation. Les prochaines factures générées intégreront ces ajustements. Note : Enregistrer les modifications avant d’appliquer cette action.
Consulter les factures
Une fois les factures périodiques générées, vous les trouverez dans le menu “Factures” à l’état “A régler”, et elles seront envoyés automatiquement par mail à vos clients (adresse mail renseignée dans la fiche du client). Vous avez la possibilité de désactiver cet envoi automatique par mail dans les paramètres de l’application.
voir l'article : "Effectuer les réglages généraux"
Gérer les modèles de périodique
Cliquer sur le menu Périodiques
Visualiser l’état de la facture, la prochaine échéance et la période de génération programmée
Modifier ou arrêter une facturation si besoin en cliquant sur les boutons d'action de droite.
Depuis ce menu, vous avez également la possibilité de cliquez sur le bouton “Modifier” afin de modifier les paramètres de la facture périodique, ou encore, via la flèche situé tout à droite, de générer une facture, ou d’arrêter une facturation.
Bandeau informatif : Si des factures brouillon ont été générées mais pas encore validées, un bandeau apparaît en haut de la liste des périodiques. Cliquez sur le lien Voir pour ouvrir ces factures et les valider.
