Les circuits de validation disponibles dans la gestion documentaire du CRM permettent de définir le cycle de vie d'un document. Il en existe deux principaux : le circuit rapide et le circuit classique.
A ces 2 cycles de vie, des options sont envisageables permettant d'avoir de multiples possibilités. A savoir des types de validations et des parcours de signature différents.
Le cycle de vie d'un document dépends de la configuration qui est associé à son modèle. Pour en savoir plus, contacter l'administrateur de l'outil. |
Les circuits de validation
Le circuit rapide
Le processus rapide permet d'aller directement à l'objectif : créer le document puis l'envoyer à son client pour de signature.
Simplifiant ainsi le parcours pour des besoins urgents ou simplifiés.
Le circuit classique
Le processus dit classique, en revanche, intègre une étape de validation au milieu des statuts présentés ci-dessus.
Un processus plus complexe mais qui offre une couche supplémentaire de contrôle qualité avant l'envoi final du document au client.
Les options disponibles
Valider un document
Lorsque la validation du document est activé, le collaborateur concerné par la validation du document, reçoit un l'email ci-dessous
Pour valider un document, il existe plusieurs manières de faire :
À partir de l'email
À la réception de l'email, le validateur doit
Cliquer sur le bouton "Voir le document"
Ouvrir la liste des statuts "Validation demandée"
Et sélectionner le statut souhaité
À partir de la liste des documents
À partir du menu vertical, cliquer sur "Gestion du portefeuille / Documents"
Filtrer avec le filtre
en tant que validateur, puis 2 possibilités
Soit cliquer sur un document dans la liste
Soit cliquer sur l'icône
, à l'extrémité d'une ligne, puis cliquer sur "Ouvrir"
Ouvrir la liste des statuts "Validation demandée"
Et sélectionner le statut souhaité
À partir de la vue d'une affaire
À partir du menu vertical, cliquer sur "Gestion du portefeuille / Prospects" ou "/ Clients"
Cliquer sur une affaire, contenant à minima un document, dans la liste
Puis cliquer sur "Voir liste" dans le cadre "Documents", puis 2 possibilités
Soit cliquer sur un document dans la liste
Soit cliquer sur l'icône
, à l'extrémité d'une ligne, puis cliquer sur "Ouvrir"
Ouvrir la liste des statuts "Validation demandée"
Et sélectionner le statut souhaité
À partir du produit Tâche
Suivant la configuration du modèle il est effectivement envisageable de valider un document par notre produit Tâches.
Le CRM utilise ce que l'on appelle des tâches de type "Demande de validation"
voir les articles sur la : "Validation de documents"
Le statut du document lié à cette tâche sera mis à jour automatiquement en fonction de la progression de la demande de validation.
À partir de l'application mobile
Pour profiter de ce contexte, il faut être équiper de l'application mobile. Application disponible sur Android et iOS en cherchant dans leur store respectif.
A l'image de ce que le produit Tâches propose, une notification push est envoyé sur le téléphone du validateur. Proposant ainsi un parcours identique à celui de la "Demande de validation" mais par le biais de l'interface mobile.
Signer un document
La signature est le statut final d'un document, les deux types de circuits peuvent faire l'objet d'une signature.
La signature peut se faire de deux manières : soit directement par le biais de l'interface d'édition d'un document, soit par le biais de la signature électronique avec le partenaire "JeSigneExpert".
La sélection du processus de signature se fait au niveau de la gestion des statuts du document.
Le statut "Envoyer en signature électronique" s'affichera uniquement si la configuration du modèle le permet. |
À partir du statut "Envoyer"
Comme indiquer dans les circuits disponibles, le changement sur ce statut permet d'accéder à 2 décisions de la part du client, à savoir : le refus ou la signature du document.
À partir du statut "Envoyer en signature électronique"
Le choix de ce statut, permet d'accéder à la configuration du document en 2 étapes.
Dans un premier temps, le CRM va vérifier que les informations indispensables à la signature électronique sont bien renseignées, à savoir : les emails des signataires et les numéros de téléphones des signataires.
Si ce n'est pas le cas, une interface s'affichera afin de compléter les informations manquantes.
Enfin, si les informations sont bien renseignées, l'utilisateur sera redirigé automatiquement vers notre produit Document pour effectuer la dernière étape de configuration du document pour la signature électronique.
Autres statuts disponibles
Il existe d'autres status disponibles qui accompagne le cycle de vie d'un document. Afin de compléter les circuits de validation, ces derniers sont présents dans le but de faciliter la gestion documentaire et rendre le cycle de vie plus flexible.
Le statut "Demande de modification"
Le statut "Demande de modification" est présent dans la majorité du cycle de vie, permettant à tout moment d'interrompre le processus afin de mettre à jour le document.
Généralement, à l'issue de ce statut, une nouvelle version du document est générée.
Le statut "À signer"
Le statut "À signer" signifie qu'une signature électronique est en cours de progression. En ce sens, aucune interaction n'est possible dans le CRM afin de faire évoluer le statut du document.
Le changement du statut dépendra de l'avancée de la signature électronique, suivant la finalité de cette dernière le statut du document se mettra automatiquement à jour.
Le statut "Annuler"
Le statut "Annuler" est disponible uniquement à partir du moment ou une première version du document a été éditée.
Ce statut permet de garder une traçabilité, au niveau de la gestion documentaire et d'historiser tout document ayant été généré dans le produit Document.
Le statut "Expirer"
Le statut "Expirer" n'est pas accessible par l'utilisateur. Un document passe au status expiré, dès lors qu'un document est en "Brouillon" ou "Refuser" depuis plus de 180 jours sans aucune modification effectuée sur ce dernier.
Les statuts liés au processus de génération
Il existe plusieurs statuts liés à la génération d'un document. Ce processus permet de créer une version inaltérable du document avec un enregistrement de ce dernier dans le produit Document.
La création d'une nouvelle version se déclenche à partir du statut "Préparer pour envoi". Une fois que l'utilisateur sélectionne ce statut, le système prend le relai afin de créer un véritable document. Cette étape peut prendre plusieurs minutes suivant le volume de données à gérer).
La préparation du document exécute les points suivants :
Suppression du filigrane "PROJET"
Génération des annexes dynamiques
Fusion de l'ensemble des annexes au document principal
Création de la nouvelle version du document dans Document
Durant la génération du document, plusieurs statuts peuvent s'afficher, à savoir
Edition en cours, indiquant que le document est en cours de génération
Envoyer, statut du circuit de validation rapide permettant d'envoyer le document au client
Validation demandée, statut indiquant que la validation du document est nécessaire, issu du circuit de validation classique.
Initialisation en erreur, indiquant que le système à rencontrer une problématique au niveau de l'exécution des étapes initiales servant à la génération du document
Génération en erreur, indiquant que le système à rencontrer une problématique lors de la génération du document.
Les 2 derniers statuts sont bloquants, il sera indispensable de contacter le support pour débloquer la situation. |