Il est possible de créer une facture pour un client existant ou pour un nouveau client.
La création d’une facture se réalise en plusieurs étapes :
Créer une nouvelle facture
Sélectionner le destinataire
Ajouter les articles et mettre en forme la facture
Produire la facture
Valider la facture ou la planifier
Créer une nouvelle facture
Aller dans le menu “Documents”
Aller dans le sous-menu "Factures"
Cliquer sur “+”
Sélectionner le destinataire
Renseigner le destinataire de la facture dans le menu déroulant "Qui est le destinataire ?" :
en le sélectionnant dans la liste déroulante des clients existants issue du portefeuille clients
ou en créant un nouveau client. Le même formulaire de création d’un nouveau client apparaît alors
Modifier si besoin le mode de facturation
voir l'article : "Comment mettre en place une facturation TTC ?"
Modifier si besoin les informations pré-remplies concernant la configuration du document
Sélectionner la date de création de la facture
Saisir l’objet de la facture si nécessaire
Valider les informations renseignées en cliquant sur “Suivant”
Ajouter les articles et mettre en forme la facture
Sélectionner le produit et / ou la prestation à facturer, issu du catalogue précédemment créé.
Modifier si besoin le libellé, la description, le prix unitaire du produit, la quantité et le taux de remise applicable. Le taux de TVA de l’article est alors repris depuis la fiche article.
Au besoin, il est possible de modifier le taux de TVA de l’article directement sur le document.
Pour cela il suffit de modifier le champs “Type de TVA” :Cliquer sur sur le crayon situé à côté de “Type de TVA” dans le bloc "Configuration",
Sélectionner alors “Personnalisé” .
Cliquer sur "Enregistrer"
Sélectionner le taux de TVA par défaut du document, puis cliquer sur "Enregistrer".
Ainsi, pour toute nouvelle ligne, le taux de TVA sélectionné sera appliqué.
Attention : les lignes déjà créées sur le document ne seront pas modifiées. Il faut alors modifier manuellement le taux de TVA sur chaque ligne article si besoin.
Les taux de TVA disponibles sont paramétrés dans les réglages de l’application et gérés par le cabinet comptable.Ajuster éventuellement le montant (TTC ou HT selon le mode de facturation choisi) de la ligne de facturation. Le taux de remise se recalcule alors automatiquement.
Exemple : pour arrondir le montant calculé suite à une remise
Avant ajustement
Après ajustement
Modifier éventuellement l'unité de vente
Exemple : un article comme de la main d'œuvre facturé en temps normal à l'heure, peut ainsi être facturé au forfait
Avant changement
Après changement
Composer la facture en ajoutant :
Des articles en cliquant dans le champ "Référence"
Des lignes de Sous-total
Des Titres (texte-libre centré dans le corps du document)
Des Commentaires (texte-libre en italique)
Des Frais de port
Des Frais d’emballage
Des Saut de page (bascule vers une nouvelle page)
Des Saut de ligne (insère une ligne vide pour espacer les éléments)
Il est possible de modifier l’ordre des éléments à l’aide du bouton
et/ou supprimer un élément à l’aide de la corbeille
Ajuster éventuellement le montant TTC de la facture. Le taux de remise globale se recalcule alors automatiquement.
Exemple : pour arrondir le montant total de la facture
Avant ajustement
Après ajustement
Cliquer sur “Enregistrer” pour finaliser la facture
Une fois enregistrée, la facture sera à l’état « brouillon » et il sera possible de la retrouver à travers le menu “Factures”
Il est également possible de dupliquer ou de supprimer le brouillon créé.
Une fois la facture en brouillon, il est possible de modifier tous les éléments de celle-ci, les informations liées au paiement, les notes de bas de page et la visibilité des mentions légales.
Produire la facture
Une fois le brouillon vérifié et modifié si besoin, cliquer sur “Produire une facture”
En l’état « Produit », il est encore possible de modifier la mise en forme, les informations liées au paiement, la visibilité des mentions légales et le choix des pièces jointes.
Une fois la facture produite, les actions suivantes sont disponibles:
“Valider” : Une fois la facture validée l’état de celle-ci est "A régler".
“Annuler” : Annule la facture de la gestion commerciale. Elle pourra être retrouvée grâce à la fonction recherche, et pourra être remise en production si besoin.
“Dupliquer” : Crée une copie de la facture. Celle-ci sera créée automatiquement en “brouillon”, donc modifiable entièrement.
Les actions “Envoyer par mail”, “Télécharger”, “Ouvrir le PDF” vont permettre de transmettre le projet de la facture au client. Ce projet ne comporte pas encore de numéro et n’est donc pas une facture valide
Valider la facture ou planifier sa validation
1. Une fois validée, une facture ne peut plus être supprimée car un numéro de référence lui est attribué.
2. Une facture validée reste modifiable tant qu'elle n'a pas été envoyée par mail ou télécharger. Dès lors qu’une de ces 2 actions a été effectuée, la facture se fige : elle est générée au format pdf et n’est plus modifiable. |
La numérotation et la date de document : 2 facteurs déterminants pour valider une facture
En matière de facturation, la législation impose les règles suivantes:
La numérotation des factures doit respecter une séquence chronologique continue, sans rupture.
Une facture validée ne peut avoir une date dans le futur.
Pour valider une facture au moment de sa saisie, il faut donc :
- Sélectionner une date de facture identique ou postérieure à la date de la dernière facture validée.
- Ne pas sélectionner une date dans le futur.
Si vous avez besoin de générer une facture avec une date dans le futur, vous pouvez planifier sa validation. Concrètement, vous pouvez déterminer la date à laquelle votre facture sera validée.
Valider une facture
Si la date de facture est dans le passé ou à la date du jour, vous pouvez valider la facture en cliquant sur le bouton "VALIDER".
Planifier la validation d'une facture
Si la date de facture est dans le futur, vous ne pouvez pas valider le document immédiatement mais vous pouvez planifier sa validation en cliquant sur le bouton "PLANIFIER".
voir l'article : "Planifier un document"
Actions disponibles sur une facture validée
Voici les actions disponibles sur une facture validée :
Envoyer par mail | - vous pouvez désigner plusieurs destinataires |
Télécharger | - une fois téléchargée, la facture n'est plus éditable |
Ouvrir l'aperçu du pdf | -permet de consulter l'aperçu de la facture quand cette dernière est encore éditable |
Dupliquer | - copier et reproduire la facture au format brouillon (modifiable) |
Créer une facturation périodique | - programmer une récurrence de génération de facture sur la base du modèle de la facture d'origine. |
A partir du moment où la facture est envoyée par mail au client ou télécharger, elle n'est plus modifiable et vous visualisez son aperçu à la place de l'écran d'édition :
