Créer un nouveau bon de commande

Aller dans le menu “Documents”
Ouvrir le sous-menu "Commandes"
Cliquer sur “+ ”

Sélectionner le destinataire

Sélectionner le destinataire du bon de commande :
- Via la liste déroulante des clients existants parmi votre portefeuille clients
- ou en créant un nouveau client. Le formulaire de création d’un nouveau client apparaît alors.
Modifier si besoin le mode de facturation

voir l'article : "Comment mettre en place une facturation en TTC ?"
Modifier si besoin les informations pré-remplies concernant la configuration du document
Sélectionner la date de création et d’expiration du bon de commande
Saisir l’objet du bon de commande
Valider les informations renseignées en cliquant sur “Suivant”

Ajouter les articles et mettre en forme le bon de commande

Sélectionner le produit et / ou la prestation à commander, issu du catalogue précédemment créé.
Modifier si besoin le libellé, la description, le prix unitaire du produit, la quantité et le taux de remise applicable si besoin. Le taux de TVA de l’article est alors repris depuis la fiche article.

Au besoin, il est possible de modifier le taux de TVA de l’article directement sur le document.

Pour cela il vous suffit de modifier le champs “Type de TVA” :
- Cliquer sur sur le crayon situé à côté de “Type de TVA” dans le bloc "Configuration",
- Sélectionner alors “Personnalisé” .
- Cliquer sur "Enregistrer"
- Sélectionner le taux de TVA par défaut du document, puis cliquer sur "Enregistrer".
Ainsi, pour toute nouvelle ligne, le taux de TVA sélectionné sera appliqué.

Attention : les lignes déjà créées sur le document ne seront pas modifiées. Il vous faut alors modifier manuellement le taux de TVA sur chaque ligne article si besoin.

Les taux de TVA disponibles sont paramétrés dans les réglages de l’application. Pour plus d’information, merci de vous rapprocher de votre expert comptable.
Ajuster éventuellement le montant (TTC ou HT selon le mode de facturation choisi) de la ligne de facturation. Le taux de remise se recalcule alors automatiquement.
Exemple : pour arrondir le montant calculé suite à une remise

Avant ajustement

Après ajustement
Modifier éventuellement l'unité de vente
Exemple : un article comme de la main d'œuvre facturé en temps normal à l'heure, peut ainsi être facturé au forfait

Avant changement

Après changement
Composer le bon de commande en ajoutant :
- Des articles en cliquant dans le champ "Référence"
- Des lignes de Sous-total
- Des Titres (texte-libre centré dans le corps du document)
- Des Commentaires (texte-libre en italique)
- Des Frais de port
- Des Frais d’emballage
- Des Saut de page (bascule vers une nouvelle page)
- Des Saut de ligne (insère une ligne vide pour espacer les éléments)
  
  Il est possible de modifier l’ordre des éléments à l’aide du bouton
  
  et/ou supprimer un élément à l’aide de la corbeille
Cliquer sur “Enregistrer” pour sauvegarder le bon de commande

Une fois enregistré, le bon de commande sera à l’état “brouillon” et il sera alors possible de le retrouver à travers le menu “Commandes”

Il est également possible de dupliquer ou de supprimer le brouillon créé.

Une fois votre bon de commande en brouillon, vous avez la possibilité de modifier tous les éléments de celui-ci, les informations liées au paiement, la visibilité des mentions légales et le choix des pièces jointes (voir les réglages généraux).

Produire le bon de commande

Une fois votre brouillon vérifié et modifié si besoin, cliquer sur "Produire"

A l’état “Produit”, il est encore possible de modifier la mise en forme, les informations liées au paiement, la visibilité des mentions légales et le choix des pièces jointes.

Une fois le bon de commande produit, les actions suivantes sont disponibles :

“Envoyer par mail” : Envoi vers l’adresse e-mail du client (adresse mail correspondant à celle renseignée dans sa fiche client).
Le corps du mail est personnalisable, le devis est joint à l’envoi avec la possibilité d’être en copie du mail.
“Aperçu” : Visualiser la version PDF du document produit.
“Télécharger” : Enregistrer le document sur le poste de travail de l’utilisateur.
“Dupliquer” : Crée une copie du devis. Celle-ci sera créée automatiquement en “brouillon”, donc modifiable entièrement.
"Envoyer une relance" : permet de relancer le client en cas de non réponse avant la date de fin de validité du devis.

Une fois le retour du client, il sera possible de :

“Accepter” : Valide le bon de commande. Il sera ensuite possible de le transformer en bon de livraison ou en facture.

“Refuser” : Enregistre le bon de commande dans l’historique, il pourra être accepté par la suite dans le cas où la date d’expiration ne serait pas atteinte.

“Annuler” : Annule le bon de commande de la gestion commerciale. Il pourra être retrouvé grâce à la fonction recherche, et pourra être remis en production si besoin.

Accepter, refuser ou annuler le bon de commande

Cliquer sur "Accepter"
Le bon de commande étant “Accepté”, vous n’avez plus la possibilité de le modifier

Il pourra être transformé en bon de livraison ou en facture directement.

voir l'article : "Comment transformer un devis en facture ?"