La création d'un devis est possible pour un futur client, comme pour un client existant.
La création d’un devis se fait en plusieurs étapes :
Créer un nouveau devis
Sélectionner le destinataire
Ajouter les articles et mettre en forme le devis
Produire le devis
Annuler, accepter ou refuser le devis
Créer un nouveau devis
Aller dans le menu “Document”
Cliquer sur l'onglet “Devis”
Cliquer sur "+"
Sélectionner le destinataire
Renseigner le destinataire du devis dans le menu déroulant "Qui est le destinataire ?" :
en le sélectionnant dans la liste déroulante des clients existants issue du portefeuille clients
ou en créant un nouveau client. Le même formulaire de création d’un nouveau client apparaît alors
Modifier si besoin le mode de facturation
voir l'article : "Comment mettre en place une facturation en TTC ?"
Modifier si besoin les informations pré-remplies concernant la configuration du document
Sélectionner la date de création et d’expiration du bon de commande
Saisir l’objet du devis si nécessaire
Valider les informations renseignées en cliquant sur “Suivant”
Ajouter les articles et mettre en forme le devis
Sélectionner le produit et / ou la prestation à deviser, issu du catalogue précédemment créé.
Modifier si besoin le libellé, la description, le prix unitaire du produit, la quantité et le taux de remise applicable. Le taux de TVA de l’article est alors repris depuis la fiche article.
Au besoin, il est possible de modifier le taux de TVA de l’article directement sur le document.
Pour cela il vous suffit de modifier le champs “Type de TVA” :Cliquer sur sur le crayon situé à côté de “Type de TVA” dans le bloc "Configuration",
Sélectionner alors “Personnalisé” .
Cliquer sur "Enregistrer"
Sélectionner le taux de TVA par défaut du document, puis cliquer sur "Enregistrer".
Ainsi, pour toute nouvelle ligne, le taux de TVA sélectionné sera appliqué.
Attention : les lignes déjà créées sur le document ne seront pas modifiées. Il vous faut alors modifier manuellement le taux de TVA sur chaque ligne article si besoin.
Les taux de TVA disponibles sont paramétrés dans les réglages de l’application et gérés par le cabinet comptable.Ajuster éventuellement le montant (TTC ou HT selon le mode de facturation choisi) de la ligne de facturation. Le taux de remise se recalcule alors automatiquement.
Exemple : pour arrondir le montant calculé suite à une remise
Avant ajustement
Après ajustement
Modifier éventuellement l'unité de vente
Exemple : un article comme de la main d'œuvre facturé en temps normal à l'heure, peut ainsi être facturé au forfait
Avant changement
Après changement
Composer le devis en ajoutant :
Des articles en cliquant dans le champ "Référence"
Des lignes de Sous-total
Des Titres (texte-libre centré dans le corps du document)
Des Commentaires (texte-libre en italique)
Des Frais de port
Des Frais d’emballage
Des Saut de page (bascule vers une nouvelle page)
Des Saut de ligne (insère une ligne vide pour espacer les éléments)
Il est possible de modifier l’ordre des éléments à l’aide du bouton
et/ou supprimer un élément à l’aide de la corbeille
Ajuster éventuellement le montant TTC du devis. Le taux de remise globale se recalcule alors automatiquement.
Exemple : pour arrondir le montant total de la facture
Avant ajustement
Après ajustement
Cliquer sur “Enregistrer” pour sauvegarder le devis
Une fois enregistré, le devis sera à l’état “brouillon” et il sera alors possible de le retrouver à travers le menu “Devis”
Il est également possible de dupliquer ou de supprimer le brouillon créé.
Une fois le devis en brouillon,il est possible de modifier tous les éléments de celui-ci, les informations liées au paiement, la visibilité des mentions légales.
Produire le devis
Une fois votre brouillon vérifié et modifié si besoin, cliquer sur “Produire un devis”
A l’état “Produit”, il est encore possible de modifier la mise en forme, les informations liées au paiement, la visibilité des mentions légales et le choix des pièces jointes. |
Une fois le devis produit, les actions suivantes sont disponibles :
“Envoyer par mail” : Envoi vers l’adresse e-mail du client (adresse mail correspondant à celle renseignée dans sa fiche client).
Le corps du mail est personnalisable, le devis est joint à l’envoi avec la possibilité d’être en copie du mail.“Aperçu” : Visualiser la version PDF du document produit.
“Télécharger” : Enregistrer le document sur le poste de travail de l’utilisateur.
“Dupliquer” : Crée une copie du devis. Celle-ci sera créée automatiquement en “brouillon”, donc modifiable entièrement.
"Envoyer une relance" : permet de relancer le client en cas de non réponse avant la date de fin de validité du devis.
Une fois le retour du client, il sera possible de :
“Accepter” : Valide le devis. Il sera ensuite possible de le transformer en bon de commande, en bon de livraison, en facture d’acompte et/ou en facture.
“Refuser” : Enregistre le devis dans l’historique, il pourra être accepté par la suite dans le cas où la date d’expiration ne serait pas atteinte.
“Annuler” : Annule le devis de la gestion commerciale. Il pourra être retrouvé grâce à la fonction recherche, et pourra être remis en production si besoin.
Annuler, accepter ou refuser le devis
Cliquer sur “Accepter”
Le devis étant “Accepté”, il n'est plus possible de le modifier.
Il pourra être transformé en bon de commande, bon de livraison, facture d’acompte ou facture.voir l'article : "Comment transformer un devis en facture ?"
