La création d’un client est indispensable pour établir des documents commerciaux (devis, factures, etc.) et suivre les encours et l’historique des transactions. Il est possible de créer un client :
Depuis la rubrique Clients.
Lors de la création ou de la modification d’un document .
La création se déroule en deux étapes :
Compléter un formulaire de création pour enregistrer les informations principales.
Configurer des paramètres avancés depuis la fiche client.
Etape 1 - Compléter le formulaire de création
Accéder au formulaire de création
Depuis le menu Clients, cliquer sur le bouton Créer un client en haut à droite
Depuis la création d'un document, cliquer sur le bouton Créer un nouveau client situé sous le champ Destinaire
Depuis l'édition d'un document:
Cliquer sur l'icône d'édition au niveau du client
Dans le panneau latéral, cliquer sur le client
Sous la liste des clients à sélectionner cliquer sur le bouton Créer un nouveau client
Etapes de complétion du formulaire
Compléter les informations générales
1. Type de client : choisir parmi Entreprise, Administration publique ou Particulier.
2. Numéro client : généré automatiquement de manière chronologique (ex. C-0011), il peut être personnalisé sans impacter la séquence automatique.
3. Type de TVA : sélectionner l'option adaptée.
Locale : applique la TVA du pays d’origine (ex. TVA française).
Personnalisée : permet de choisir le taux de TVA ligne par ligne.
Intracom : exonération de TVA pour les clients dans l’Union Européenne (numéro de TVA intracommunautaire requis).
Export : exonération pour les clients hors UE.
4. Rechercher le client dans le champ Raison sociale ou nom du client. Une fois trouvé, le SIRET et l'adresse complète sont pré-renseignés automatiquement.
Fact est doté de la base de données SIRENE nationale française (environ 30 millions de sociétés référencées ). Il est possible d'effectuer une recherche par raison sociale, adresse, département, ou code postal complet.
Renseigner les coordonnées et l'adresse postale
Adresse email (fortement conseillée pour l’envoi de documents et relances).
Adresse postale : pré-remplie depuis la base SIRENE, mais à vérifier.
Adresse de livraison : consulter l'article dédié
Autres champs facultatifs : numéros de téléphone, fax, site web.
Paramètres de paiement
Définir :
Le mode de paiement par défaut.
Le délai de paiement.
L’IBAN à afficher sur les factures.
Ces paramètres sont facultatifs mais permettent de gagner du temps en évitant de la saisie répétitive et inutile à chaque création de document. Ils restent modifiables sur chaque document.
Compte comptable
Selon les réglages du dossier et les droits utilisateurs, un compte comptable est :
Créé automatiquement.
Ou défini manuellement.
Pour plus de détails, consulter l’article dédié.
Commentaires
Il est possible d'ajouter un commentaire visible uniquement par les utilisateurs de Fact, ou de paramétrer un commentaire à afficher systématiquement sur tous les documents liés au client.
Une fois le formulaire complété, cliquer sur Créer.
Un client ne peut pas être supprimé si des documents commerciaux lui sont associés. Il peut cependant être archivé.
2. Paramétrer les informations supplémentaires depuis la fiche client
Les préférences de paiement
Modifier ou compléter les préférences de paiement :
Mode de paiement et échéance par défaut
Prélèvements : ajout du mandat et de l’IBAN client.
Les contacts d'un client
Enregistrer des interlocuteurs spécifiques sur le client.
Configurer des contacts favoris qui seront sélectionnés automatiquement comme destinataires pour les emails et relances.
Ces contacts apparaissent dans les envois de mails et relances.
Plus de détails : Créer/gérer les contacts d'un client
Rappels importants
Une fiche client ne peut pas être supprimée si des documents lui sont associés, mais elle peut être archivée.
Les informations de la fiche client, comme le type de TVA, peuvent être modifiées après sa création.
La numérotation des clients est automatique, et toute modification manuelle n’impactera pas la séquence chronologique.