La création d'une facture est une étape essentielle dans la gestion commerciale d'une entreprise. Elle permet non seulement de formaliser une transaction, mais aussi de garantir une traçabilité claire pour le suivi des paiements et la comptabilité. Dans Fact, la création de factures est optimisée, que vous travailliez avec des clients existants ou de nouveaux clients.
Ce guide vous accompagne pas à pas pour générer des factures précises et conformes aux réglementations en vigueur.
Étapes principales de la création d'une facture
Créer une nouvelle facture
Sélectionner le destinataire
Ajouter les articles et mettre en forme la facture
Produire la facture
Valider ou planifier la facture
Créer une nouvelle facture
Aller dans le menu Documents.
Depuis l'onglet Tous, cliquer sur le bouton en haut à droite Créer un document > Facture
ou depuis l'onglet Factures, cliquer sur le bouton Créer une facture
Configurer la facture
1. Sélectionner le destinataire et le mode de facturation
Depuis l'écran de création, choisir le destinataire dans le menu déroulant "Qui est le destinataire" :
Sélectionner un client existant dans le portefeuille clients.
Créer un nouveau client si nécessaire : le formulaire de création de client apparaît alors (voir l'article Créer un client).
Configurer le mode de facturation (voir l'article Mettre en place une facturation TTC)
2. Renseigner les champs principaux
Renseigner l'objet, la date et le type de TVA.
Renseigne une période de facturation si nécessaire
Choisir un modèle de document à appliquer (par défaut, le modèle appliqué est le favori du dossier)
3. Renseigner les préférences de paiement
Le mode de paiement par défaut et l’échéance par défaut sont automatiquement préremplis selon les paramètres du client (si configurés) ou ceux du dossier.
L'IBAN favori associé au client ou celui par défaut dans le dossier est également affiché sur le document.
Il est possible de modifier ces informations et de les enregistrer comme nouveaux paramètres par défaut pour ce client.
4. Ajouter un commentaire
Ajouter un commentaire si nécessaire.
Cliquer sur Suivant pour valider.
Ajouter les lignes de la facture et la mettre en forme
Ajouter des lignes de produits
Sélectionner un produit ou une prestation dans le catalogue.
Modifier si nécessaire les détails de chaque ligne (libellé, description, prix unitaire, quantité, taux de TVA, taux de remise).
Lorsque le prix unitaire, la quantité, la remise ou le montant TTC sont modifiés, les champs et totaux sont recalculés automatiquement.
Ajouter d'autres types de lignes
Il est possible d'ajouter des éléments tels que :
Commentaires (voir l'article Ajouter un commentaire sur un document)
Sous-totaux
Titres
Frais de port ou d’emballage
Sauts de page ou de ligne.
Modifier l'ordre des lignes, les dupliquer ou les supprimer
Déplacer les lignes en utilisant les icônes situées sur leur gauche
Supprimer en cliquant sur l’icône corbeille
Dupliquer en utilisant l'icône située à gauche de la corbeille
Personnaliser la TVA
Cliquer sur l’icône crayon à côté de Type de TVA dans le bloc Configuration.
Sélectionner Personnalisé
Choisir le taux de TVA par défaut
Enregistrez les modifications.
Astuce : Après cette manipulation, les lignes existantes conservent leur taux de TVA. Le taux de TVA par défaut sera appliqué uniquement aux nouvelles lignes.
Les taux de TVA disponibles sont configurés dans les Réglages et gérés par le cabinet comptable.
Ajuster le total TTC
Il est possible de modifier directement le total TTC de la facture.
Dans ce cas, le taux de remise globale se recalcule automatiquement.
Dans l'exemple ci-dessous, en éditant le montant TTC initial de 8640€ à 8600€, le taux de remise passe de 0% à 0,46% :
Avant modification du total TTC | Après modification du total TTC |
 |  |
Enregistrer la facture
Cliquer sur Enregistrer. La facture reste à l’état Brouillon.
Elle est entièrement modifiable.
Produire la facture
Une fois le brouillon vérifié, cliquer sur Produire une facture.
Actions disponibles :
Editer : Mise en forme, informations de paiement, mentions légales, pièces jointes, lignes, montants, etc.
Valider : Passe la facture à l’état À régler.
Annuler : Supprime la facture de la gestion commerciale (restaurable).
Dupliquer : Crée une copie en brouillon.
Envoyer par mail / Télécharger / Ouvrir en PDF : Transmet un projet de facture (non valide car sans numéro).
Valider ou planifier la facture
Cliquer sur le bouton VALIDER pour attribuer un numéro unique à la facture.
La numérotation respecte une séquence chronologique continue, sans rupture.
Une facture validée ne peut plus être supprimée. Elle reste modifiable tant qu’elle n’a pas été envoyée par mail ou téléchargée.
La numérotation des factures doit respecter une séquence chronologique continue, sans rupture.
Planification de la validation
Si la date de facture est dans le futur, utiliser l’option « Planifier ».
Voir l’article : Planifier un document.
Actions disponibles sur une facture validée
Envoyer par mail :
Ajouter plusieurs destinataires, personnaliser le message, recevoir une copie.
Une fois envoyée, la facture est figée au format PDF. Elle n'est plus modifiable.
Télécharger :
Générez un PDF final figé.
La facture n’est plus modifiable une fois téléchargée.
Ouvrir l'aperçu PDF : Consultez l’aperçu de la facture.
Dupliquer : Créez une nouvelle facture en brouillon.
Créer une facturation périodique : Programme des factures récurrentes basées sur ce modèle (voir l'article Mettre en place une facturation périodique).