La génération de prélèvements SEPA dans Fact permet de créer automatiquement un fichier XML conforme aux normes SEPA, prêt à être transmis à la banque pour le prélèvement des clients.

Prérequis

Pour utiliser les prélèvements SEPA, certaines conditions doivent être remplies.

Paramètres du dossier

Informations bancaires : L'IBAN et l'Identifiant Créancier SEPA (ICS) de l'émetteur doivent être renseignés.
Mode de paiement : Le prélèvement doit être activé dans les paramètres.

Clients à prélever

Coordonnées bancaires : L'IBAN et le BIC du client doivent être correctement renseignés.
Mandat SEPA : Un mandat signé par le client est requis, avec un délai de 15 jours minimum entre la signature et le premier prélèvement.

Factures concernées

Le mode de paiement doit être défini sur "Prélèvement".
Chaque facture doit être associée à un mandat SEPA valide.
Les factures doivent être validées et générées en PDF.

Étapes de configuration

1. Configurer le dossier

Accéder au menu Réglages > Général > Paiement.
Dans les modes de paiement acceptés, activer Prélèvement.
Ajouter un IBAN et renseigner l'ICS dans les informations bancaires situées en bas de page.

2. Configurer les clients

Accéder au menu Clients et sélectionner un client.
Dans le widget Paiement, renseigner les coordonnées bancaires du client (IBAN et BIC).
Ajouter un ou plusieurs mandats SEPA.

Délai de 15 jours

Un délai minimal de 15 jours doit être respecté entre la signature du mandat SEPA par le client et le premier prélèvement. Ce délai permet de respecter les règles de rétractation prévues par la réglementation SEPA.

3. Configurer les factures

Depuis le menu Documents, sélectionner une facture.
Dans le widget Paiement, définir le mode de paiement sur Prélèvement et associer le mandat correspondant.
Valider la facture.
La télécharger pour la générer au format pdf.

Créer un prélèvement

Accéder au menu Paiements, onglet Prélèvements.
Cliquer sur Ajouter un prélèvement.
Sélectionner les factures éligibles et cliquer sur Enregistrer en tant que brouillon ou Valider (500 factures maximum).

Factures incomplètes

Certaines factures réglées sur le mode de paiement Prélèvement et générées au format pdf ne répondent pas aux critères pour être prélevées. Dans ce cas, elles apparaissent dans le filtre Factures incomplètes pour être prélevées. Cela peut être dû à :

Un ICS manquant ou incorrect.
Une fiche client incomplète (IBAN ou mandat absent).
L'absence de mandat associé à la facture.

Actions après la création d’un prélèvement

Une fois créé, le prélèvement apparaît dans la liste à l’état Brouillon ou Validé en fonction de votre choix de génération.

Si le prélèvement est au format brouillon

Aucun paiement généré : les paiements ne sont pas créés, et le solde ou le statut des factures concernées restent inchangés.
Fichier SEPA indisponible : il n'est pas possible de télécharger le fichier XML nécessaire au prélèvement bancaire tant que le brouillon n'est pas validé.
Contraintes sur les factures concernées : bien qu’invisible dans la liste des paiements, le montant du prélèvement brouillon est pris en compte dans le calcul du restant dû de la facture. Ainsi :
- Si la somme du brouillon et des autres paiements atteint le total de la facture, il n’est plus possible d’ajouter un nouveau paiement.
- Si cette somme est inférieure au total de la facture, un paiement supplémentaire peut être ajouté, mais son montant ne doit pas excéder le solde restant après prise en compte du brouillon et des autres paiements.

Valider un prélèvement

Pour transformer le brouillon en prélèvement finalisé et générer le fichier SEPA :

Ouvrir le brouillon : cliquer sur la ligne du prélèvement concerné dans la liste des prélèvements.
Valider le prélèvement : Une fenêtre s’ouvre, affichant les détails du prélèvement. Cliquer sur Valider pour confirmer l’opération.

Une fois validé :

Les paiements sont créés automatiquement, et le solde ainsi que le statut des factures concernées sont mis à jour en conséquence.
Le fichier XML peut être téléchargé en sélectionnant l’action correspondante via le menu des options (icône des trois points à droite de la ligne).

Gérer les rejets de prélèvement

En cas de rejet, il est possible de rejeter tout ou partie d'un prélèvement :

Accéder à la liste des prélèvements et cliquer sur le prélèvement concerné.
Sélectionner l’action Rejeter/annuler les paiements.
Dans la fenêtre ouverte, choisir les paiements à rejeter et cliquer sur Rejeter la sélection (200 lignes maximum en une seule fois).

Impact des rejets

Le statut Rejeté est appliqué aux paiements concernés.
Les factures sont mises à jour (statut et solde).
Si le paiement avait été envoyé en comptabilité, une écriture inverse est générée.

Statuts des prélèvements

Statut	Description	Actions disponibles
BROUILLON	Les paiements ne sont pas créés.	Valider, Supprimer
VALIDE	Tous les paiements sont validés et pris en compte sur les factures.	Télécharger, Rejeter
PARTIELLEMENT REJETE	Certains paiements sont validés, d'autres rejetés.	Télécharger, Rejeter
REJETE	Tous les paiements sont rejetés.
EN ATTENTE *	Contient des paiements en brouillon, validés et/ou rejetés.	Valider *

* Ce statut est hérité des versions précédentes de Fact. Il n'est plus possible de créer de prélèvement en attente. Pour rejeter un prélèvement en attente, celui-ci doit être validé avant.

Gestion des volumes

Lorsqu'un prélèvement contient de nombreuses lignes, certaines opérations (création, validation, rejet ou suppression) peuvent prendre plusieurs minutes en raison du traitement nécessaire. Voici les points clés à noter pour ce cas de figure :

Limites de traitement

Pour les opérations de création, validation ou suppression de prélèvements, la limite est fixée à 500 lignes par opération.
En revanche, les opérations de rejet de paiements dans un prélèvement sont limitées à 200 lignes par opération.

Bandeau de progression

Lors de la création, validation et suppression d'un prélèvement, un bandeau d’information s’affiche en haut des pages principales de Fact pour indiquer que l’opération est en cours. Ce bandeau informe l'utilisateur tout au long du traitement.

Navigation maintenue

Il est possible de continuer à naviguer dans Fact sans interruption pendant que le traitement s’effectue en arrière-plan.

Actions temporairement bloquées

Certaines actions sont temporairement indisponibles pendant la progression du traitement :

Sur les prélèvements : création, validation ou suppression d’un autre prélèvement.
Sur les paiements : création de nouveaux paiements.
Sur les documents concernés : par exemple, création d’un paiement, validation d’un avoir ou tout autre action nécessitant une interaction sur les paiements des factures incluses dans le prélèvement.