Cette interface permet de paramétrer toutes les données administratives liées à la société et d’effectuer le paramétrage général de celle-ci.
Renseigner les informations d’identité de l'entreprise
Ces données apparaîtront automatiquement sur les documents commerciaux.
Dans le menu “Réglages”, cliquer sur “Identité”
Renseigner les différentes informations dans les champs appropriés
Informations de l’entreprise
Informations du siège
Informations de contact
Paramétrage des e-mails : Deux cases permettent de paramétrer l'envoie des emails avec les pièces jointes
- La première option donne la possibilité d'envoyer les pièces jointes (document et autres pièces jointes) aux mails.
- La seconde permet de gérer les pièces jointes au mails pour les factures périodiques.
voir l'article : "Comment mettre en place une facture périodique ?"
Pièces jointes
Cette option permet de joindre des documents lors de l’envoi des documents commerciaux par mail depuis Fact. il n'y a pas de limite de nombre de document.
Exemple : les conditions générales de vente, les certificats d’entreprise (Qualibat, ISO, assurance…), etc…
Il est possible de joindre jusqu’à 5 documents différents (format PDF, taille maximale par document : 2 Mo) :Cliquer sur “+ Ajouter un document
”
Faites glisser un document ou cliquer dans l'encadrer pour sélectionner le document.
Renseigner le nom du document
Cliquer sur enregistrer
Lors de l'envoi des documents commerciaux, il sera possible de sélectionner uniquement les pièces jointes à transmettre au client.
Cela permet ainsi de personnaliser chaque envoi de document commercial par mail.
Cliquer sur « Enregistrer » pour sauvegarder le paramétrage
Renseigner les informations bancaires
Dans le menu “Réglages”, cliquer sur “Paiement”
Activer un compte Stripe pour recevoir les paiements des clients directement par carte bancaire en ligne.
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Renseigner les différentes informations dans les champs appropriés
Moyens de paiement
Sélectionner les moyens de paiement acceptés de la part des clients.
Il est possible de mettre en place le module de remise en banque pour les paiements par chèque ou par espèces.Sélectionner le mode de paiement Chèque et/ou Espèces
Activer la remise en cochant la case correspondante
voir l'article : "Comment effectuer une remise en banque ?"
Ces options ne sont disponibles que pour les chèques et les espèces.
Délais de paiement
Définir les délais de paiements négociés avec les clients dès l'édition de la facture. Les dates d'échéances des factures seront automatiquement calculées à l'aide de ces délais de paiements.
Informations bancaires
Renseigner l'IBAN/BIC et le nom de la banque, ces données apparaîtront automatiquement sur les documents commerciaux ce qui évite l’envoi du RIB à de nouveaux clients.
Il est possible de renseigner plusieurs IBAN, et de sélectionner un favori au niveau du dossier qui s'affichera automatiquement sur tous les documents.
Il est également possible de choisir un compte bancaire favori pour un client spécifique ou pour un document. voir l'article : "Choisir le compte bancaire à afficher sur les factures"
Le numéro ICS ou identifiant créancier est un numéro obligatoire pour faire des fichiers de prélèvement. Aussi s'il est envisagé d'émettre des fichiers de prélèvements client, il est nécessaire de le remplir.
Dans les autres cas, il faut laisser le champs vide
Ce numéro est à demander à la banque concernée par l'IBAN !
Régimes particuliers
Cocher la case si la société est adhérente à un centre de gestion agréé, afin d'ajouter les mentions légales liées sur vos documents.
Cliquer sur “Enregistrer” pour sauvegarder les informations
Renseigner le format de numérotation et les unités
Dans le menu “Réglages”, cliquer sur “Format & Unités”
Renseigner les différentes informations dans les champs appropriés
Le format de numérotation : il est possible de modifier le format de numérotation en utilisant les champs proposés à savoir: “AA” ou “AAAA” pour l’année, “MM” pour le mois et “X” pour le numéro du document.
Les champs suivis d’une "*" sont obligatoires pour répondre aux normes de facturation voulues par le législateur.
En cas de reprise à partir d’un autre logiciel, il est possible de démarrer la numérotation des documents là où elle avait été arrêtée précédemment.
Si tel est le cas, le numéro du prochain document devra être indiqué avant la création de celui-ci, dans la case correspondante.
Les conditions de validité (pour les devis et bons de commande)
Période de validité en jours. Elle permet une date de fin de validité de la proposition tarifaire.
Le % d’acompte. Si celui-ci est renseigné, la mention "Merci de joindre ...% d'acompte à la validation du présent document." apparaîtra automatiquement sur les devis et bons de commande.
Les unités disponibles
Cette sélection permettra d'alimenter les choix disponibles dans le catalogue d'articles.
Le nombre de décimales à afficher (pour les prix unitaires et les quantités)
Le format d’affichage pour les montants sur le tableau de bord
Cliquer sur “Enregistrer” pour sauvegarder les informations
Gérer les fonctionnalités
Afficher les documents
Ce menu déroulant permet de sélectionner les types de documents qui seront à afficher dans Fact.
Sélectionner les types de documents nécessaires
Préférences
Cette interface permet de basculer en mode de facturation TTC
voir l'article : "Comment mettre en place une facture TTC ?"
Attestation
Téléchargez ici une attestation relative à l’utilisation d’un logiciel de facturation
voir l'article : "Attestation de conformité"
