La gestion efficace des contacts clients est essentielle pour fluidifier les communications et accélérer la réception des paiements de facture en adressant le bon document au bon interlocuteur. Dans Fact, la partie "Contacts" de la fiche client propose des outils simples et intuitifs pour organiser et accéder rapidement aux informations des interlocuteurs. Ce guide explique comment créer et gérer au mieux les contacts.
La gestion des contacts dans la fiche client
La section "Contacts" de la fiche client regroupe les coordonnées des interlocuteurs spécifiques d’un client. Ces contacts apparaissent comme destinataires potentiels lors de l'envoi d'un e-mail. Voici un aperçu des principales fonctionnalitées disponibles :
Liste des contacts : Accès facile à l'ensemble des interlocuteurs enregistrés pour un client.
Contacts favoris : Possibilité de marquer certains contacts comme prioritaires afin qu'ils soient automatiquement ajoutés en tant que destinataires.
Modification et suppression : Gestion flexible permettant de tenir les informations toujours à jour.
Accès au bloc Contacts dans la fiche client
Depuis le menu Clients, cliquer sur un client dans la liste pour ouvrir sa fiche :
Le bloc Contacts est situé en bas à gauche de la fiche client.
Cliquer sur Voir tout pour accéder à la liste complète des contacts associés à ce client.
Depuis cette vue, il est possible de :
Créer un nouveau contact en cliquant sur le bouton Créer en haut à droite.
Modifier ou supprimer un contact grâce au bouton d'actions situé à droite de chaque ligne.
Définir un contact comme favori en cliquant sur l'étoile devant son nom.
En cliquant sur "Voir tout", la liste complète des contacts s'affiche :
Ajouter un nouveau contact
Créer un contact depuis la fiche client
Pour enrichir la liste des interlocuteurs d'un client :
Cliquer sur le bouton Créer en haut à droite de la liste des contacts.
Renseigner les informations demandées dans le formulaire (l’adresse e-mail est obligatoire).
Cliquer sur Enregistrer.
Détection automatique de nouveau contact
Lors de l'envoi d'un e-mail à un client, une autre opportunité d'ajouter des contacts peut être exploitée : si une adresse mail inconnue est saisie dans le champ "Destinataire", une fenêtre de suggestion propose de l’ajouter comme contact favori.
Aller dans le menu Documents et dans les actions en bout de ligne sur un document, cliquer sur Envoyer par mail
Saisir la nouvelle adresse email dans Destinataire(s)
La fenêtre de suggestion apparaît
Il est possible de :
Ignorer la suggestion (le contact ne sera pas créé).
Ajouter le contact sans le définir comme favori en décochant l’étoile devant l’adresse e-mail.
Gestion des contacts lors de l’envoi d’un e-mail
Lorsqu’un e-mail est envoyé à un client, le champ "Destinataire(s)" est pré-renseigné avec :
L’adresse e-mail principale du client : celle renseignée lors de la création du client.
voir article : Créer un client
Les contacts favoris : identifiés par une étoile dans la liste des contacts.
D'autres destinataires peuvent être ajoutés :
En les saisissant :
Cliquer dans le champ Destinataire(s), saisir l'adresse e-mail et appuyer sur Entrée sur le clavier
En les sélectionnant parmi les contacts restants :
Cliquer dans le champ Destinataire(s)
Un menu déroulant apparaît
Cliquer sur un contact pour l’ajouter aux destinataires.
Cliquer sur l’étoile devant un contact pour le définir comme favori, ce qui l’ajoutera automatiquement lors des futurs envois.
Les contacts favoris sont suggérés en tant que destinataires lors de l'envoi d'un document de manière unitaire. Ils sont automatiquement intégrés dans l'envoi de documents en masse, lors de l'envoi des périodiques en automatique (et prochainement dans les rappels en masse).