La mise à jour régulière des fiches clients est essentielle pour garantir une gestion efficace des documents commerciaux, un suivi précis des encours et des transactions. Cela réduit les erreurs, améliore les processus de facturation et renforce la relation client.
Ce guide explique comment modifier une fiche client et configurer des informations supplémentaires afin de refléter en permanence la réalité.
Créer un client
Avant de modifier une fiche, assurez-vous de maîtriser la création d'un client. Ce processus se déroule en deux étapes :
Compléter le formulaire de création : renseigner les informations de base.
Configurer les paramètres avancés : ajuster les préférences de paiement, les contacts, etc.
Pour plus d'informations, consultez l'article complet sur la création de clients.
Accéder à une fiche client
Pour modifier une fiche client, procédez comme suit :
Rendez-vous dans le menu Clients et sélectionner la fiche client souhaitée dans la liste.
Une fois ouverte, la fiche client présente plusieurs sections clés organisées pour une gestion optimale :
Section | Description |
Activité | Regroupe les indicateurs clés (chiffre d'affaires, paiements reçus sur l'exercice, etc.), tâches à effectuer sur le client, derniers documents et statistiques graphiques. |
Identité | Contient toutes les informations principales du client, comme le type de client, les coordonnées et les préférences de facturation. |
Derniers documents créés | Historique des documents commerciaux (devis, factures, avoirs, etc.) liés au client. |
Paiement | Inclut les préférences de paiement, les informations bancaires pour le prélèvement SEPA (IBAN, BIC, mandat), ainsi que les règlements enregistrés. |
Relances | Permet de consulter l'historique des relances effectuées pour les documents impayés ou échus. |
Contacts | Liste des interlocuteurs spécifiques associés au client, avec possibilité de configurer des favoris pour les envois d’emails et relances automatisées. |
Modifier une fiche client
1. Modifier les informations d'identité
Pour mettre à jour les informations générales :
Cliquez sur le widget Identité situé en haut à gauche de la fiche.
Une fenêtre d'édition s'ouvre.
Modifiez les coordonnées, le compte comptable ou ajoutez des commentaires en suivant les instructions de la création d'un client (il s'agit de la même fenêtre).
2. Modifier les informations de paiement
Pour ajuster les préférences de paiement, renseigner un IBAN ou configurer les prélèvements SEPA :
Cliquez sur le widget Paiement situé sous le widget Identité.
Compléter les informations dans l'écran dédié.
Pour modifier les informations générales du client, ses coordonnées, son compte comptable ou y ajouter des commentaires :
Cliquer sur le widget Identité situé en haut à gauche de la fiche
Une fenêtre d'édition s'ouvre.
Suivre les instructions détaillées pour la création d'un client (il s'agit de la même fenêtre)
Informations de paiement
Pour compléter les préférences de paiement, renseigner un IBAN ou les informations liées au prélèvement SEPA :
Cliquer sur le widget Paiement situé juste en dessous du widget Identité
Compléter les informations dans l'écran de Paiements
3. Gérer les contacts
Pour ajouter ou modifier des interlocuteurs associés au client :
Cliquez sur Voir tout dans le widget Contacts.
Configurez des favoris ou ajoutez des contacts spécifiques. (Suivre les instructions détaillées pour la création et la gestion de contacts)
Archiver ou supprimer un client
Archiver un client : permet de le rendre inactif tout en conservant son historique.
Supprimer un client : possible uniquement si aucune transaction ou document n’y est associé.
Depuis la fiche client :
Cliquer sur le widget Identité.
Sélectionner Archiver.
Depuis la liste des clients :
Accédez au menu Clients.
Utilisez les actions disponibles en bout de ligne pour sélectionner Archiver ou Supprimer.
