Les documents commerciaux et les emails que vous transmettez depuis Fact sont bien plus que de simples supports d'information. Ils sont le reflet de l'identité de votre entreprise et témoignent de votre professionnalisme.

En effet, c'est à travers eux que vos clients perçoivent votre entreprise.

Fact vous permet de personnaliser vos emails et vos documents afin que vous puissiez les adapter à vos interlocuteurs, à votre secteur d'activité ainsi qu'à votre marque.

Pour cela, rendez-vous dans la rubrique "Personnalisation" dans les Réglages.

La personnalisation des documents

Dans la section "DOCUMENTS" de la rubrique "Personnalisation", vous accéder à la liste de vos modèles :

Si vous disposez de plusieurs modèles, le modèle favori est mis en avant dans la liste avec une étoile. Il s'agit du modèle qui est appliqué par défaut sur tous les documents du dossier.

Depuis cet écran, vous avez la possibilité de mener différentes actions :

Vous pouvez créer un nouveau modèle depuis le bouton de création situé en haut à droite.

Depuis les actions disponibles sous chaque vignette de modèle :

Afficher l'aperçu d'un modèle
Définir un autre favori pour le dossier
Supprimer un modèle (s'il n'est pas le favori)
Editer un modèle
Créer un nouveau modèle.

Fonctionnalités accessibles avec l'offre Premium
L'offre Premium permet de bénéficier de plusieurs modèles de documents et d'en désigner un favori sur le dossier. Ces fonctionnalités ne sont pas disponibles avec l'offre Essentiel.

Gérer les modèles de documents

Nous vous invitons à consulter les articles dédiés à la création et à l'édition d'un document :

articles : "Créer un modèle de document" / "Editer un modèle de document"

La personnalisation des emails

Fact permet d’envoyer des documents et des relances par mail aux clients.

Dans l'onglet "E-MAIL" de la rubrique "Personnalisation", Il est possible d'accéder aux modèles de mails et de les modifier.

Lors de l'envoi d'un document ou d'une relance spécifique, le modèle de mail paramétré dans les Réglages pré-remplit automatiquement votre formulaire de mail. Il est possible de le modifier afin de le personnaliser au besoin.

En revanche, lors de l'envoi de documents ou de relances en masse, les modèles définis lors de vos réglages sont automatiquement transmis sans modification possible.

Adresse de retour

Même si l'adresse d'expédition des emails n'est pas la vôtre (elle est générée par Fact), lorsqu'un client répond à un email transmis depuis Fact, sa réponse vous est transmise à l'adresse définie dans les réglages de l'entreprise.

Voici la marche à suivre pour personnaliser les modèles d'emails :

Cliquer sur “Réglages”, “Personnalisation” puis sur “E-Mails”
Modifier l'objet et/ou le corps du mail selon les besoins
Cliquer sur “Enregistrer” pour valider les informations

Les informations dynamiques

Il est possible d'ajouter des informations dynamiques dans les modèles d'email. Au moment de l'envoi, elles sont converties par les informations qu'elles représentent.

Exemple : ((type_document)) est remplacé par "facture" lors de l’envoi d’une facture, ou par "devis" lors de l’envoi d’un devis.

La liste des informations dynamiques disponibles se situe sur la droite de l'écran de personnalisation. Elle est classée par type d'informations :

informations du document,
informations de relance groupée,
informations du client,
informations de votre entreprise.

Pour ajouter une information dynamique dans un modèle : copier le code puis le coller dans le modèle.