Les documents commerciaux que vous transmettez à vos clients incarnent l'identité de votre entreprise. Fact vous permet de les personnaliser afin de vous façonner une image cohérente et professionnelle.

Créer un nouveau modèle

Pour créer un nouveau modèle de document, la première étape consiste à choisir un modèle de départ puis il est possible de le personnaliser.voir l'article : "Créer un modèle de document"

Pour éditer un document :

RDV dans Réglages > Personnalisations > Documents
Cliquer sur "Modifier" depuis les actions disponibles sur chaque modèle de document.

L'éditeur de modèle de document

L'éditeur de modèle de document apparaît en plein écran sur votre navigateur pour un meilleur confort d'utilisation.

Il est composé de 3 sections distinctes :

1. Le bandeau du haut permet de :

Renommer le modèle (ce nom doit être unique pour chaque modèle de document)
Le réinitialiser (revenir au modèle de départ en supprimant toutes les modifications effectuées sur le modèle)
Le sauver (et le sauver en visualisant un aperçu)

Il permet également de fermer l'éditeur de modèle et de revenir à la liste des modèles.

2. Le panneau de gauche permet d'éditer les paramètres principaux d'un modèle et d'y ajouter de nouveaux composants :

Définir le modèle en cours d'édition comme favori sur le dossier
Ajouter et gérer un logo
Ajouter des images, du texte et des listes
Gérer les couleurs du document
Changer de modèle de départ (cette opération réinitialise totalement le modèle en supprimant toutes les modifications effectuées et en proposant le nouveau modèle de départ sélectionné).

3. La grille centrale permet d'éditer le modèle de manière avancée en gérant l'ensemble des composants du modèle.

Il est possible de les déplacer, les redimensionner et les supprimer.
Il est également possible de les éditer un par un (style et données à afficher).

Informations obligatoires manquantes

Les informations présentes sur une facture ou un document sont normées et encadrées par la réglementation.
Lorsqu'une information obligatoire est manquante dans un modèle, une alerte est affichée dans l'éditeur de document :
En cliquant sur cette alerte, il est possible de connaître le détail des informations manquantes :

Personnaliser le modèle depuis la grille centrale

Un modèle de document est composé de plusieurs blocs d'informations, appelés "composants". Depuis la grille centrale, il est possible de gérer et personnaliser l'ensemble de ces composants.

Composants verrouillés

- Le tableau des produits et le composant contenant les totaux et le résumé sont verrouillés: ils ne peuvent ni être déplacés ni redimensionnés ni supprimés.
- Le composant Client ne peut être supprimé.

Déplacer un composant

Pour déplacer un composant du modèle :
- Cliquer sur le composant
- Maintenir le clic tout en effectuant le déplacement
- Lorsque la position souhaitée est atteinte, relacher le curseur.

Redimensionner un composant

Pour redimensionner un composant :
- Placer le curseur en bas à droite du composant
- Une double flèche apparaît
- Cliquer sur la double flèche et maintenir le clic
- Déplacer le curseur pour redimensionner le composant
- Lorsque la taille souhaitée est atteinte, relacher le curseur.

Supprimer un composant

Pour supprimer un composant :

- Cliquer sur la croix située en haut à droite du composant

- Confirmer l'opération dans le message de confirmation

à retenir pour les suppressions

- Un composant supprimé est définitivement perdu ainsi que tout son contenu.
- Une fois supprimé, le composant "Compte bancaire destinataire" ne peut être ajouté à nouveau mais il est possible de créer un composant liste ou texte et d'y insérer les informations bancaires grâce aux variables dynamiques.

Editer un composant

En cliquant sur l'icône "crayon" située en haut à droite de chaque composant, un panneau de personnalisation additionnel est affiché. Il permet d'éditer le style et les données du composant en question.

Les différents composants de la grille

Un modèle de document peut être construit à partir de différents types de composants :

Texte (multi-lignes ou ligne simple)
Liste
Logo
Image
Client facturé
Tableau des produits
Totaux et résumé
Informations bancaires

Composant TEXTE MULTI-LIGNES

Objectif du composant : Saisir du texte (titre + contenu)

Options de personnalisation disponibles :

Afficher / cacher une bordure

Mettre en forme le texte (gras, italique, alignement)

Ajouter des informations dynamiques *

Règles

Le titre est un champs facultatif
La saisie de contenu est limitée à 300 caractères

Exemple dans un document :

Insérer des informations dynamiques

Il est possible d'insérer des informations dynamiques dans les composants texte et liste :

Il s'agit d'ajouter des données issues des documents, des clients et des paramètres du dossier de manière dynamique.
Exemple : {customer_mail} affiche automatiquement l'adresse mail du client lié au document.

Ajouter une information dynamique :

Dans les panneaux additionnels des composants Texte et Liste, vous retrouvez la bibliothèque des informations dynamiques :

Cliquer sur l'information dynamique souhaitée pour la copier dans votre presse papiers.
Cliquer dans la zone de contenu et coller l'information dynamique (ctrl-v / clic droit > coller)
L'information dynamique apparaît sous la forme d'une balise encadrée par des accolades {...}

Exemple dans un document :

Composant LISTE

Objectif du composant : Saisir une liste d'intitulés et de valeurs

Options de personnalisation disponibles :

Afficher / cacher une bordure

Définir une taille de police

Choisir un style de police

Ajouter des informations dynamiques *

Ajouter / supprimer des lignes

Règles

Le titre de la liste n'est pas obligatoire
Affichage de l'intitulé et des valeurs
- Si l’intitulé et sa valeur sont renseignés, les 2 éléments apparaissent sur le document.
- Si l’intitulé ou sa valeur font référence à une variable qui n’est pas renseignée alors ils n’apparaîtrons pas dans le document. Exemple : variable “Url du site”, alors que vous n’avez pas renseigné de site internet dans vos coordonnées.
- Si seul l’intitulé ou sa valeur est renseigné, l’élément prend automatiquement toute la largeur du composant.

Composant LOGO

Objectif du composant : Ajouter / gérer le logo

Option de personnalisation disponibles :

Remplacer le logo

Forcer la taille (ou conserver la taille d'origine de l'image)

Afficher / cacher une bordure autour de l'image

Choisir l'alignement de l'image par rapport au composant (gauche, centre, droit)

Règles concernant le logo

Le logo est facultatif
Ce composant est unique : il ne peut être présent une seule fois dans un modèle de document.

Composant IMAGE

Objectif du composant : Ajouter / gérer des images

Option de personnalisation disponibles :

Remplacer l'image

Forcer la taille (ou conserver la taille d'origine de l'image)

Afficher / cacher une bordure autour de l'image

Choisir l'alignement de l'image par rapport au composant (gauche, centre, droit)

Contrairement au logo, il est possible d'insérer plusieurs composants Image dans un modèle de document.

Composant CLIENT

Objectif du composant : gérer l'affichage du nom du client et de son adresse (adresse principale ou adresse de livraison si pertinent)

Option de personnalisation disponibles :

Le panneau de personnalisation du composant Client est divisé en 2 onglets :

- L'onglet STYLE permet de personnaliser l'apparence du composant

- L'onglet DONNEES permet d'afficher/masquers certaines informations.

Règles

Le composant Client est obligatoire. Il ne peut pas être supprimé.

Exemple dans un document :

Composant TABLEAU DES PRODUITS

Objectif du composant : gérer l'affichage de la liste des produits/services commercialisés et leurs montants respectifs

Options de personnalisation disponibles :

Afficher/masquer des bordures (extérieures et intérieures)

Afficher/masquer des colonnes optionnelles (quantité, unité, taux de tva, référence produit)

Règles

Le composant Tableau des produits est verrouillé. Il ne peut pas être supprimé, déplacé, redimensionné.

Exemple dans un document :

Composant TOTAUX ET RESUME

Objectifs du composant :

- Afficher les totaux du document

- Afficher la note publique (si pertinent)

- Afficher les CGA (si pertinent)

- Afficher le bloc de cacher et signature (si pertinent)

- Afficher certaines mentions légales

Options de personnalisation disponible :

Afficher/masquer le détail de la TVA

Sélection la disposition des éléments parmi 3 modèles

Choisir la position du bloc de cachet et signature

Mettre les labels en gras

Gérer les bordures

Exemple dans un document :

Composant INFORMATIONS BANCAIRES

Objectif du composant : afficher les informations bancaires de l'entreprise sur le document

Options de personnalisation disponible :

Choisir une disposition (en colonne / en ligne)

Afficher/masquer la bordure extérieure

Règles

Le composant Informations bancaires est facultatif
Il peut être supprimé.
Après une suppression, pour afficher à nouveau les informations bancaires dans le modèle, ajouter une liste ou un texte libre et utiliser les informations dynamiques.

Exemple dans un document :