La vue Échéancier dans le module Achats permet de suivre efficacement les encours d'un dossier en visualisant toutes les factures actives et non réglées, groupées par fournisseur. Il est ainsi possible d'optimiser sa trésorerie en anticipant les paiements à venir et en les planifiant aux meilleures dates possibles.
Les montants dus sont clairement répartis par période, entre ceux déjà planifiés et ceux restant à planifier, facilitant le suivi des paiements en retard ou à venir. Enfin, des filtres et des actions sur les échéances permettent une gestion personnalisée et précise des paiements.
La vue Échéancier est accessible dans Achats depuis le menu principal, lorsque les paiements sont activés sur le dossier, pour les utilisateurs administrateurs et/ou gestionnaires des paiements.
Tableau des échéances
La section principale de la vue Échéancier est composée d'un tableau, présentant les échéances actives groupées par fournisseur.
Une échéance représente une facture ayant un montant dû non nul, et un fournisseur associé. Dès lors qu'une facture remplit ces deux conditions, l'échéance associée figurera dans le tableau Échéancier.
En d'autres termes, les échéances englobent tout ce qui est à payer sur un dossier, y compris les paiements planifiés qui n'ont pas encore été réalisé. Cette vue permet donc d'établir un suivi fidèle de ses flux de trésorerie sortants.
Un avoir à rembourser, une facture à approuver, ou une facture intégralement payée ne rentrent pas dans ce cadre, et ne seront pas visibles dans ce tableau.
Répartition des montants
Dans le tableau des échéances, le montant dû d'une facture est réparti dans une ou plusieurs colonnes.
Ces montants sont de deux natures :
Le montant dû planifié : il s'agit de la somme des paiements planifiés d'une facture
Le montant dû non planifié : il s'agit du solde de la facture qui doit encore être planifié à travers un ou plusieurs paiement(s).
Une fois déterminé ce qui était planifié ou pas encore, on affecte les montants dans des colonnes, de la manière suivante :
En retard (en orange)
Lorsque la facture est arrivée à échéance, c'est-à-dire que sa date d'échéance est aujourd'hui ou passée, si aucun paiement n'est planifié, son montant dû non planifié est considéré en retard. Le payer intégralement à la date du jour soldera la facture et la fera sortir de la vue Échéances. En revanche, planifier le paiement de ce solde ré-affectera ce montant dans la colonne correspondant à la date de programmation du paiement.
À venir (en bleu)
Les montants à venir sont répartis comme suit :
Le montant dû planifié d'une facture fait toujours partie de cette catégorie, on répartit ensuite chaque paiement planifié selon sa date de programmation dans les colonnes de période (voir ci-dessous)
Le solde non planifié de la facture, si sa date d'échéance est à venir, est considéré dans cette catégorie. Ce montant est affecté à une période selon la date d'échéance de la facture, puisqu'il n'est encore associé à aucun paiement.
Le total des montants à venir est réparti en quatre colonnes, comme suit de gauche à droite :
le mois en cours (du 1er au 31)
le mois prochain
les mois suivants
total à venir par fournisseur, soit la somme des trois colonnes précédentes pour toutes les échéances actives de ce fournisseur
Montant total par fournisseur (en blanc)
Le montant dû total de toutes les échéances actives pour un fournisseur donné.
État de planification des montants
Les montants affectés à chaque période à venir peuvent être notés différemment selon leur état de planification :
Lorsqu'aucune icône ne figure à côté du montant, cela signifie qu'aucun paiement n'est planifié pour cette échéance. Il s'agit donc généralement du solde dû de la facture, qui arrive à échéance sur la période où figure le montant
Lorsqu'une icône d'horloge en pointillés est signalée à côté du montant, cela signifie qu'une partie seulement de l'échéance est programmée sur cette période. Une partie ne l'est pas et doit être planifiée ou payée pour que la facture puisse être soldée.
Lorsqu'une icône d'horloge pleine apparaît, l'échéance sur la période est intégralement planifiée. L'utilisateur n'a plus aucune action à effectuer sur cette période, son ou ses paiements sont déjà planifiés.
Filtrer les échéances
Comme le reste des vues d'Achats, le tableau des échéances peut être filtré en fonction de plusieurs critères :
Un fournisseur
Une période de dates d'échéance
Une fourchette de montants dûs
Ces filtres sont disponibles au-dessus des en-têtes de colonnes du tableau.
Les cartes disposées au dessus du tableau des échéances permettent aussi d'accéder à des filtres rapides. Ainsi, en cliquant sur la card "En retard", il est possible de filtrer les dépenses dont l'échéance de paiement est dépassé.
Actions sur les échéances
De la même manière que dans les vues "À payer" ou "Documents", les échéances peuvent être payées, en plus d'autres actions courantes, dans le tableau des échéances.
Ces actions sont disponibles via la sélection par lot, en particulier le paiement (à une date libre, ou à échéance) en virement SEPA :
Les actions sont également disponibles par sélection individuelle, au niveau du champ de référence du document.
