L'application Achats permet de gérer les paiements des factures fournisseurs et de suivre les encours.
Les paiements peuvent être réalisés de plusieurs manières ; sur un document ou sur plusieurs à la fois, en générant un fichier SEPA pour transmettre un ordre de virement à sa banque, ou simplement manuellement en déclarant un paiement effectué, avec quel mode de paiement (espèce, chèque...), ou encore en marquant une à plusieurs factures comme "payé" pour les sortir des encours.
Planifier des paiements sur une facture
Dans Achats, il est possible de planifier des paiements sur une facture. Lors de la création d'un paiement, il suffit de choisir une date située dans le futur pour que le paiement soit planifié.
La date maximale pouvant être renseignée correspond à la date du jour + 90 jours. Cette date permet de respecter les limites de programmation d'un virement SEPA auprès d'un établissement bancaire. |
Exemple : la date du jour est le 01/06/2024, le paiement est créé avec comme date le 29/06/2024. Le paiement sera ainsi planifié.
Lorsqu'un paiement planifié est créé, la facture auquel celui-ci est lié passe en statut "Paiement planifié".
Le paiement planifié, une fois enregistré, peut être facilement retrouvé dans la liste des paiements du document, sa date étant mise en avant avec un icône d'horloge.
Lorsque la date de programmation est atteinte, le paiement devient effectué et retrouve son état normal. Le montant dû du document se voit déduit du montant du paiement.
Une fois le paiement effectué (à la date renseignée), la facture dont il dépend peut donc changer d'état :
si au moins un autre paiement est planifié sur cette facture, le statut du document restera "Paiement planifié"
si aucun autre paiement n'est programmé, et s'il reste un dû sur la facture après paiement, celle-ci deviendra "Partiellement payé"
si le paiement planifié est effectué et qu'il ne reste aucun dû sur la facture, le document devient "Payé".
Cas des virements SEPA
Dans le cadre d'un paiement sous forme de virement SEPA, la création d'un ou plusieurs paiements engendre le téléchargement d'un fichier SEPA, qui permet de passer les ordres de virement auprès d'un établissement bancaire.
voir l'article : "Payer une ou plusieurs factures"
La date d'exécution d'un virement est bien prise en compte dans le fichier généré : les virements bancaires seront programmés à la date des paiements renseignés dans Achats.
Exemple : pour un paiement par virement SEPA planifié dans Achats le 01/06/2024, l'ordre de virement SEPA sera programmé pour la même date dans le fichier SEPA téléchargé.
Prélèvements et paiements planifiés
Achats vous permet aussi de gérer les paiements planifiés par prélèvement sur les factures concernées.
Sur une facture validée :
avec le mode de paiement "prélèvement"
et une date d'échéance renseignée dans le futur
Le statut du document sera défini comme "Paiement planifié".
Sur une facture validée :
avec le mode de paiement "prélèvement"
et une date d'échéance renseignée dans le passé
Le statut du document sera défini comme "Payé", sortie automatiquement des encours étant donné que la date d'échéance du prélèvement est passée.
Automatisation du traitement des factures planifiées en prélèvement
Les factures au statut "Paiement planifié" avec comme méthode de paiement "prélèvement" seront marquées comme "Payé" automatiquement, le jour de la date d'échéance.
Edition des factures planifiées en prélèvement
Une facture avec le statut "Paiement planifié" et payable par prélèvement a les mêmes possibilités qu'une facture "à payer", tant qu'aucun paiement n'y a été ajouté à la main.
On peut l'éditer si pas encore comptabilisée et ajouter des paiements manuellement.
Dans ce dernier cas, la facture aura le statut "payé partiellement" et ne sera plus prise en compte lors de l'automatisation décrite précédemment.