Dans Achats, les avoirs (ou factures d'avoir) disposent d'un cycle de vie semblable à celui de toute autre facture, à l'exception de plusieurs points notables détaillés dans cet article. Il convient donc de se référer à la documentation sur la gestion des documents dans Achats pour connaître le fonctionnement général des factures d'avoir :
voir les articles : "Gestion des documents dans Achats"
Création de factures d'avoir dans Achats
Lors de l'ajout d'un nouveau document (de type facture), celui-ci est considéré comme un avoir dès lors qu'il est enregistré avec un montant TTC strictement négatif.
Attention, le changement de signe (+ ou -) devant le montant TTC d'une facture entraine systématiquement un changement de type du document de facture à avoir, et vice versa. Ceci est valable tant que le document est modifiable, même quand il est validé.
Pour ajouter un avoir dans Achats, les méthodes disponibles sont identiques à celles d'une facture :
voir l'article : "Méthodes d'ajout et de collecte des factures"
Actions sur un avoir à rembourser
Remboursements d'avoir
De la même manière qu'il est possible d'ajouter des paiements sur une facture à payer, il est possible d'ajouter des remboursements reçus de la part d'un fournisseur sur un avoir dont l'état est "à rembourser" ou "partiellement remboursé".
voir l'article : "Les paiements dans Achats"
L'ajout d'un remboursement sur un avoir se fait via le bouton "Créer remboursement", menant à un formulaire où peuvent être choisis le montant remboursé - toujours positif - ainsi qu'une date de transaction. Cette date peut être située dans le passé ou à la date du jour.
L'ajout de remboursements sur un avoir rend celui-ci non modifiable. Pour pouvoir éditer à nouveau l'avoir, il faut donc en supprimer tous les remboursements. Cette protection permet d'éviter les erreurs de manipulation, notamment car le changement de signe du montant d'un document en transforme également la nature (voir ci-dessus).
Les remboursements présents sur un avoir sont consultables depuis la vue du document, comme dans le cas d'une facture. Si la somme des remboursements déjà enregistrés est égale au total de l'avoir, celui-ci apparaîtra comme "Remboursé", et il sera dès lors impossible de créer de nouveaux remboursements.
La méthode est quant à elle contrainte, avec pour valeur "Remboursement", et ce quelle que soit la méthode de paiement utilisée par le fournisseur pour procéder au remboursement.
Une fois créé, un remboursement peut être modifié ou supprimé, et ce tant qu'il n'a pas été transféré en comptabilité (si toutefois cette option est active sur le dossier où se trouve le remboursement).
Les transferts des remboursements en comptabilité quant à eux sont paramétrables dans la section dédiée des paramètres de paiements.
voir l'article : "Configurer les transferts de paiements en comptabilité"
Les remboursements sont également pris en compte dans les synthèses de montants dûs, ainsi que dans les fils d'activités d'Achats.
Imputation d'un avoir sur une facture
Un avoir est souvent émis par un fournisseur en lien avec une facture, soit pour en corriger le montant a posteriori, soit pour compenser un dû sur une prochaine facture. Dans ce cas, il est possible d'imputer le montant d'un avoir sur une facture du même fournisseur, directement depuis cette dernière.
voir l'article : "Imputer un avoir sur une facture"
Actions sur un avoir remboursé
Un avoir est toujours marqué comme remboursé une fois qu'il est validé. La validation d'un avoir est semblable à celui de tout autre facture. Avant son traitement, l'avoir est "à valider". Il peut alors être validé ou refusé, selon les situations.
voir l'article : "Traiter et valider les factures"
Changements d'état
L'avoir a des états qui lui sont propres et le différencient de la facture :
Par défaut, un avoir est noté comme remboursé, et apparaît dans la vue "Documents" d'Achats, à la manière d'une facture payée. L'avoir peut cependant être marqué comme "à rembourser" si nécessaire, afin d'en suivre le remboursement à la manière d'une facture à payer.
Lorsque l'avoir est à rembourser, son statut est à rapprocher de celui d'une facture à payer, il apparaîtra donc dans la vue "À payer" d'Achats. Cet état permet une gestion précise de encours, grâce à la prise en compte des remboursements à recevoir, qui entrent dans la liste des échéances en cours.
Conséquences sur les encours
Au sein de la vue "Synthèse" d'Achats, les avoirs font partie intégrante des différents modules proposés, et entrent notamment en compte dans la partie "Documents à payer", où sont comptés les avoir "à rembourser", ainsi que leur montant dû, qui vient se déduire du montant total dû des factures à payer.
Exemple : Un dossier possède deux documents validés non échus, une facture de 1800€ (TTC) à payer, et un avoir de -300€ (TTC) à rembourser. Dans la vue "Synthèse", 2 documents apparaîtront comme "à payer", pour un montant total dû de 1500€.
