Avant de payer l'indemnité de licenciement, il est nécessaire de la chiffrer avec précision. Pour cela, il faut tenir compte des salaires versés et des règles légales ou conventionnelles qui fixent son montant minimal.

L'indemnité légale de licenciement se calcule de la même façon pour un licenciement pour motif personnel ou économique. Le salarié doit remplir plusieurs conditions cumulatives.

L'indemnité correspond à 1/4 de mois de salaire par année d'ancienneté pour les 10 premières années, puis 1/4 de mois de salaire par année d'ancienneté au-delà de 10 ans (c. trav. art. R. 1234-2). On prend en compte tous les mois complet.

L'ancienneté du salarié pour le calcul de l'indemnité légale de licenciement s'apprécie à l'expiration du préavis, qu'il soit exécuté ou non (cass. soc. 30 mars 2005, n° 03-42667, BC V n° 106).

En cas de contrats successifs, l'ancienneté est, en principe, appréciée contrat par contrat. Il n'en va autrement qu'en cas de clause de reprise d'ancienneté ou de poursuite en CDI d'un ancien CDD, à condition que le CDI fasse suite au CDD sans interruption.

L'employeur calcule l'indemnité de licenciement sur la base de la moyenne la plus favorable entre (c. trav. art. R. 1234-4) :

- celle des 12 mois précédant le licenciement, à savoir les 12 mois précédant la notification (cass. soc. 16 février 1989, n° 86-44065, BC V n° 136) ;

- ou celle des 3 derniers mois.

Faute de précision, la période de 3 mois s'entendait traditionnellement des 3 mois précédant l'expiration du préavis par opposition aux 12 mois « précédant le licenciement ». Mais, à l'occasion d'arrêts non publiés, la Cour de cassation a incidemment précisé que le calcul se fait « sur les 12 ou sur les 3 derniers mois précédant le licenciement » (cass. soc. 11 mars 2009, n° 07-42209 D ; cass. soc. 11 mars 2009, n° 07-40146 D).

L'employeur retient le salaire brut habituel, c'est-à-dire celui comprenant tous les éléments de rémunération (parties fixe et variable). Par conséquent, si le calcul est effectué sur la base de la rémunération des 3 derniers mois, toute prime ou gratification annuelle ou exceptionnelle versée pendant cette période doit être retenue seulement au prorata de la portion de prime relative à cette période et non dans sa totalité (cass. soc. 15 avril 1996, n° 92-44981 D).

Pour calculer le montant de l'indemnité légale de licenciement, il convient d'inclure :

- les avantages en nature ;

- les primes à caractère obligatoire (légale, conventionnelle, contractuelle ou résultant d'un usage ou d'un engagement unilatéral) ;

- les primes annuelles pour leur fraction se rapportant à la période de référence (cass. soc. 10 octobre 1995, n° 91-45093, BC V n° 265) ;

- l'indemnité de congés payés versée par l'employeur ou par une caisse de congés payés, si des congés ont été pris pendant la période de référence (rép. Richard n° 50902, JO 17 février 1992, AN quest. p. 805).

Lorsqu'un rappel de salaire correspondant à la période de référence (12 ou 3 derniers mois précédant le licenciement) a été accordé au salarié, l'employeur l'intègre dans la base de calcul de l'indemnité (cass. soc. 30 avril 2003, n° 00-44789 D).

L'employeur exclut de l'assiette de calcul de l'indemnité de licenciement notamment :

- les remboursements de frais (cass. soc. 29 mai 1991, n° 87-44297 D) ;

- les sommes versées au titre de la participation et de l'intéressement ;

- l'indemnité compensatrice de congés payés ;

- l'indemnité compensatrice de préavis (cass. soc. 11 mars 2009, n° 07-40146 D) ;

- toute prime versée facultativement au salarié, c'est-à-dire dont l'employeur a fixé discrétionnairement le montant (cass. soc. 14 octobre 2009, n° 07-45587, BC V n° 224).

Si le salaire s'est trouvé réduit au cours de la période de référence (ex. : maladie, chômage partiel, etc.), l'employeur se réfère au salaire qu'aurait perçu le salarié s'il avait travaillé normalement (cass. soc. 9 mars 1999, n° 96-44439, BC V n° 110). Il ne doit pas retenir le salaire réduit (cass. soc. 3 novembre 1993, n° 92-40365 D).

Le salarié à temps partiel bénéficie de l'indemnité légale de licenciement dans les mêmes conditions qu'un salarié à temps complet. Son ancienneté se calcule de la même façon.

Lorsque le salarié a été successivement employé à temps plein et à temps partiel dans l'entreprise, l'indemnité doit être calculée proportionnellement aux périodes d'emploi effectuées selon l'une et l'autre de ces modalités (c. trav. art. L. 3123-13 ; cass. soc. 16 février 1994, n° 90-40362 D).

Exemple : Un salarié a travaillé 5 ans à temps plein puis 3 ans à temps partiel. Il a droit à 1/5 de mois de salaire par année d'ancienneté. Compte tenu du temps partiel, le salaire de référence de calcul de l'indemnité est de 1 000 € pour 20 heures hebdomadaires (soit 1 750 € en équivalent temps plein 35 heures). L'indemnité est égale à :

- pour les années à temps plein : 1 750 € x 5 x 1 / 5 = 1 750 €

- pour les années à temps partiel : 1 000 € x 3 x 1 / 5 = 600 €.

L'indemnité totale due est donc de 2 350 €.

L'employeur ne verse l'indemnité conventionnelle que si elle est plus favorable pour le salarié que l'indemnité légale. Lorsque l'indemnité conventionnelle se compose de plusieurs éléments, c'est la somme totale obtenue en additionnant ces éléments qui doit être comparée au montant de l'indemnité légale de licenciement, la plus élevée des deux devant être seule appliquée (cass. soc. 15 janvier 1997, n° 93-44293, BC V n° 19).

À défaut de précisions, les règles de calcul de l'indemnité légale (prise en compte des fractions d'années, calcul sur le salaire brut, etc.) sont transposables à l'indemnité conventionnelle (cass. soc. 19 juillet 1988, n° 85-45003, BC V n° 472).

Exemple : La convention prévoit que l'indemnité de licenciement se calcule ainsi :

- de 1 à 5 ans de présence : ½ mois de salaire par année de présence ;

- de 6 à 10 ans de présence : ¾ de mois de salaire par année de présence.

Le calcul de l'indemnité de licenciement doit se faire par tranches (et non en appliquant seulement le taux déclenché par le franchissement du dernier seuil). Un salarié ayant 9 ans d'ancienneté a droit à (5 x 1 / 2) + (4 x 3 / 4) = 5,5 mois de salaire.

Exemple : La convention prévoit qu'à partir de 2 ans d'ancienneté, l'employeur verse 1/8 de mois de salaire par année d'ancienneté, à partir de 6 ans, 1/5 de mois et à partir de 11 ans, 1/2 de mois.

Pour un salarié ayant 12 ans d'ancienneté, l'employeur verse 12 x 1 / 2 de mois de salaire = 6 mois de salaire

Pour reconstituer le salaire suite à une absence, les solutions varient selon les dispositions conventionnelles. Ainsi, les juges ont pu prendre en compte :

- la reconstitution du salaire théorique sur la base du dernier mois, selon l'horaire habituel de l'établissement (cass. soc. 19 juillet 1988, n° 85-45003, BC V n° 472) ;

- le salaire moyen perçu pendant les 3 mois précédant l'arrêt de travail (cass. soc. 16 décembre 1992, n° 90-44872, BC V n° 597) ;

- le maintien de salaire de l'employeur lors de la maladie du salarié et les IJSS imposables perçues par celui-ci, la convention collective prévoyant que le salaire annuel est celui ayant fait l'objet « de la dernière déclaration fiscale sur les traitements et salaires » (cass. soc. 26 septembre 2007, n° 06-44584, BC V n° 141).

La fraction d’indemnité exonérée d’impôt sur le revenu est également exonérée de cotisations de sécurité sociale et des charges ayant la même assiette, mais dans une certaine limite.

L’exonération de cotisations est plafonnée au montant minimum entre :

- 2 fois le montant annuel du plafond de la sécurité sociale (c. séc. soc. art. L. 242-1, al. 12).

- le montant exonéré d'impôt sur le revenu (voir régime fiscal)

L’indemnité de licenciement est soumise à CSG et à CRDS pour la fraction supérieure au montant minimum prévu par la convention collective, l’accord professionnel ou interprofessionnel, ou, à défaut, par la loi et, en tout état de cause, pour la fraction assujettie à cotisations de sécurité sociale (c. séc. soc. art. L. 136-2, II, 5°).

On ne tient pas compte de l’éventuel montant prévu par un accord d’entreprise ou d’établissement (lettre-circ. ACOSS 2001-22 du 25 janvier 2001).

Important : Depuis le 1er janvier 2012, la CSG et la CRDS se calculent sans abattement d’assiette préalable.

La CSG est intégralement non déductible lorsqu’elle porte sur une partie de l’indemnité de licenciement exonérée à la fois d’impôt sur le revenu et de cotisations de sécurité sociale (BO 5 F-8-00, nos 58 à 62). En revanche, la CSG reste déductible pour 5,10 % lorsqu’elle porte sur des sommes imposables ou assujetties à cotisations de sécurité sociale (BO 5 B-11-98, n° 9).

Parachutes dorés

Une indemnité de licenciement est assujettie aux cotisations, à la CSG et à la CRDS dès le premier euro si son montant excède un seuil fixé, pour les indemnités versées depuis le 1er septembre 2012, à 10 fois le plafond annuel de la sécurité sociale.

L’indemnité de licenciement versée dans le cadre d’un plan de sauvegarde de l’emploi (c’est-à-dire une procédure de licenciement économique visant au moins 10 salariés sur une même période de 30 jours) est exonérée d’impôt en totalité (CGI art. 80 duodecies, 1, 1°).

Lorsqu’elle n’est pas versée dans le cadre d’un plan de sauvegarde de l’emploi au sens des articles L. 1233-32 et L. 1233-61 du code du travail, l’indemnité de licenciement est exonérée d’impôt à hauteur du montant le plus élevé entre (CGI art. 80 duodecies, 1, 3°) :

- soit son montant minimum légal ou celui prévu par la convention collective de branche, par l’accord professionnel ou interprofessionnel, sans limitation de montant ;

- soit 2 fois la rémunération annuelle brute perçue par le salarié durant l’année civile précédant la rupture de son contrat de travail ou 50 % du montant de l’indemnité versée au salarié, sachant que la fraction exonérée au titre de ces deux derniers critères ne peut pas excéder 6 fois le plafond annuel de la sécurité sociale en vigueur à la date de versement de l’indemnité.

Remarque : Par minimum conventionnel, il faut entendre le montant prévu par un accord professionnel ou interprofessionnel, ou par un accord de branche, à l’exclusion d’un éventuel accord d’entreprise ou d’établissement (BO 5-F-8-00, n° 25).

(1) Cotisations de sécurité sociale, FNAL, versement de transport ; cotisations chômage, ARRCO et AGIRC ; participation à la formation, participation à l’effort de construction, taxe d’apprentissage.

(2) Depuis le 1er janvier 2013, l’assiette de la taxe sur les salaires est alignée sur celle de la CSG. Toutefois, l’abattement d’assiette de 1,75 % applicable sur certains éléments de rémunérations pour le calcul de la CSG ne s’applique jamais pour le calcul de la taxe sur les salaires.

(3) Les indemnités de rupture supérieures à 10 fois le plafond annuel de la sécurité sociale sont, en tout état de cause, assujetties à cotisations, à CSG et à CRDS dès le premier euro (c. séc. soc. art. L. 136-2 et L. 242-1). Cette règle ne vaut que pour les cotisations et pas pour l’impôt sur le revenu.

(4) Le minimum conventionnel est celui prévu par accord professionnel ou interprofessionnel ou par accord de branche, à l’exclusion d’un éventuel accord d’entreprise ou d’établissement.

(5) CSG intégralement non déductible lorsqu’elle se rapporte à des sommes exonérées d’impôt et de cotisations de sécurité sociale. La CSG reste déductible pour 5,10 % si elle se rapporte à des sommes imposables ou soumises à cotisations de sécurité sociale.

(6) Rémunération annuelle brute fiscale (brut avant déduction de la part salariale des cotisations déductibles, y inclus la fraction de CSG déductible), en intégrant les revenus exclus à l’impôt (ex. : primes d’intéressement non affectées à un PEE).

Dans l’application paie, la prime se calcule automatiquement dans les cas simples, sur la base du salaire de référence des 3 ou 12 derniers mois selon le plus favorable pour le salarié.

Attention : certains détails complexes du calcul, comme la gestion d’une prime annuelle (13eme mois, prime de vacances,…), des parachutes dorés ou de la reconstitution du salaire si le salarié n’avait pas été absent, sont difficiles à détecter. Il est donc possible de forcer manuellement le montant de l’indemnité de rupture dans la rubrique 3600, dans les exemples suivants. Le montant forcé devient alors prioritaire sur le montant calculé.

Il est possible également d’exclure certains éléments du salaire de référence. Il suffit pour cela, de décliner la rubrique en cause, et de le signifier dans l’accumulateur de votre rubrique déclinée, comme suit :

Exemple : on souhaite exclure la prime (rubrique 1100) du calcul du salaire de référence. Il suffit de décliner cette rubrique et de cocher l’accumulateur : « Exclu du salaire de référence ».

Prenons plusieurs exemples ci-après, avec des valeurs différentes de l’indemnité de rupture.

Ici le montant de l’indemnité (rubrique 3600) ne dépasse pas le seuil de l’indemnité légale ou conventionnelle. Elle n’est pas soumise à cotisation, ni à CSG / CRDS, ni à impôt. Il n’y a donc aucun « éclatement » dans les rubriques 3601 et 3602.

Dans cet exemple, la prime est supérieure à l’indemnité légale ou conventionnelle mais ne dépasse pas la limite de deux fois le plafond annuel de la Sécurité Sociale. Cette indemnité est donc exonérée de charges sociales et d’impôts, mais pas de CSG ni de CRDS.

La rubrique 3602 affiche la part de l’indemnité de rupture soumise à CSG et CRDS, à savoir le montant de l’indemnité totale moins le montant de l’indemnité légale ou conventionnelle.

Cette CSG / CRDS est entièrement non déductible de l’imposable : cette contribution apparait dans une rubrique distinct (rubrique 8020). L’assiette de cette CSG ne bénéficie pas de l’abattement de 1.75 %.

La rubrique 3601 (part soumise à cotisations sociales) ne calcule aucun montant salarial : elle n’apparaitra pas sur le bulletin papier à remettre au salarié.

Imaginons à présent une indemnité dont le montant est supérieur soit :

- au seuil de 2 fois le plafond annuel de la Sécurité Sociale (82 272€ dans ce cas);

- au montant exonéré d'impôt sur le revenu (20 000€ dans ce cas).

Cette indemnité est donc soumise à cotisation et à l'impôt sur le revenu pour la part supérieure à ce seuil (rubrique 3601 et 3603).

La rubrique 3602 affiche la part soumise à CSG non déductible (partie comprise entre les deux seuils : indemnité légale ou conventionnelle et le montant exonéré à cotisation).

En cas de licenciement pour motif économique, les régles de calcul sont quasiment les mêmes. La seule différence : le montant de l’indemnité versée doit figurer dans la rubrique 3605 et non dans la 3600. L’éclatement pour les parts soumises à cotisations, à CSG et à CRDS s’effectue alors dans les rubriques 3606 et 3607.

Si vous avez pré-calculé le montant de l’indemnité de licenciement et que vous savez d’ors et déjà que cette indemnité est exonérée de toutes cotisations, il est possible de forcer manuellement le montant salarial de la rubrique non soumise à cotisation (pour l’indemnité de licenciement, il s’agit de la rubrique 8200 ou 8250). Dans ce cas, on prendra soin de laisser à zéro le montant de la rubrique du montant global (rubrique 3600 ou 3605 pour l’indemnité de licenciement). Dans cette situation, l’application ne fera aucun calcul de répartition : les rubriques 3601, 3602, 3606 et 3607 resteront à zéro.

Le montant de l’indemnité de licenciement est, en principe, calculé automatiquement grâce aux modélisations légale et conventionnelle intégrées dans l’application. L’application calcule les deux montants (légal et conventionnel) pour ne retenir que le plus favorable des deux sur le solde de tout compte.

Sachez qu’il vous est possible de contrôler à l’écran, le montant légal calculé par l’application, y compris lorsque le montant conventionnel aura été retenu car plus favorable pour le salarié. Pour cela, vous pouvez consulter les fonctions suivantes :

Rappel : les fonctions sont accessibles en visualisation, lorsque le bulletin est calculé à l’écran : effectuer un clic droit, demander "Afficher toutes les rubriques" » et descendre au pied du bulletin, à la suite des rubriques de paie.