Fact permet d'effectuer certaines actions groupées sur un ensemble de documents sélectionnés. Ces actions offrent un gain de temps significatif et permettent de simplifier la gestion des tâches répétitives en appliquant des opérations en masse sur plusieurs documents à la fois.
Ces actions peuvent être réalisées depuis :
La liste de tous les documents accessible en cliquant sur l'onglet Tous du menu Documents.
La liste des documents d'un type spécifique (onglets devis, factures, etc.).
Récapitulatif des actions groupées et leurs limites
Action | Documents concernés | Limite maximale | Onglets |
Produire des documents | Devis, bons de commande, bons de livraison, factures, avoirs | 2000 documents | Onglets spécifiques |
Valider des documents | Factures | 2000 documents | Onglets spécifiques |
Envoyer des relances | Devis, bons de commande, factures | 100 documents | Onglets spécifiques |
Envoyer par mail | Tous les types de documents | 100 documents | Tous et spécifiques |
Télécharger des documents | Tous les types de documents | - 1 pdf unique : 300 documents - plusieurs pdf dans une archive : 1000 documents | Tous et spécifiques |
Gestion de la sélection des documents
Dans la liste des documents :
Une case à cocher permet de sélectionner tous les documents visibles sur la page.
Par défaut, la limite est fixée à 25 documents par page, mais cette limite peut être augmenter jusqu’à 100 pour gagner du temps.
Les paramètres de sélection sont accessibles à côté de la case à cocher.
Produire plusieurs documents
La production en masse de documents permet de générer plusieurs documents en une seule opération.
Documents concernés
Devis, bons de commande, bons de livraison, factures, avoirs
Parcours
Aller dans le menu Documents
Sélectionner le type de document souhaité en cliquant sur l'onglet correspondant (ex : Factures)
Cocher les documents brouillons à produire un à un dans la liste
Utiliser les filtres pour affiner la liste des documents si nécessaire.
Utiliser la case à cocher pour sélectionner plusieurs documents à la fois si nécessaire.
Cliquer sur le bouton Produire les documents dans la barre d’actions situées au bas du tableau.
Confirmer l’opération.
Déroulement de l’opération
La production est une procédure asynchrone.
Un bandeau de suivi de la tâche s’affiche sur les pages principales de Fact, indiquant la progression avec un pourcentage.
Certaines actions sont bloquées pendant l’opération (ajouter un paiement, créer un prélèvement, supprimer/annuler un document, etc.).
Le bandeau de progression est remplacé par un bandeau de succès lorsque l'opération est terminée
Valider plusieurs factures
La validation en masse permet de valider plusieurs documents en une seule opération.
Documents concernés
Factures
Parcours
Aller dans le menu Documents
Sélectionner l'onglet Factures
Cocher les brouillons à produire un à un dans la liste
Utiliser les filtres pour affiner la liste des documents si nécessaire.
Utiliser la case à cocher pour sélectionner plusieurs documents à la fois si nécessaire.
Cliquer sur le bouton Valider les documents dans la barre d’actions situées au bas du tableau.
Confirmer l’opération.
Déroulement de l’opération
La validation est une procédure asynchrone avec un suivi similaire à celui de la production.
Envoyer des relances
L’envoi groupé de relances permet d'envoi des mails de relances aux clients pour des documents en retard.
Conditions
Les documents doivent être en retard ou expirés :
Devis : après leur date d'expiration.
Bons de commande : après leur date d'expiration.
Factures : après la date limite de paiement.
Une adresse email minimum doit être renseignée dans la fiche client.
Une adresse email doit être renseignée dans les paramètres de l'entreprise.
Parcours
Aller dans le menu Documents.
Sélectionner le type de document souhaité (ex : Factures)
Cocher les documents à relancer.
Utiliser les filtres pour affiner la liste des documents si nécessaire.
Utiliser la case à cocher pour sélectionner plusieurs documents à la fois si nécessaire.
Cliquer sur le bouton Envoyer une relance.
Configurer les options (grouper les relances par client, joindre les documents en PDF, recevoir une copie par e-mail).
Terminer en cliquant sur Envoyer.
Envoyer par mail en masse
L’envoi groupé par mail permet d’envoyer plusieurs documents directement aux destinataires.
Conditions
Les documents doivent être associés à des clients ayant au minimum une adresse e-mail renseignée.
Une adresse e-mail doit également être renseignée dans les paramètres de l'entreprise.
Parcours
Aller dans le menu Documents.
Sélectionner le type de document souhaité ou utiliser l’onglet Tous.
Cocher les documents à envoyer.
Utiliser les filtres pour affiner la liste des documents si nécessaire.
Utiliser la case à cocher pour sélectionner plusieurs documents à la fois si nécessaire.
Cliquer sur le bouton Envoyer par mail.
Configurer les options (joindre les documents en PDF, recevoir une copie par e-mail).
Terminer en cliquant sur Envoyer.
Télécharger des documents
Le téléchargement groupé permet d’obtenir plusieurs documents dans un fichier pdf unique ou plusieurs documents pdf dans un fichier zippé.
Parcours
Aller dans le menu Documents.
Sélectionner le type de document souhaité.
Utiliser les filtres pour affiner la liste des documents si nécessaire.
Utiliser la case à cocher pour sélectionner plusieurs documents à la fois si nécessaire.
Cocher les documents à télécharger.
Cliquer sur le bouton Télécharger.
Choisir une méthode de génération :
Grouper sur un fichier unique.
Diviser en plusieurs fichiers.
Confirmer en cliquant sur Générer.
Les documents sont reçus par e-mail après quelques minutes.