Achats propose plusieurs options pour gérer le règlement des factures fournisseurs, assurant un suivi précis des montants dus et une mise à jour continue de la situation des documents. L’objectif est de refléter fidèlement la réalité des paiements et, le cas échéant, de simplifier les opérations via le produit Comptes. Il est possible de :
Déclarer des paiements (paiement simple, virement avec ou sans fichier SEPA, ou marquer comme "payé") pour maintenir à jour l’état des factures.
Réaliser un paiement effectif grâce à Comptes, avec virement direct, sans passer par un fichier SEPA.
Prérequis : activer la gestion des règlements
Avant toute action, la gestion des paiements doit être activée dans les réglages.
voir l'article : Activer/Désactiver les paiements
1. Déclaration de paiement
La déclaration de paiement permet de tenir à jour le statut des factures sans nécessairement effectuer un paiement effectif depuis le module. Trois approches sont possibles :
Ajouter un paiement détaillé (virement, espèces, carte, etc.).
Générer un fichier SEPA pour ordonner des virements multiples.
Marquer la facture comme « payée » sans paiement détaillé.
Déclarer un paiement sur un document (paiement unitaire)
Valider la facture dans la rubrique A valider (cf. article Traiter/valider les factures)
Se rendre dans la rubrique A payer et cliquer sur la facture à régler.
Dans le panneau latéral, cliquer sur le bouton Payer
Cliquer sur Déclarer un paiement
Renseigner la date, le montant, et le mode de paiement (virement, espèces, etc.) puis cliquer sur PAYER
Le statut de la facture évolue en conséquence (payée ou partiellement payée). Il est possible de passer à la facture suivante si nécessaire.
Déclarer des paiements et générer un fichier SEPA
Depuis un document
Procéder comme ci-dessus et choisir le mode de paiement Virement (SEPA)
Un fichier SEPA (au format XML) est généré, prêt à être transmis à la banque.
Le mode de paiement Virement sans l'option "SEPA" permet de déclarer un règlement par virement sans générer le fichier SEPA.
Depuis la liste des documents à payer
Valider les factures fournisseurs dans la rubrique A valider (cf. article Traiter/valider les factures)
Accéder à la rubrique “A payer”.
Sélectionner les factures concernées (cases à cocher) et cliquer sur Générer fichier SEPA.
Dans le panneau latéral, choisir l’IBAN de la société et ceux des fournisseurs.
Un IBAN fournisseur peut être ajouté directement à cette étape.
Cliquer sur IBAN du bénéficiaire puis sur Ajouter un IBAN
Renseigner l'IBAN dans la fenêtre qui apparaît puis cliquer sur Sauvegarder
Choisir la date d’exécution du virement (immédiat ou à la date d’échéance de chaque document).
Cliquer sur Générer fichier SEPA pour télécharger le fichier XML et le bordereau de virement.
Ces deux fichiers restent téléchargeables à postériori en allant sur un des documents concerné par le virement
Paiement à échéance : si certaines factures n’ont pas de date d’échéance, elles seront réglées à la date du jour.
Marquer des factures comme "payé" (sans détail de paiement)
Il est possible de considérer certaines factures comme réglées sans générer de paiement détaillé.
Depuis un document
Depuis la vue d'un document à payer, cliquer sur Marquer payé dans le panneau latéral.
Depuis la liste des documents
Valider les factures fournisseurs dans la rubrique A valider (cf. article Traiter/valider les factures)
Accéder à “A payer”.
Sélectionner les factures à marquer.
Cliquer sur “Marquer payé”.
Les factures quittent la liste des documents à payer et sont considérées comme réglées, sans information de paiement.
2. Réaliser un paiement effectif depuis Comptes (virements)
Si Comptes est activé sur le dossier, Achats propose de réaliser un virement réel, sans passer par la génération d’un fichier SEPA externe. Cette intégration réduit les manipulations et accélère le règlement des factures.
Depuis un document
Accéder au document à régler depuis Achats.
Dans le panneau latéral, cliquer sur Payer puis sur Compte professionnel
Vérifier et/ou compléter le formulaire d'émission de virement (immédiat ou planifié)
Cliquer sur Confirmer et payer
Une fenêtre de consentement (partenaire Swan) s’affiche, ainsi qu’un SMS avec un lien de confirmation.
Confirmer l’opération pour initier le paiement.
Depuis la liste des documents
Accéder à la rubrique A payer.
Sélectionner les factures à régler.
Cliquer sur Payer
Compléter et/ou vérifier le formulaire d'émission de virement puis cliquer sur Confirmer et payer
Suivre la procédure de consentement pour valider le paiement.
Par défaut, le formulaire est paramétré pour régler toutes les factures immédiatement. Il est possible de cocher une option pour les régler à leurs dates d’échéance ou d’ajuster la date facture par facture.