Cet article rassemble les fonctionnalités principales permettant de naviguer dans le CRM dans le cadre de la gestion des documents.
Créer un document
Pour créer un document, il existe plusieurs possibilités soit par la liste des documents, soit par la vue d'une affaire. Une fois le parcours réalisé, il faudra
Sélectionner un type de document
Choisir un modèle
Cliquer sur "Configurer mon document"
Le contenu de la liste peut varier en fonction de la configuration de l'outil. L'image fournie ci-dessus n'est qu'à titre indicatif |
À partir de la liste des documents
À partir du menu vertical, cliquer sur "Gestion du portefeuille / Documents"
Cliquer sur le bouton
en bas à droite
Sélectionner une affaire
Puis cliquer sur le bouton "Créer"
À partir de la vue d'une affaire
À partir du menu vertical, cliquer sur "Gestion du portefeuille / Prospects" ou "/ Clients"
Cliquer sur une affaire dans la liste, puis 2 possibilités
Soit cliquer sur le lien "Ajouter un document" dans le cadre "Documents"
Soit cliquer sur "Voir liste" dans le cadre "Documents"
Puis cliquer sur le bouton
en bas à droite
Rechercher un document
Pour rechercher un document, suivre les étapes ci-dessous :
À partir du menu vertical, cliquer sur "Gestion du portefeuille / Documents"
Utiliser les différents filtres nécessaires à la recherche du document
Depuis l'organisation de l'affaire à laquelle il est lié
Par l'équipe du cabinet liée à l'affaire à laquelle il est lié
Par son statut
Par la définition de l'utilisateur en tant que signataire des documents
Par la définition de l'utilisation en tant que validateur des documents
Par la recherche textuelle du nom de l'affaire, du nom du signataire
Puis cliquer sur un document
Consulter les documents d'une affaire
Pour consulter les documents d'une affaire, suivez les étapes ci-dessous :
À partir du menu vertical, cliquer sur "Gestion du portefeuille / Prospects" ou "/ Clients"
Cliquer sur une affaire, contenant à minima un document, dans la liste
Puis cliquer sur "Voir liste" dans le cadre "Documents"
Consulter les documents d'une affaire via Documents
Un document est accessible dans le produit Documents à partir du moment où le statut "PREPARER POUR..." a été sélectionner.
voir l'article : "Connaître les différents circuits de validation disponibles"
Pour consulter les documents d'une affaire à partir de Documents, suivez les étapes ci-dessous :
À partir du produit Documents,
Cliquer sur le dossier client concernés
Puis cliquer "GENERALITES ORGANISATION ET SUIVI DE MISSION"
Enfin cliquer sur "Lettre de mission et avenants"
L'accès à Documents peut se faire directement par la vue d'édition d'un document. Pour ce faire, il faut cliquer sur l'icône
sur la droite de l'écran.
Modifier un document
L'accès à un document ne signifie pas que ce dernier est modifiable. Suivant certains statuts, le document est uniquement consultable.
voir l'article : "Connaître les différents circuits de validation disponibles" |
Pour modifier un document, suivre les étapes ci-dessous :
À partir de la liste des documents
À partir du menu vertical, cliquer sur "Gestion du portefeuille / Documents", puis 2 possibilités
Soit cliquer sur un document dans la liste
Soit cliquer sur le bouton
, à l'extrémité d'une ligne, puis cliquer sur "Ouvrir"
À partir de la vue d'une affaire
À partir du menu vertical, cliquer sur "Gestion du portefeuille / Prospects" ou "/ Clients"
Cliquer sur une affaire, contenant à minima un document, dans la liste
Puis cliquer sur "Voir liste" dans le cadre "Documents", puis 2 possibilités
Soit cliquer sur un document dans la liste
Soit cliquer sur l'icône
, à l'extrémité d'une ligne, puis cliquer sur "Ouvrir"
Modifier la configuration d'un document
Les 2 étapes décrites précédemment permettent d'accéder à l'édition du document.
Cependant pour accéder aux étapes de configuration il faut cliquer sur l'icône
sur la droite de l'écran.
Télécharger un document
Le téléchargement du document au format .docx n'est possible que sur les documents ayant les statuts "Brouillon", "A valider" et "Demande de modification" |
Pour Télécharger un document, suivre les étapes ci-dessous :
À partir de la liste des documents
À partir du menu vertical, cliquer sur "Gestion du portefeuille / Documents", puis 2 possibilités
Soit cliquer sur un document dans la liste
Soit cliquer sur l'icône
, à l'extrémité d'une ligne, puis 2 nouvelles possibilités
Soit cliquer sur "Télécharger en PDF"
Soit cliquer sur "Télécharger en DOCX"
À partir de la vue d'une affaire
À partir du menu vertical, cliquer sur "Gestion du portefeuille / Prospects" ou "/ Clients"
Cliquer sur une affaire, contenant à minima un document, dans la liste
Puis cliquer sur "Voir liste" dans le cadre "Documents", puis 2 possibilités
Soit cliquer sur un document dans la liste
Soit cliquer sur l'icône
, à l'extrémité d'une ligne, puis 2 nouvelles possibilités
Soit cliquer sur "Télécharger en PDF"
Soit cliquer sur "Télécharger en DOCX"
À partir de l'édition d'un document
Le téléchargement d'un document peut se faire directement par la vue d'édition. Pour ce faire, il faut cliquer sur l'icône de téléchargement
sur la droite de l'écran.
Supprimer un document
La suppression d'un document n'est possible que sur ceux ayant le statut "Brouillon" ; Ou les documents en fin de vie ayant le statut "Refusé" ou "Expiré" |
Pour supprimer un document, suivre les étapes ci-dessous :
À partir de la liste des documents
À partir du menu vertical, cliquer sur "Gestion du portefeuille / Documents", puis 2 possibilités
Soit cliquer sur un document dans la liste
Soit cliquer sur l'icône
, à l'extrémité d'une ligne, puis cliquer sur "Supprimer"
À partir de la vue d'une affaire
À partir du menu vertical, cliquer sur "Gestion du portefeuille / Prospects" ou "/ Clients"
Cliquer sur une affaire, contenant à minima un document, dans la liste
Puis cliquer sur "Voir liste" dans le cadre "Documents", puis 2 possibilités
Soit cliquer sur un document dans la liste
Soit cliquer sur l'icône
, à l'extrémité d'une ligne, puis cliquer sur "Supprimer"