Fonctionnalité réservée aux collaborateurs ADMINISTRATEUR
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Le modèle de mission permet de définir un ensemble structuré de tâches qui sera appliqué à un dossier client et réalisé par des personnes prédéfinies. Tous les types de tâches (à l’exception de la demande de validation) peuvent être intégrés dans un modèle de mission.
Les tâches sont liées à une période spécifique :
Début de la mission : X jours ou mois avant ou après la date du début de la mission
Fin de la mission : X jours ou mois avant ou après la date de la fin de la mission
Date personnalisée dite “date relative” : date spécifique à au modèle qui sera remplacée lors de l’application du modèle de mission sur un dossier client
Exemple : “Date d’embauche” dans un modèle lié à l’entrée d’un nouveau collaborateur.
Récurrence mensuelle : tâche récurrente qui sera répétée selon les critères et la fréquence définis
Récurrence hebdomadaire : tâche récurrente qui sera répétée selon les critères et la fréquence définis
Il est possible de gérer des rôles et tags qui seront remplacés lors de l’application du modèle de mission sur un dossier client.
Les rôles
Ils définissent les personnes intervenant sur la tâche en tant qu’Auteur ou Assignés.
Les rôles par défaut commun à l’application sont :
Manager
Responsable client
Associé
Auteur de la mission
Responsable client
Collaborateurs
Clients
Les rôles personnalisés sont spécifiques à un modèle.
Exemple : “Correspondant RH” dans un modèle lié à la gestion de la paie.
Les balises
Ce sont des éléments utilisables au sein du titre ou de la description d’une tâche. Ils commencent toujours par “#”.
Les balises par défauts sont :
#MoisCourant
#PrenomManager
#NomClient
#AnneePrecedente
etc
Les balises personnalisées sont spécifiques à un modèle.
Exemple : #TypeContrat dans un modèle lié à l’entrée d’un nouveau collaborateur
Exemples de mission :
Processus de validation des bulletins de salaire
Déclaration de TVA
Révision annuelle
Entrée d’un nouveau client
Création d’un modèle de mission
Cliquer sur le menu
Cliquer sur le bouton
situé en haut à droite.
Saisir le "Nom" du modèle et la "Description" de la mission.
Renseigner la "Durée en mois" de la mission.
Sélectionner la "Catégorie" de la mission.
Puis cliquer sur
Personnaliser si nécessaire :
Créer un rôle personnalisé saisissant le nom du rôle sur
et valider
Les rôles déjà existants sont :
Créer une balise personnalisée si nécessaire en cliquant sur
puis en saisissant le nom de la balise (le # est généré automatiquement).
Ajouter les tâches en cliquant sur
Compléter les champs de la tâche sur la partie droite.
Une fois renseigné, cliquer sur
Le modèle de mission pourra ensuite être appliqué sur un dossier client via le menu “Missions”.
Voir l’article “Comment mettre en place une mission sur un dossier ?”
Ajouter des tâches à un modèle
Cliquer sur
Sélectionner le type de tâche (pour plus d’information, voir l’article “Comment créer une nouvelle tâche ? (version collaborateur)”)
Remplir les informations demandées en fonction du type de tâche
Remplir les informations spécifiques à la tâche du modèle :
L’auteur sous forme de rôles
Les assignés sous forme de rôles
La coche Confidentialité si seuls les collaborateurs ayant accès au dossier client peuvent voir cette tâche
Date d’échéance :
"Simple" pour les tâches non récurrentes.
"Hebdomadaire" pour les tâches à générer de manière journalière toute les X semaines.
"Mensuel" pour les tâches à générer de manière mensuelle chaque X jour du mois.
Date d’échéance pour les tâches hebdomadaires :
Choisir la fréquence des semaines: par défaut 1
Choisir les jours de récurrence : par défaut vide
Date d’échéance pour les tâches mensuelles, 2 options :
Date relative :
Choisir la fréquence des mois : par défaut 1
Choisir le nombre de jours : par défaut 1
Jour du mois :
Choisir la fréquence : par défaut 1
Choisir le placement du jour : par défaut : “Premier”
Choisir le jour de la semaine : par défaut “Lundi”
Cliquer sur
Répéter l’opération
Puis cliquer sur
pour rendre disponible le modèle
La tâche apparaît alors sous la période sélectionnée.