Le module Achats permet de refuser un document lorsque celui-ci ne peut pas être validé pour diverses raisons. En indiquant un motif de refus clair, les utilisateurs assurent un meilleur suivi et évitent les erreurs dans le circuit de validation.
Pourquoi refuser un document ?
Un document peut être exclu du cycle de validation pour plusieurs raisons :
Des changements sont nécessaires → La facture est attendue mais contient des erreurs ou est incomplète.
Le document est en doublon → La facture a déjà été reçue et traitée.
Le document est illisible → Le fichier reçu est trop flou ou mal numérisé.
Le document n’est pas pertinent → Il ne s’agit pas d’une facture d’achat.
Le document a été adressé au mauvais destinataire → Il doit être redirigé vers la bonne entreprise.
Autre raison → Tout autre motif pouvant être précisé en commentaire.
Refuser le document
Depuis la facture concernée, cliquer sur le bouton Refuser en bas à droite.
Sélectionner le motif du rejet dans la liste proposée.
Ajouter un commentaire puis confirmer le refus en cliquant sur Refuser.
Les motifs de refus et leurs conséquences
Motif | Détail | Impact sur la transmission à la comptabilité |
Nécessite des changements | La facture est attendue mais comporte une erreur ou nécessite un avoir fournisseur. | ✅ Transmis à la comptabilité |
Doublon | La facture a déjà été reçue et traitée. | ❌ Non transmis à la comptabilité |
Illisible | Le document est flou ou mal numérisé. | ⚠ Au choix : transmission ou non |
Document non pertinent | Le fichier ne correspond pas à une facture d’achat. | ⚠ Au choix : transmission ou non |
Mauvais destinataire | La facture a été envoyée à la mauvaise entreprise. | ❌ Le document est supprimé pour des raisons de confidentialité. |
Autre | Tout autre motif à préciser en commentaire. | ⚠ Au choix : transmission ou non |
Voir aussi l’article : "Traiter et valider les factures"