Achats permet de refuser certains documents en justifiant la raison du rejet. Ainsi, les documents pourront être exclus du cycle de validation pour les raisons suivantes :
Lorsque des changements sont nécessaires
Lorsque le document est en doublon
Lorsque le document est illisible
Lorsque le document n'est pas pertinent
Lorsque le document a été adressé au mauvais destinataire
Pour toute autre raison
Refuser le document
Pour cela, depuis la facture, cliquer sur le bouton "Refuser" en bas à droite.
Indiquer le motif du rejet
Enfin, apporter un Commentaire et confirmer en cliquant sur le bouton "Refuser"
Les motifs de refus
Selon le motif de refus sélectionné, le document pourra être envoyé ou non pour comptabilisation.
Motif | Détail | Choix et suite possible |
Nécessite des changements | La facture est attendue mais erronée ou incomplète et peut faire l'objet d'un avoir à venir du fournisseur. | La facture sera envoyée pour comptabilisation. |
Doublon | Facture déjà reçue et transmise. | La facture ne sera pas envoyée pour comptabilisation. |
Illisible | Le document est illisible. | Choix de transmettre ou non le document pour comptabilisation. |
Document non pertient | Le document n'est pas une facture d'achats | Choix de transmettre ou non le document pour comptabilisation. |
Mauvais destinataire | Le document n'est pas envoyé au bon destinataire | Par souci de confidentialité, le document sera supprimé. |
Autre | Tout autre motif qui peut être précisé en commentaire | Choix de transmettre ou non le document pour comptabilisation. |
voir aussi l'article : "Traiter et valider les factures"