Cet article présente la nouvelle fiche salarié (diffusion restreinte ; septembre 2021)
Création d'un nouvel individu
Accès : Paie menu Ressources | Fiche individuelle (new stack)
Cliquer sur le bouton
la fenêtre ci-dessous s'affiche :
Présentation générale
La saisie des informations de l’individu est découpée en 5 sections appelées « Step » :
Identité
Etat civil
Coordonnées bancaires
Comptabilité et fiscalité
Contacts et ayants droit.
Un ascenseur vertical est présent à droite de la fenêtre afin de permettre l’affichage des champs si la fenêtre active ne peut afficher tous les éléments sur l’écran.
Sur l’affichage initial de la Step, les champs obligatoires sont indiqués avec un astérisque * ; certains champs peuvent ne pas s’afficher sur l’écran s’il sont conditionnés à la sélection par l’utilisateur d’une information sur un autre champ (exemple : la saisie d’une nationalité étrangère dans la Step Etat civil affiche des champs supplémentaires sur cette Step afin de renseigner et titre de séjour et date d’expiration).
Le bouton suivant (en bas à droite) permet de passer à l’étape suivante à la condition que les informations obligatoires de l’étape actuelle soient remplies : dans le cas contraire, les champs obligatoires non renseignés sont mis en évidence en rouge, de même en cours de saisie lorsque l’utilisateur sort d’un champ obligatoire (clic souris ou tabulation):
Si la saisie des champs obligatoire est complète, la Step suivante s’affiche.
Le bouton Annuler présent sur chaque Step (en bas à gauche) permet d’abandonner la création de l’individu, un message de confirmation s’affiche pour confirmer l’abandon de la saisie :
Oui, le traitement est abandonné et toute la saisie effacée, l’utilisateur revient sur la liste des individus.
Non, l’écran actuel redevient disponible, l’utilisateur peut poursuivre la saisie.
Step Identité
Civilité : Obligatoire, sélectionner une valeur dans la liste déroulante (cliquer dans le champ ou icone
)
Nom : obligatoire
Nom de naissance : facultatif saisir le nom de jeune fille pour les femmes mariées
Prénom : obligatoire
Pseudonyme : facultatif
N° et nom de la rue : obligatoire
Immeuble : facultatif, 2ème ligne d’adresse
Commune, lieu-dit : facultatif, 3ème ligne d’adresse
Code postal : obligatoire
Code Insee : obligatoire, alimenté automatiquement selon le code postal renseigné, modifiable (un code postal peut correspondre à des codes Insee différents)
Ville : obligatoire, alimenté automatiquement selon le code postal renseigné
Notez : si vous modifiez le code postal en cours de saisie, les champ codes Insee et ville sont modifiés dynamiquement.
Mobile : facultatif
Téléphone : facultatif
E-mail : facultatif
Step Etat civil
Numéro de sécurité sociale : 13 chiffres obligatoires. La saisie du numéro de sécurité sociale permet à l’application de remplir automatiquement les 5 champs suivants
Sexe : obligatoire, alimenté selon le numéro S.S (position 1)
Jour, mois Année : seul le jour de naissance ; saisissable et modifiable. Les mois et année de naissance sont alimentés selon le numéro S.S saisit (Mois position 5-6, Année position 2-3).
Commune : facultatif, alimenté par le numéro S.S (position 8-10)
Département naissance : obligatoire, alimenté par le numéro S.S (position 6-7)
Pays : obligatoire, alimenté par France si numéro de S.S (position 6-7) différent de 99. Dans le cas contraire, sélectionner le pays de naissance dans la liste déroulante.
Nationalité : sélectionner la nationalité dans la liste déroulante. Si l’utilisateur renseigne une valeur autre que Française, 3 champs supplémentaires facultatifs s’affichent
Type de titre de séjour : sélectionner la valeur appropriée dans la liste déroulante
Numéro du titre de séjour : (fournit par la préfecture)
Date de fin de validité : (fournit par la préfecture)
Situation familiale : facultatif, sélectionner la valeur appropriée dans la liste déroulante
Niveau de diplôme obtenu : facultatif
Nombre de personnes à charge : facultatif
Nombre d’enfants à charge : facultatif
Lien de parenté
Notez : les trois champs ci-dessus ne sont pas en lien avec la saisie des ayants droits (Step Contacts et ayants droit). Le bouton information
affiche une infobulle permettant d’en savoir plus sur le champ
Step coordonnées bancaires
Cette step permet de saisir le mode de paiement (rib principal si virement) et d’ajouter un rib secondaire.
Mode de paiement : modifiable, alimenté par défaut par le mode règlement définit dans le menu Paramètres/Préférence/Paie.
Les champs suivants sont à remplir uniquement si le mode de paiement est virement
Bénéficiaire du RIB principal
Nom de la banque
IBAN
BIC
Montant (solde du bulletin) : accessible uniquement si l’utilisateur saisit un RIB secondaire.
Le bouton
RIB secondaire permet de saisir un deuxième mode de paiement :
Step Comptabilité et fiscalité
Cette step permet de saisir les informations nécessaire à la comptabilité, barème du PAS et domicile fiscal.
Domicile fiscal : alimenté par défaut à France si l’adresse est située en France. Dans le cas contraire sélectionner l’option appropriée dans la liste déroulante.
Barème PAS : alimenté par défaut à <<Barème métropole.
Code analytique :
Compte de salaire net
Compte de salaire brut
Compte d’acompte
Compte d’opposition
Contacts et ayants droit
Ecran affiché au démarrage et sans contact paramétré :
Cliquer sur le bouton ajouter contact et/ou ayant droit la fenêtre ci-dessous s'affiche
Il est possible de sélectionner/désélectionner une ou plusieurs cartes pour définir au préalable le type d’ayant-droit, ou le définir en cours de saisie. Dans l’exemple ci-dessous, création d’un enfant ayant-droit :
1. Cliquer sur les cartes Ayant droit, Enfant
2. Cliquer sur le bouton Suivant pour afficher la fenêtre de saisie du contact
Remplir au minimum les informations obligatoires puis cliquer sur le bouton Enregistrer. Les informations de l’ayant-droit s’affichent ensuite :
AJOUTER UN AUTRE AYANT DROIT
Le bouton Ajouter une personne apparait lorsqu’au moins 1 ayant droit/contact a été saisi. Il permet d’ajouter un contact supplémentaire.
MODIFIER OU SUPPRIMER UN CONTACT/AYANT DROIT EXISTANT
Survoler avec la souris n’importe quelle zone permet de faire apparaitre deux boutons supplémentaires en fin de ligne :
Le bouton
permet de modifier l’ayant-droit sélectionné
Le bouton
permet de supprimer un ayant-droit après confirmation :
Cliquer sur le bouton Supprimer pour supprimer définitivement le contact, ou Annuler pour abandonner l’opération en cours.
La création de l’individu est terminée : en bas à droite, le bouton Retour permet de revenir à une step pour effectuer des modifications sans perdre la saisie en cours, le bouton Valider la fiche enregistre et créé l’individu dans le dossier.
Une notification verte « Une personne a été créée » s’affiche en haut à droite. En cas d’erreur une notification rouge s’affiche et détaille l’erreur :
Une fois l’individu créé, une « carte » de l’individu s’affiche avec son Prénom Nom :
Récapitulatif de l’individu
Le bouton VOIR LE RECAPITULATIF affiche dans une fenêtre disposant d’un ascenseur vertical le résumé de la fiche individu :
Contrat de l'individu
Le bouton NOUVEAU CONTRAT permet sans sortir de l’écran la création d’un contrat pour l’individu et d’accéder à l’assistant de création du contrat (voir ci-après).
Document(GED)
Le bouton Document permet sans sortir de l’écran d’accéder à l’outil d’importation de document associé au salarié (voir ci-après).
Création d'un contrat de travail
La création d’un nouveau contrat est possible :
Lors de la création de l’individu avec le bouton Nouveau Contrat
disponible dans l’assistant de création d’un individu
Depuis les commandes Nouveau contrat disponibles sur la carte d’un individu ou d’un salarié, depuis la commande Dupliquer disponible dans carte contrat du salarié
Carte Individu Carte salarié Contrat existant de cette carte salarié
Dans tous les cas, cliquer sur le bouton/commande de menu dirige l’utilisateur vers l’assistant de création d’un contrat :
Présentation générale
La saisie des informations du contrat est découpée en 7 sections appelées « Step » :
Général
Période et nature de contrat
Salaire
Congés
Déclaratif
Affiliation
RH.
Un ascenseur vertical est présent à droite de la fenêtre afin de permettre l’affichage des champs si la fenêtre active ne peut afficher tous les éléments sur l’écran.
Sur l’affichage initial de la Step, les champs obligatoires sont indiqués avec un astérisque * ; certains champs peuvent ne pas s’afficher sur l’écran s’il sont conditionnés à la sélection par l’utilisateur d’une information sur un autre champ.
Le bouton suivant (en bas à droite) permet de passer à l’étape suivante à la condition que les informations obligatoires de l’étape actuelle soient remplies : dans le cas contraire, les champs obligatoires non renseignés sont mis en évidence en rouge, de même en cours de saisie lorsque l’utilisateur sort d’un champ obligatoire (clic souris ou tabulation):
Si la saisie des champs obligatoire est complète, la Step suivante s’affiche.
Le bouton Annuler présent sur chaque Step (en bas à gauche) permet d’abandonner la création du contrat, un message de confirmation s’affiche pour confirmer l’abandon de la saisie :
Oui, le traitement est abandonné et toute la saisie effacée, l’utilisateur revient sur la liste des contrats.
Non, l’écran actuel redevient disponible, l’utilisateur peut poursuivre la saisie
Step Général
Général
Date de début : renseigner la date de début du contrat de travail.
Etablissement : obligatoire, par défaut reprend l’établissemt paramétré dans le dossier ??
Département : facultatif (champ libre paramétré dans le menu DP/Social/Département)
Service : facultatif (champ libre paramétré dans le menu DP/Social/Service).
CCN applicable : obligatoire, reprend la CCN paramétrée dans l’onglet social du menu DP/Social/Etablissement) de l’établissement affecté au salarié.
Libellé convention : modifiable, reprend le libellé personnalisé de la CCN paramétrée dans l’onglet social du menu DP/Social/Etablissement) de l’établissement affecté au salarié.
Fonction : obligatoire, saisie manuelle par l’utilisateur
Qualification : facultatif, saisie manuelle par l’utilisateur
Matricule : obligatoire, modifiable. Par défaut 8 caractères (3 premières lettres du nom + code numérique incrémenté)
Emploi code PCS : obligatoire, sélectionner la valeur appropriée dans la liste déroulante.
Complément PCS : champ conditionné à certains emplois
Classification
Si la classification doit être saisie manuellement, cocher la case « Classification manuelle », 12 champs s’affichent dans cette section afin de saisir la classification du salarié.
Si la classification est modélisée dans la CCN, sélectionner un élément de la liste déroulante. Selon la CCN au moins 2 champs non modifiables apparaissent avec les valeurs correspondantes.
Adresse de travail
Par défaut, l’adresse de travail du salarié correspond à l’adresse de l’établissement d’affectation. Si ce n’est pas le cas, cocher la case « lieu de travail différent de l’établissement d’affectation » ; renseigner les coordonnées de l’établissement. Il convient ensuite de renseigner le champ « DSN mise à disposition externe » (valeur par défaut : non concerné)
Période et nature de contrat
Entrée
Date de début : non modifiable, correspond à la date de début de contrat (step Général)
Heure d’entrée : renseigner l’heure au format 00 :00
Motif de début : obligatoire, par défaut Embauche
Durée période d’essai : facultatif, sélectionner la durée dans la liste déroulante. Il est possible de renseigner une deuxième période (cocher la case « Renouvellement période d’essai »)
Date de fin période d’essai : non modifiable, calculé automatiquement selon la durée paramétrée.
Date d’ancienneté société : obligatoire, calculé automatiquement et modifiable.
Date d’ancienneté groupe, profession : facultatif (requis par certaines conventions).
Réduction ancienneté (en mois)
Nature du contrat
De nombreux champs dans cette section ont un impact sur les rubriques apportées sur le bulletin et donc sur le calcul du bulletin de paie ; veillez à remplir soigneusement ces informations. |
Statut : obligatoire, sélectionner la valeur appropriée dans la liste déroulante.
Exonération particulière : valeur Aucune par défaut, Permet de paramétrer les exonérations de charges et réductions. Ce champ est également conditionné par le Type de contrat (certains contrats déclenchent une exonération).
Statut retraite : obligatoire et modifiable. Il est conditionné à la zone statut. Exemple si employé, la valeur proposée par défaut sera Non cadre.
Nature du contrat : Choisissez la valeur appropriée parmi :
CDD. Si sélectionné, 3 cases à cocher apparaissent en-dessous :
Terme imprécis
Senior
Etudiant
CDI
Sans (nouvelle valeur)
Date de fin de la durée minimale : ce champ obligatoire apparait seulement pour la nature du contrat CDD à terme imprécis.
Motif de recours : ce champ obligatoire apparait seulement pour la nature du contrat CDD
Date de renouvellement du CDD : champ facultatif, apparait seulement pour la nature du contrat CDD.
Type de contrat : obligatoire ; la sélection de certains types met à jour le champ Exonération particulière également.
Type de travail : obligatoire, sélectionner la valeur appropriée dans la liste déroulante.
A domicile, vacataire : affiche en dessous le champ conditionné Type de Plafond.
Intermittent : affiche en dessous le champ conditionné Secteur Intermittent.
Taux AT : obligatoire. Par défaut reprise du taux AT paramétré pour l’établissement si un seul taux existe ; sinon choisir la valeur dans la liste déroulante. Il n’est pas possible de renseigner ce champ si le taux AT n’a pas été déclaré au préalable dans l’établissement.
Taux versement mobilité : par défaut reprend la valeur paramétrée pour l’établissement (si concerné).
DSN aménagement temps de travail : obligatoire
Alsace Moselle : case à cocher facultative
Retraité(e) : case à cocher facultative
Type exonération : facultatif permet de renseigner les types d’exo établissement ou LODEOM, ZRR, etc.
Statut BOETH : valeur Non concerné par défaut.
Sortie
Date de fin prévisionnelle : obligatoire si nature du contrat = CDD
Date de fin : renseigner la date de départ effective du salarié
Date du dernier jour travaillé payé : obligatoire si la date de fin est renseignée
Motif de rupture du contrat : obligatoire si la date de fin est renseignée
Date de signature de la convention rupture : conditionnée à certains motifs de rupture contrat
Date de notification : conditionnée à certains motifs de rupture de contrat
Date d’engagement procédure : conditionnée à certains motifs de rupture de contrat
Continuité du contrat : case à cocher à utiliser pour la poursuite d’un CDD en CDI (voir ci-après). Si cochée, les champs date du dernier jour travaillé payé et motif de rupture de contrat ne sont plus accessibles
DSN – Maintien au contrat collectif
Type de préavis
Date de début du préavis, date de fin du préavis. A renseigner si Type de préavis différent de « salarié non concerné ».
Type deuxième préavis : conditionné à la saisie d’une durée de premier préavis.
Salaire
Salaire
Type salaire : obligatoire, sélectionner la valeur appropriée dans la liste déroulante. Un changement de valeur provoque la réinitialisation des champs Salaire, Nombre d'heures/jours, Salaire horaire : les champs ci-dessous sont dynamiques et leur saisie est possible selon le type de salaire renseigné.
Nombre d'heures/jours : conditionné au champ type de salaire = Horaire, mensuel brut, forfait jours, heures
Type de forfait : conditionné au champ Type de salaire = Forfait heures
Début d'annualisation : conditionné au champ Type de salaire = Forfait jours
Salaire : champ saisissable sauf si Type de salaire = Horaire
Salaire horaire : automatiquement calculé selon le type de salaire sélectionné et les valeurs saisies sur les champs Salaire, Nombre heures/jours
Horaire collectif : obligatoire, 151,67 par défaut
Taux d'abattement : facultatif
Nombre de points ou UV : facultatif
Payé au trimestre : facultatif
Détail du temps de travail
Cette section permet de gérer le calendrier de travail du salarié ainsi que les jours fériés.
Par défaut Idem société : reprise du calendrier définit comme calendrier par défaut pour la société (menu Paramètres/Préférences/Calendrier).
Personnalisé : saisie manuelle d’un calendrier pour le salarié
Autre : sélection d’un autre calendrier que celui paramétré par défaut pour la société
accès à la personnalisation journalière d’un calendrier afin de définir des horaires spécifiques, etc.
Des duplications sont possibles. Pour en savoir plus sur le calendrier, la gestion des jours fériés, consulter la notice spécifique.
Congés
Les 2 sections (Congés - RTT) permettent de personnaliser au niveau du salarié les paramétrages définit au niveau de la société. Cocher la case Paramétrage personnalisé des CP ou Paramétrage personnalisé des RTT pour afficher le parmétrage existant et le personnaliser.
Déclaratif
Pour les images, pas de saut de ligne avant mais un saut de ligne après
Les bulles
2 modèles de bulles sont accessibles dans les templates :
Un saut de ligne est à prévoir avant et après chaque bulle.
La bulle Infos / Tips |
La bulle Warning |
Wording et mise en forme
Les verbes utilisés pour décrire une action à réaliser par l'utilisateur sont à mettre à l'infinitif et en gras comme dans l'exemple ci-dessous :
Ouvrir le lanceur d’application (en haut à droite du portail)
Cliquer sur l’icône de l’application Documents
Sélectionner l’espace dans lequel envoyer les documents (espaces “Mes documents”, “Entreprises” ou “Utilisateurs”) puis 2 possibilités :
Soit glisser/déposer directement les documents dans l’application
Soit cliquer sur l’icône puis :
Soit glisser/déposer les documents dans la fenêtre qui vient de s’ouvrir
Soit cliquer sur pour ouvrir un explorateur de fichier
Les termes les plus importants sont à mettre en gras pour permettre une lecture rapide.
Les images dans les listes
Sélectionner l’espace dans lequel envoyer les documents (espaces “Mes documents”, “Entreprises” ou “Utilisateurs”) puis 2 possibilités :
Soit glisser/déposer directement les documents dans l’application
Soit cliquer sur l’icône