La demande de document permet d'envoyer une demande de justificatif aux clients concernant des mouvements (non lettrées) sur les comptes suivants :
Comptes d'attente (470, 471, 472 & 473)
Comptes fournisseurs (401)
Comptes clients (411)
Cette demande de document est adressée à l'application Tâches. Chaque document déposé par un client est envoyé dans l'application Image.
Les mouvements qui remontent via cette fonctionnalité sont non lettrées. Une fois le lettrage ou lettrage partiel effectué, ils disparaissent de la demande de documents. Une modification de compte vers un compte autre que ceux cités plus haut fait disparaitre également la
La mise à jour de l'indicateur demandes de documents se fait au - chargement des pages : - Panel demandes de documents - Envoyer une demande - synchronisation quotidienne et nocturne : - Suivi de la production, colonne demande de documents - suivi de la production, colonne document comptes d'attente
Consultation et envoi des demandes de documents
1 - Consultation des demandes
Depuis votre suivi de production, vous pouvez accéder au détail des mouvements depuis cette icône
qui se trouve dans la colonne "Demandes de documents".
Au clic, le panel de demandes de documents s'ouvre avec le détail des mouvements concernés ainsi qu'une redirection vers la demande (tâche client) lorsque celle-ci est en cours. C'est depuis ce panel que l'envoi des demandes est accessible.
L'indicateur demandes de documents affiché dans le suivi de la production reprend tous les mouvements éligibles sur les exercices ouverts du dossier. Une fois le panel demandes de documents ouvert, un filtre par défaut est appliqué : affichage des mouvements des 90 jours derniers jours. Le même filtre est actif dans l'écran suivant d'envoi de demandes.
Dans les différentes vues, un tri par défaut (non modifiable) est fait en regroupant les mouvements par numéro de compte.
2 - Envoyer une demande
Différentes informations sont affichées pour chaque demande :
Journal source : le journal sur lequel le mouvement est saisi en comptabilité
Date : la date du mouvement
Compte : le type de compte (attente, fournisseur, client), n° de compte
Montant : le montant du mouvement
Détails* : le message à destination du client
Journal de destination* : le journal de destination du document dans l'application Image
Assigné(s)* : le client destinataire de la demande
Statut : le statut de la demande. Une redirection est disponible pour toute demande "En cours"
*(éditable/ obligatoire)
L'assignation d'un journal de destination est faite par défaut en fonction des critères du mouvement concerné. Chaque collaborateur à la responsabilité de vérifier cette information et de la mettre à jour au besoin.
En complément : Dans le cas où plusieurs journaux d'une même nature existent, la première occurrence trouvée est celle qui est sera définie sur la demande.
L'assignation d'un client est faite par défaut lorsque seulement un utilisateur client est paramétré sur le dossier (portail admin).
Si le dossier comporte plus d'un utilisateur client, il faut assigner le destinataire à la demande. Cette action peut se faire unitairement ou en passant par l'action de modification en masse disponible au clic sur les cases à cocher se trouvant en début de ligne :
Chaque demande est également éditable individuellement au double-clic sur les cellules éditables (Détails, Journal de destination, Assigné(s)).
Il est aussi possible de modifier la/les demandes au clic sur le bouton d'édition présent en fin de ligne.
Les actions en masse disponibles sont : - l'assignation d'un journal de destination - l'assignation d'un client - l'envoi de demande (25 lignes maximum par envoi) Il faut au préalable avoir sélectionné les lignes voulues avec la case à cocher en première colonne.
3 - Accéder à une demande déjà envoyée
Pour le client assigné, un envoi de demande de documents se traduit par la création d'une tâche dans l'application Tâches.
Les tâches ainsi créées sont regroupées par date d'envoi (+ 1 jour) et ordonnées alphabétiquement par libellé de compte.
Le statut "En cours" apparaît une fois la demande de documents envoyée, que ce soit dans le panel depuis le suivi de la production ou au niveau des demandes de documents elles-mêmes :
Pour accéder à la demande dans Tâches, il suffit de cliquer sur l'icône encadrée ci-dessus. La demande s'ouvrira dans Tâches dans un nouvel onglet du navigateur.
Notifications des fermetures de tâches
La génération des notifications de clôture/modifications des demandes est faite chaque nuit.
1 - Mouvement lettré en comptabilité
Une fois le mouvement à l'origine de la demande lettré dans l'application de comptabilité, une notification apparait au dessus du tableau des demandes pour signifier que la demande et la tâche ont été fermées.
2 - Mouvement modifié en comptabilité
Dans le cas ou le mouvement à l'origine de la demande est modifié dans l'application de comptabilité (réaffectation, suppression de l'écriture, etc.), une notification apparait au dessus du tableau des demandes pour signifier que la demande et la tâche ont été fermées.
Demande de document, le flux de travail
1 - Collaborateur : l'envoi
Des documents sont manquants pour pouvoir comptabiliser des mouvements. Une demande de document est envoyée depuis Pilotage pour 1 ou plusieurs mouvements.
2 - Client : réception des tâches à traiter
Une notification par email est reçue à J+1 afin de signifier au client qu'il à une ou des tâches à traiter.
Réglage nécessaire pour que le client soit notifié : dans "mon compte" le champ Mode de réception doit être renseigné comme suit
3 - Client : traitement de la tâche
Cas 1 : Le client ajoute le/les documents ou apporte une justification écrite puis ferme la tâche.
Cas 2 : Le client marque comme non-applicable la demande. Ajoute un commentaire pour justifier son choix et initie alors un échange avec le collaborateur.
4 - Collaborateur : vérification du document
Cas 1 : Je constate que la tâche est résolue. Réception du document dans le journal de destination sur Image. Ajout d'information au besoin puis comptabilisation du mouvement.
Cas 2 : Rejet du document.
5 - Collaborateur : lettrage ou modification/suppression du mouvement
Cas 1 : Le lettrage est effectué sur le ou les mouvements concernés.
Cas 2 : Une modification est effectuée (réaffectation, suppression d'écriture, etc. ) sur le mouvement.
6 - Collaborateur & client : demande de document terminée
La demande de document est terminée du côté du Collaborateur. Si la tâche n'a pas été fermée au préalable par le client, elle est fermée au même moment.
Cas limites
La suppression ou modification d'une tâche depuis l'application Tâches n'est pas répercutée dans pilotage.
Une tâche définie comme non applicable par le client ne notifie pas pilotage.
Un commentaire défini sur une tâche n'est pas notifié dans pilotage.
Un mouvement dont la tâche associée est fermée, qui par la suite est dé-lettré, apparaitra dans la liste des demandes avec un statut "Lettré". ( panel + demande de documents).