Fonctionnalité réservée aux collaborateurs du cabinet comptable
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Lorsqu’un document est manquant, il est possible de faire “une demande de document”.
Demande de document
Sélectionner l’espace
Cliquer sur le bouton “Demande de document”
Un nouvel onglet s’ouvre sur l’application Tâches où il est nécessaire de remplir les champs suivants :
Le dossier client est prérempli, mais modifiable si l'utilisateur a accès à plusieurs dossiers.
Le titre de la demande
La description, si nécessaire.
Ajouter une pièce jointe si besoin.
La date d'échéance à laquelle le document doit être transmis.
L'appartenance à un groupe de tâches si il a été préalablement était crée.
Voir l'article : "Comment créer un groupe de tâches ?"La Destination du document demandé, soit "À archiver dans Documents" ou "À comptabiliser dans Image"
Pour un document "À archiver dans Documents", Sélectionner le type de document à archiver ainsi que sa visibilité.
Pour un document "À comptabiliser dans Image", Sélectionner le journal comptable dans lequel le document sera transmis.
Assigner un ou plusieurs utilisateurs qui devront transmettre le document demandé.
Abonner si nécessaire un ou plusieurs utilisateurs qui pourront suivre la tâche.
Cocher si besoin la partie "Confidentielle" si uniquement les collaborateurs ayant accès au dossier client peuvent voir cette tâche.
Dans la partie "Dépendances", il est possible d'enregistrer des blocages de documents par d'autres documents.
Cliquer ensuite sur
D’autres options sont disponibles, pour plus d’informations.
voir l'article : "Comment créer une nouvelle tâche ?" |
Les personnes assignées pourront alors valider la tâche afin de répondre à la demande de document.
Dès l'ajout du document à la tâche, celui-ci sera automatiquement classé
voir l'article : "Comment clôturer une tâche ?"