Le catalogue de Fact est un outil essentiel pour optimiser la gestion des articles et prestations à facturer. Lors de la création d'une facture, il permet d'appeler directement les articles et catégories du catalogue, évitant ainsi la ressaisie manuelle des informations. Cette approche garantit un gain de temps significatif et limite les erreurs de saisie.
Ce catalogue est structuré sur 2 niveaux :
Les catégories représentent une gamme ou une famille d'articles.
Les articles correspondent aux biens ou prestations à facturer. Chaque article est obligatoirement rattaché à une catégorie préalablement créée
Prérequis : Créer au moins une catégorie
Pour pouvoir créer un ou plusieurs articles dans le catalogue, il est indispensable de commencer par créer les catégories. En effet, chaque article doit obligatoirement appartenir à une catégorie pour garantir une organisation claire et structurée du catalogue. Cette étape préalable permet de classifier les articles et d'assurer une navigation fluide et intuitive.
voir l'article : Créer et gérer une catégorie
Créer un article
Aller dans le menu Catalogue puis créer sur Créer > Nouvel article
Renseigner les informations de l'article :
Catégorie : Pour rattacher l'article à sa catégorie
Référence de l'article : Elle doit être unique pour chaque catégorie.
Libellé de l'article : Nom de l'article
Description (non obligatoire) : Informations complémentaires sur l'article
Informations tarifaires : Prix unitaire HT, TTC, prix d'achat
Taux de TVA : S'appliquera par défaut lors de l'ajout de cet article dans un document.
Comptes de vente par taux de TVA : Permet de définir les comptes à utiliser pour le transfert en comptabilité.
Pour plus d'informations sur les comptes de vente et les taux de TVA, se rapprocher du cabinet comptable.
Cliquer sur Créer pour finaliser la création.
Modifier, supprimer ou archiver un Article
Modifier un article
Cliquer sur le bouton "3 petits points" situé à droite de l'article et cliquer sur Modifier.
Apporter les modifications souhaitées dans la fenêtre d'édition.
Cliquer sur Enregistrer pour valider les changements.
Supprimer un article
Un article ne peut pas être supprimé s'il a déjà été utilisé dans un document.
Alternative : Il est possible d'archiver un article au lieu de la supprimer.
Archiver un article
L'archivage d'un article permet de la désactiver.
Conséquence de l'archivage :
Un article archivé n'est plus suggéré lors de la création ou l'édition d'un nouveau document.
Réactiver un article archivé
Un article archivé peut être activée s'il doit de nouveau être utilisé.
Résumé des actions disponibles
Action | Description |
Créer un article | Ajouter un nouvel article avec ses paramètres. |
Modifier un article | Modifier le libellé, le taux de TVA ou d'autres informations. |
Supprimer un article | Possible uniquement si aucun article n'a été utilisé dans un document. |
Archiver un article | Désactive l'article. |
Activer un article archivé | Réactiver un article archivé pour un nouvel usage. |