Le catalogue de Fact est un outil essentiel pour optimiser la gestion des articles et prestations à facturer. Lors de la création d'une facture, il permet d'appeler directement les articles et catégories du catalogue, évitant ainsi la ressaisie manuelle des informations. Cette approche garantit un gain de temps significatif et limite les erreurs de saisie.
Ce catalogue est structuré sur 2 niveaux :
Les catégories représentent une gamme ou une famille d'articles.
Les articles correspondent aux biens ou prestations à facturer. Chaque article est obligatoirement rattaché à une catégorie préalablement créée
voir l'article : Créer un article
Créer une catégorie
Aller dans le menu Catalogue puis créer sur Créer > Nouvelle catégorie
Renseigner les informations de la catégorie :
Référence de la catégorie : Elle doit être unique pour chaque catégorie.
Taux de TVA : S'appliquera par défaut aux articles rattachés à cette catégorie.
Libellé de la catégorie : Nom de la catégorie.
Description (non obligatoire) : Informations complémentaires sur la catégorie.
Comptes de vente par taux de TVA : Permet de définir les comptes à utiliser pour le transfert en comptabilité.
Pour plus d'informations sur les comptes de vente et les taux de TVA, se rapprocher du cabinet comptable.
Cliquer sur Créer pour finaliser la création.
Modifier, supprimer ou archiver une Catégorie
Afficher les articles d’une catégorie
Cliquer sur la catégorie pour afficher les articles rattachés.
Modifier une catégorie
Cliquer sur le bouton "3 petits points" situé à droite de la catégorie.
Apporter les modifications souhaitées dans la fenêtre d'édition.
Cliquer sur Enregistrer pour valider les changements.
Supprimer une catégorie
Une catégorie ne peut pas être supprimée si un article qui y est rattaché a déjà été utilisé dans un document.
Alternative : Il est possible d'archiver une catégorie au lieu de la supprimer.
Archiver une Catégorie
L'archivage d'une catégorie permet de la désactiver tout en conservant les articles qui y sont rattachés.
Conséquence de l'archivage :
Tous les articles appartenant à la catégorie seront également archivés.
Une catégorie archivée n'est plus suggérée lors de la création d'un nouvel article.
Elle n'est plus proposée lors de la création ou l'édition de documents.
Réactiver une catégorie archivée
Une catégorie archivée peut être activée si elle doit de nouveau être utilisée.
Résumé des Actions Disponibles
Action | Description |
Créer une catégorie | Ajouter une nouvelle catégorie avec ses paramètres. |
Modifier une catégorie | Modifier le libellé, le taux de TVA ou d'autres informations. |
Afficher les articles associés | Visualiser les articles liés à une catégorie spécifique. |
Supprimer une catégorie | Possible uniquement si aucun article n'a été utilisé dans un document. |
Archiver une catégorie | Désactive la catégorie et les articles associés. |
Activer une catégorie archivée | Réactiver une catégorie archivée pour un nouvel usage. |