Ce paramétrage n'est disponible qu'aux utilisateurs ayant accès aux réglages de la comptabilité.
Le paramétrage automatique des comptes comptables permet de gagner du temps et de réduire les erreurs lors de la création des fiches clients. Contrairement au mode manuel, où l'utilisateur doit sélectionner ou créer un compte pour chaque client, l'option automatique génère automatiquement un compte basé sur des critères définis (préfixe, référence et longueur). Cela garantit une numérotation cohérente et facilite la gestion des comptes, particulièrement utile pour les entreprises avec un grand nombre de clients. Ce guide explique comment configurer cette option et tirer parti du mode automatique pour optimiser la gestion comptable des clients.
Accès à ces paramètres
Le paramétrage de la création des comptes comptables des clients est accessible depuis le menu Réglages > Comptabilité > Onglet Clients > Section Gérer les comptes clients.
Deux modes de gestion sont proposés pour la création des comptes clients : Manuel ou Automatique.
Mode manuel (mode par défaut)
Dans ce mode, aucun compte comptable n’est proposé automatiquement.
Lors de la création d’une fiche client :
Le champ "compte" reste vide par défaut.
L'utilisateur peut choisir de :
Laisser le champ vide pour un transfert futur sur un compte client par défaut.
Sélectionner un compte existant depuis une liste déroulante.
Créer un nouveau compte en sélectionnant "Nouveau compte", ce qui génère une proposition manuelle.
Mode automatique
Dans ce mode, le système propose automatiquement un compte comptable basé sur des règles définies.
Paramètres du mode automatique
Préfixe du compte :
Correspond au numéro racine défini dans le logiciel de comptabilité.
Il est impératif que ces racines soient correctement paramétrées en amont en comptabilité.
Référence pour compléter le numéro de compte :
Peut être basée sur :
La raison sociale ou le nom du client.
Le code client (exemple : C-0001).
Longueur maximale du numéro de compte :
Détermine la taille totale du numéro généré (préfixe + référence).
A noter : Les comptes clients sont directement créés et synchronisés avec le logiciel de comptabilité au moment de l’enregistrement de la fiche client. Cela garantit une intégration fluide et une gestion comptable cohérente dès la création.
Spécificités de la création d'un client en fonction des droits d'accès
Le comportement lors de la création des clients varie selon les droits d'accès de l'utilisateur. Voici les distinctions principales :
Avec accès aux réglages de la comptabilité
Mode automatique | Mode manuel |
La création automatique est visible, et l'utilisateur peut ajuster ou valider la proposition. | Aucune proposition de compte n’est effectuée par défaut. Le champ est en mode "compte existant". |
L'utilisateur peut :
| L'utilisateur peut :
|
Sans accès aux réglages de la comptabilité
Mode automatique | Mode manuel |
La proposition de compte comptable n'est pas affichée à l'utilisateur, mais un compte est automatiquement créé lors de l’enregistrement de la fiche client. | Aucun compte n’est généré automatiquement, et le champ reste vide. Le compte client par défaut est utilisé lors des transferts comptables. |
Gestion des doublons
En cas de clients ayant un même nom, le système gère automatiquement les doublons :
Si un compte client existe déjà (ex.
411DURAND), un compte alternatif est proposé en incrémentant le numéro (ex.411DURAN1).
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