Configuration et lancement des fichiers d’import de document
Prérequis
L'importation de documents doit être effectuée dossier par dossier en utilisant des fichiers de configuration.
L'importation de documents dans un dossier nécessite deux fichiers :
Un fichier de configuration au format .xlsx
Un fichier .zip avec le contenu des document du dossier
Télécharger le fichier de configuration
 | Sélectionner le dossier dans document Puis cliquer sur le bouton Import archive
Le bouton archive est visible uniquement avec un collaborateur qui a le rôle Level 3
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Cliquer sur le bouton Exporter
afin de télécharger le fichier .xlsx
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Fichier de configuration
Ce fichier comporte 3 colonnes
Path | Slug | Source |
L'arborescence des documents est définie en fonction du répertoire de stockage, de l'exercice fiscal et du mois correspondant.
Un exemple pour les bulletins de salaire Social/ Année fiscale/Bulletins de salaire/Mois/type de document bulletins de salaire | C'est l'identifiant unique interne attribué à chaque type de document.
⚠️ Il est important de ne pas modifier le contenu de cette colonne. Une modification de ces slugs engendrera forcément des erreurs | Afin de retranscrire l’arborescence contenu dans l’archive sujette à la migration.
Le contenu du
fichier .zip pour associer chaque fichier à son type de document.
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Préparation des fichiers
Voici un exemple simple concernant la configuration des deux fichiers d'importation.
Dans le fichier .zip, vous trouverez un dossier intitulé BS.
Ce dossier BS, inclus dans le fichier zip, contient les bulletins de salaire de chaque employé relatifs à ce dossier.
Dans la colonne "Source" du fichier de configuration, vous devez indiquer le chemin vers le répertoire BS.
Si ce répertoire n'est pas situé à la racine du fichier zip, il est nécessaire de spécifier le chemin complet (par exemple: dossierxxxx/BS).
Import des 2 fichiers
Importer les 2 fichiers | |
| Tant que les deux fichiers ne sont pas téléchargés, il n'est pas possible de passer à l'étape suivante. |
Vérification de la migration des documents
Interface de migration de l'arborescence d'une entreprise
Se positionner dans le menu Paramètres
Sélectionner le menu Interface de migration de l'arborescence d'une entreprise |
Cette interface permet de visualiser le statut de la migration des documents
Ce bouton permet de rafraîchir le statut de migration des documents |
Une fois la migration achevée et en se positionnant avec la souris, l'état des fichiers importés est visible.
Il existe trois types d'états :
Succès : le fichier a été correctement migré dans l'application de documents.
Ignorés : le fichier n'a pas été migré car il existe déjà dans l'application de documents ou que le chemin n’est pas configuré dans le fichier de configuration.
Bloqués : le fichier n'est pas autorisé à l'importation dans l'application de documents.
Un rapport sur la migration est disponible en cliquant sur ce bouton |
Rapport sur la migration
Le rapport de migration est un fichier csv
Nous avons 5 colonnes
On retrouve les 3 colonnes du fichier de configuration
Path
Slug
Source
et 2 autres nouvelles colonnes
Status
Reason
Status et reason du fichier rapport de migration
On retrouve l’état des fichiers dans la colonne status comme expliqué précédemment.
Il existe trois types d'états :
Succès / Success : le fichier a été correctement migré dans l'application de documents.
Ignorés / Skipped : le fichier n'a pas été migré car il existe déjà dans l'application de documents ou que le chemin n’est pas configuré dans le fichier de configuration.
Bloqués / Failed : le fichier n'est pas autorisé à l'importation dans l'application de documents.
Dans la colonne Reason, nous retrouvons des informations sur la migration
Classification date: La date de classification du document importé correctement
File already exists: Le moteur d’import a détecté que ce fichier existe déjà.
Path not found into data file: La source indiquée dans le fichier de configuration n'existe pas dans le zip importé
Entry not found: Le slug indiqué dans le fichier de configuration n'est pas présent dans l’arborescence de l’application document
Mimetype application/x-dosexec is not allowed: Le type de fichier n’est pas autorisé à être importé dans l’application document
Arborescence de Document
Type de dossier
Dans l’application documents, il existe 3 types de dossier
Standard: Conçu pour la classification précise de documents par type. Ce dossier vous permet de regrouper vos fichiers selon des catégories spécifiques, facilitant leur accès et leur gestion.
Année Fiscale: Axé sur l'année fiscale comme critère de classement. Ce dossier est particulièrement utile pour organiser des documents liés à une période fiscale précise, tels que les bilans comptables ou les déclarations fiscales, en offrant une vue chronologique claire de vos archives administratives.
Mois-Année Fiscale: Ce type de dossier vous permet de structurer les fichiers selon un format mois/année fiscale. Idéal pour une classification encore plus fine, notamment pour des documents récurrents comme les bulletins de salaire, les relevés de charges sociales, ou autres documents mensuels.
Règles de classification
Notre outil d’import des documents va donc appliquer des règles de classification en fonction des types de dossier précédemment décrit et répartir les documents en conséquence.
Afin de mieux appréhender les possibilités qu’offre l’import des documents, veuillez trouver ci-dessous le raisonnement appliqué par notre outil
Les contenus attendus pour gérer la classification des fichiers sont les suivants:
AAAA-MM ou AAAA
Ce contenu doit être cloisonné par un séparateur de mots comme un espace, un point ou un tiret. Tout autre caractère entourant le texte sera considéré comme caduque. Ci-dessous quelques exemples sur des noms de fichiers:
Contenu OK | Contenu KO |
BulletinDupont-2023-11.pdf | BulletinDupont_2023-11.pdf |
2023-11 BulletinDupont.pdf | BulletinDupont2023-11.pdf |
BulletinDupont.2023.pdf | Bulletin2023 Dupont.pdf |
Cette règle de détection est valable aussi bien sur le nom des répertoires que sur les fichiers. Cependant un ordre de priorité est établi sur l’arborescence proposée dans l’archive fournie pour l’import :
Le premier contenu qui sera détecté sera le format AAAA-MM
L’analyse se fera en premier lieu sur les répertoires puis sur les fichiers
Le second contenu qui deviendra prioritaire sera le format AAAA
Même principe que précédemment sur les répertoires puis sur les fichiers
En cas de match, les fichiers seront importés vers le bon dossier de destination dans l’arborescence de l’entreprise. Dans le cas inverse, suivant le type de dossier, les fichiers seront importés vers le dossier de la période courante.
Cas d’utilisation
Pour tous les cas d’utilisation présent, nous procédons à l'importation de ces documents en date du mois de septembre 2024, dans le cadre de l’import des BS avec un fichier des configurations contenant le path suivant
Social/ Exercice fiscal/Bulletins de salaire/Mois/Bulletins de salaire
Cas n°1
Dans le contenu de mon fichier zip, j’ai un répertoire avec une liste de fichiers de type bulletin qui ne comportent pas de date ni dans le répertoire ni dans leur nom.
Contenu du zip | Résultat de l’import |
BS/BS001.pdf
BS/BS002.pdf
BS/BS003.pdf
BS/BS004.pdf
BS/BS005.pdf
BS/BS006.pdf
BS/BS007.pdf | Social/ 2024/Bulletins de salaire/2024-09/BS001.pdf Social/ 2024/Bulletins de salaire/2024-09/BS002.pdf Social/ 2024/Bulletins de salaire/2024-09/BS003.pdf Social/ 2024/Bulletins de salaire/2024-09/BS004.pdf Social/ 2024/Bulletins de salaire/2024-09/BS005.pdf Social/ 2024/Bulletins de salaire/2024-09/BS006.pdf Social/ 2024/Bulletins de salaire/2024-09/BS007.pdf |
Dans ce cas, les documents seront importés dans l’application Documents, avec une date de classification de septembre 2024
Cas n°2
Dans le contenu de mon fichier zip, j’ai des répertoires qui comportent une date avec une liste de fichiers de type bulletin qui comportent ou pas de date dans leur nom.
Contenu du zip | Résultat de l’import |
BS/2023-12/BS001-2024-12.pdf
BS/2023-12/BS002.pdf
BS/2023-12/BS003 avril2023.pdf
BS/2023-1/BS004.pdf
BS/2023-01/BS005.pdf | Social/ 2023/Bulletins de salaire/2023-12/BS001-2024-12.pdf Social/ 2023/Bulletins de salaire/2023-12/BS002.pdf Social/ 2023/Bulletins de salaire/2023-12/BS003 avril2023.pdf Social/ 2024/Bulletins de salaire/2024-09/BS004.pdf Social/ 2023/Bulletins de salaire/2023-01/BS005.pdf |
Lors du traitement des fichiers pour import:
Nous prenons comme date par défaut le répertoire 2023-12 et 2023-01
Nous ne prenons pas en compte les dates dans le nom des fichiers et le répertoire 2023-1
Cas n°3
Dans le contenu de mon fichier zip, j’ai un répertoire qui ne comporte pas de date dans son nom avec une liste de fichiers de type bulletin qui comportent des dates dans leur nom.
Contenu du zip | Résultat de l’import |
BS/BS001-2024-02.pdf
BS/BS002.pdf
BS/BS003 déc 2023.pdf
BS/B2024-02BS-202311.pdf
BS/BS005-2022-2.pdf
BS/BS006-2021-02.pdf | Social/ 2024/Bulletins de salaire/2024-02/BS001-2024-02.pdf Social/ 2024/Bulletins de salaire/2024-09/BS002.pdf Social/ 2024/Bulletins de salaire/2024-09/BS003 déc 2023.pdf Social/ 2024/Bulletins de salaire/2024-09/B2024-02BS-202311.pdf Social/ 2024/Bulletins de salaire/2024-09/BS005-2022-2.pdf Social/ 2022/Bulletins de salaire/2022-02/BS006-2022-02.pdf |
Lors du traitement, nous considérons uniquement le format de date AAAA-MM.
Si ce format n'est pas présent, la date d'import sera utilisée par défaut.
Cas n°4
Dans le contenu de mon fichier zip, j'ai un répertoire ou un fichier dont le nom ne comporte pas de séparateur de mots pour la date.
Contenu du zip | Résultat de l’import |
BS/BS007_2021-02.pdf
BS_2022-03/BS008.pdf
BS_2021-03/BS009 2024-09.pdf | Social/ 2024/Bulletins de salaire/2024-09/BS007_2021-02.pdf Social/ 2024/Bulletins de salaire/2024-09/BS008.pdf Social/ 2024/Bulletins de salaire/2024-09/BS009 2024-09.pdf |
Lors du traitement, nous considérons uniquement le format de date AAAA-MM.
Mais nous n’avons pas de séparateur de mots (espace, un point ou un tiret) dans le nom du fichier ou du répertoire.