Comment sont gérés les accès dans la GED ?
Les accès dans la GED sont gérés selon la hiérarchie suivante :
L'administrateur du gestionnaire de documents configurent les accès sur un type de document selon les profils métier.
Les managers ont la possibilité de créer des accès personnalisés pour un utilisateur sur un dossier client.
Les documents peuvent être confidentiels.
Qu'est ce qu'un profil métier ?
Un profil métier est une spécialité en relation avec le métier de l'utilisateur. Celui-ci est attribué à un utilisateur pour un dossier client.
Les profils métier par défaut sont déterminés sont lors de la création de l'utilisateur dans l'application Admin.
C'est également dans l'application Admin que les profils métier sont associés à un utilisateur pour un dossier client.
Puis ils synchronisés dans l'application Documents.
Les profils métier ne sont pas configurable. |
Liste des profils métier pour les collaborateurs :
Manager (profil métier par défaut)
Collaborateur (profil métier par défaut)
Audit
Comptabilité
Conseil
Fiscalité
Juridique
Paie
Patrimoine
Social
Liste des profils métier pour les clients :
Client administrateur
Client standard
Dirigeant
DAF
Responsable commercial
Responsable financier
Responsable fiscal
Responsable juridique
Responsable RH
Service administratif
Service commercial
Service comptabilité
Service finance
Service fiscal
Service juridique
Service RH
Les managers sont l'associé, le manager et le responsable client définis dans la fiche client de l'application Admin. |
Exemple
L'entreprise "Lifeguard" a mandaté le cabinet comptable "Accounting" pour des missions comptables et paie.
Au sein de l'entreprise "Lifeguard", il y a :
Jeanine Le Blanc : dirigeante (client administrateur)
Alex Main : comptable (client standard)
Au sein d cabinet comptable "Accounting", il y a :
Tom green : associé
John Doe : manager
Elise Lee : responsable client
Thierry Plaz : collaborateur comptable
Eric Dufour : collaborateur paie
Le cabinet comptable "Accounting" a défini l'arborescence et les accès de sa GED comme suit :
Afin de respecter les accès en fonction des métiers de chacun, un collaborateur leur attribue les profils métiers suivants :
Tom green : manager (profil métier par défaut)
John Doe : manager (profil métier par défaut)
Elise Lee : manager (profil métier par défaut)
Thierry Plaz : Comptabilité
Eric Dufour : Paie
Jeanine Le Blanc : Dirigeant
Alex Main : Responsable comptable
Cette configuration implique :
Tom green en tant que manager a accès à l'intégralité des types de document
John Doe en tant que manager a accès à l'intégralité des types de document
Elise Lee en tant que manager a accès à l'intégralité des types de document
Thierry Plaz avec le profil métier "Comptabilité" a accès aux types de document suivants :
Achat
Vente
Relevé bancaire
Compte annuel
Document comptable permanent
Eric Dufour avec le profil métier "Paie" a accès aux types de document suivants :
Bulletin de salaire
Dépôt de déclaration
Contrat
Déclaration annuelle du dossier "Paie"
Contrat de travail
Jeanine Le Blanc avec le profil métier "Dirigeant" a accès aux types de document suivants :
Achat
Vente
Relevé bancaire
Compte annuel
Document comptable permanent
Document officiel d'enregistrement
Déclaration fiscale
Déclaration annuelle du dossier "Fiscalité"
Bulletin de salaire
Dépôt de déclaration
Contrat
Déclaration annuelle du dossier "Paie"
Contrat de travail
Alex Main avec le profil métier "Responsable comptable" a accès aux types de document suivants :
Achat
Vente
Relevé bancaire
Compte annuel
Document comptable permanent
Déclaration fiscale