📌 Objectif
Cet article décrit comment reprendre l'historique des absences salariés afin de commencer à utiliser le module IJSS et maintien.
Après l'activation du module IJSS/Maintien, il est impératif d'intégrer l'historique des absences de type "arrêt de travail" du salarié sur la période de référence du maintien (12 mois glissants ou année civile) afin d'évaluer les droits à appliquer aux absences à venir.
Cette reprise des absences s'effectue depuis Portail RH.
↗️ Accès
Menu principal : Portail RH / Paramètres
Puis Reprise des données (arrêts maladies)
🛠 Préparer la reprise
Dossier avec historique Portail RH de 12 mois minimum
Si les absences sont gérées depuis Portail RH depuis au moins 12 mois, toutes les absences de type "arrêt de travail" envoyées en paie avant l'activation du module sont affichées sur cet écran.
On y retrouve le nom du salarié, le motif d'absence, les dates de début et de fin de l'absence, la durée de l'absence (en heures ou jours ouvrés ou ouvrables selon le cas, ainsi que le nombre de jours calendaires de l'absence), s'il s'agit d'une prolongation et si l'absence a déjà été reprise.
Attention : toute absence saisie directement en paie via une grille de saisie collective ou insertion d'une rubrique sur le bulletin doit être ajoutée aux absences à reprendre.
Contrôler les prolongations
Afin de permettre au module d'effectuer des calculs corrects, il est nécessaire d'identifier les absences qui sont des prolongations en cochant la case dédiée.
Dossier sans historique Portail RH ou avec historique partiel
Si le dossier n'a pas l'historique requis sur Portail RH, il convient de le compléter en alimentant l'écran de reprise des absences de type "arrêt de travail" traitées en paie avant l'activation du module qui n'apparaissent pas dans l'écran de reprise.
Pour cela, deux solutions sont proposées :
A. Ajout manuel d'une absence
1️⃣ Cliquer sur Ajouter une absence
2️⃣ Sélectionner le salarié, le type de l'absence, les dates de début et de fin et s'il s'agit d'une prolongation.
Les durées sont calculées automatiquement selon le calendrier de la fiche salarié, mais elles restent modifiables.
3️⃣ Cliquer sur Enregistrer
Vous pouvez modifier ou supprimer les absences créées manuellement depuis cet écran jusqu'à la validation de la reprise.
Si les absences ont déjà été validées, ces boutons seront alors grisés et il n'est plus possible de les modifier ou les supprimer.
B. Import d'un fichier
1️⃣ Exporter le fichier modèle afin de disposer du document à compléter puis importer.
2️⃣ Renseigner le fichier obtenu
Matricule : il s'agit du matricule du salarié, il est visible dans la fiche du salarié.
Code absence : il s'agit du code du type absence souhaité
Nomenclature des codes absences :Accident du trajet : ACCTRAJ
Accident du travail : ACCTRAV
Maladie non professionnelle : MALNPRO
Maladie professionnelle : MALPRO
Maternité : MATER
Paternité : PATER
Adoption : ADOPT
Les dates de début et de fin de l'absence
Les périodes de l'absence
Ne renseigner que des journées complètes :
Période début : Matin
Période fin : Après-midiProlongation : s'il s'agit d'une absence prolongée : indiquer "Oui" ou "Non"
3️⃣ Sélectionner le fichier à importer
Des messages d'erreurs peuvent apparaitre si certaines données ne sont pas cohérentes, exemple ci-dessous :
4️⃣ Cliquer sur Importer
Les absences sans erreurs sont bien importées.
Concernant les absences comportant des erreurs, il conviendra de les modifier dans le fichier d'import et de les importer de nouveau, ou de modifier le fichier avant la validation de l'import.
Vous pouvez modifier ou supprimer les absences importées depuis cet écran jusqu'à la validation de la reprise.
Si les absences ont déjà été validées, ces boutons seront alors grisés et il n'est plus possible de les modifier ou les supprimer.
Validation de la reprise
Si la reprise des salaires rétablis n'est pas nécessaire, une fois toutes les absences à reprendre présentes dans l'écran de reprise, cliquer sur Valider la reprise.
Sinon, procéder à la reprise des salaires rétablis au préalable.
Cette action est définitive. Il n'est pas possible d'annuler une reprise.
Les absences sont envoyées vers le module IJSS/Maintien qui va procéder aux calculs de maintien de salaire afin d'historiser les droits consommés et ceux restants à appliquer sur les absences à venir.
La reprise de l'absence est indiquée par une coche dans la colonne Reprise validée.
Les absences ajoutées ou importées qui ont été reprises sont intégrées au planning
et identifiées Reprise.
Vous pouvez voir les calculs réalisés dans l'écran Calculs présenté plus bas.
Pour les historiques partiels, penser à contrôler les prolongations des absences reprises automatiquement du planning comme décrit plus haut.