L'avoir sur facture est généralement utilisé pour corriger ou annuler tout ou partie d’une facture précédemment émise. Il permet de rembourser un client ou de rectifier des erreurs dans une facture. Avec Fact, la création et la gestion des avoirs sont simples et rapides.
Types d’avoirs dans Fact
Avec Fact, il est possible de créer deux types d’avoirs :
Avoir à partir d’une facture : Créer un avoir directement à partir d’une facture ou d’un acompte validé.
Avoir orphelin : Générer un avoir qui n’est lié à aucun document préexistant.
Pour créer un avoir orphelin, consultez l’article dédié : Comment créer un avoir sans facture (dit Orphelin).
Créer un avoir à partir d’une facture ou d’un acompte
Prérequis : La facture ou l’acompte doit être « validé(e) ».
Procédure
Ouvrir le document de départ : Accéder à la facture ou à l’acompte concerné(e).
Accéder à l’option « Avoir » : Depuis le cycle de facturation, cliquer sur Avoir ou sur le bouton +.
Un avoir en état de brouillon est généré : L’avoir reprend toutes les lignes du document d’origine.
Avoir complet
Pour créer un avoir complet :
Ne pas modifier le contenu de l’avoir.
Cliquer sur le bouton Produire pour générer l’avoir.
Valider l’avoir : Il reçoit alors un numéro définitif (il n'est plus modifiable ni supprimable).
Avoir partiel
Pour créer un avoir partiel :
Modifier le contenu de l’avoir (prix unitaires, quantités, etc.).
Cliquer sur Produire, puis Valider.
Avoirs successifs
Une fois un avoir créé (validé ou non), il est possible d'en créer un autre en cliquant sur le bouton +.
Les avoirs successifs incluent toujours les éléments de la facture d’origine.
Contrôle du montant total : Le montant total des avoirs ne peut pas dépasser celui de la facture.
Faire un avoir sur une facture réglée
Le processus de création est identique que la facture soit réglée ou non.
À la validation de l'avoir quand la facture est réglée, deux options sont possibles:
Valider seulement : L’avoir est créé, mais le remboursement n’est pas généré. L’avoir passe au statut A régler.
Valider et créer le remboursement ("Oui, créer") : L’avoir est créé et un paiement de type remboursement est immédiatement généré. Le statut de l’avoir devient Réglé.
Planifier la validation d'une avoir
Dans certaines situations, la validation d’un avoir peut être programmée à une date future. Pour plus de détails, consulter l’article : Programmer un document.
Créer un remboursement sur un avoir
Pour générer un remboursement à partir d’un avoir, suivre les étapes ci-dessous :
Accéder à l’avoir : Ouvrez le document d’avoir concerné.
Cliquer sur le menu Paiement situé en haut à droite de l’écran.
Cliquer sur Ajouter un paiement
Entrer le montant dans la fenêtre de remboursement: Le montant peut être partiel ou total selon vos besoins.
Valider en cliquant sur Enregistrer : Une fois validé, le statut de l’avoir passe à :
Réglé partiellement en cas de remboursement partiel.
Réglé en cas de remboursement total.
Remarque : Le montant du remboursement est automatiquement pris en compte dans les statistiques de la Synthèse et ajuste les encaissements et encours clients.