Un salarié embauché ou quittant l'entreprise en cours de mois, nécessite un bulletin de paie particulier pour un mois de paie incomplet.

Non seulement la rémunération perçue sera moindre que pour un mois complet, mais il faut également calculer prorata temporis certains éléments liés au calcul de la paie : le plafond de la Sécurité sociale, le nombre de jours de congés acquis, le calcul de la réduction générale des cotisations ...

Cette notice vous permettra de traiter ce bulletin de paie particulier en évitant d'oublier ces proratisations qui pourraient, en cas d'oubli, provoquer des régularisations automatiques de tranches non désirées.

Depuis le 1er janvier 2018, le plafond du salarié qui entre ou sort au cours d'un mois est calculé sur le nombre de jours calendaires d'absence par rapport au nombre de jours réels du mois.

Un salarié entré dans l'entreprise le 15 février 2021 :

- nombre de jours calendaires réels du mois : 28 jours sur février 2021

- nombre de jours calendaires réels de présence à partir du début de contrat 15/02 au 28/02/2021 : 14 jours

- nombre de jours calendaires d'absence du mois du 1/02 au 14/02/2021 : 14 jours d'absence

- plafond mensuel : valeur mensuelle du plafond de l'année en cours

plafond du mois x (Nombre de jours calendaires du mois - nombre de jours calendaires d'absence) / Nombre de jours calendaires du mois

Exemple pour 2021 : 3 428 X (28-14) / 28 = 1 714 €

Lorsque le mois est incomplet, du fait d'une entrée ou d'une sortie en cours de mois, ce nombre de droits acquis est proratisé en fonction du nombre de jours calendaires réels de présence.

Des proratisations sont applicables pour la réduction générale des cotisations notamment au niveau du numérateur du calcul du coefficient : le SMIC annuel doit-être calculé sur la base des heures travaillées par le salarié.

Une fois la fiche salarié renseignée, le bulletin est généré. Pour un salarié entré au 15/02/2021, l'application va proposer automatiquement les dates du bulletin du 15/02 au 28/02/2021 (puisque la date d'entrée est comprise dans la période de paie courante).

La rubrique 2000 Retenue entrée/sortie est présente automatiquement sur le bulletin. Cette rubrique viendra en déduction du salaire de base contractuel pour déterminer la rémunération brute de ce premier bulletin. Elle est valorisée en fonction du paramétrage de la valorisation des absences des Préférences sociales.

Dans notre exemple, l'application calcule la retenue en tenant compte des jours calendaires réels d'absence et des jours calendaires réels du mois d'entrée ou sortie. Le nombre de jours du mois peut donc varier entre 28 ( février ), 29 (février année bissextile), 30 ou 31.

Dans notre exemple, le mois de février 2021 est un mois de février classique, donc l'application retiendra 28 jours calendaires réels.

déduction de 14 jours calendaires d'absence (du 1 février au 14 février 2021 inclus) de l'horaire mensuel contractuel (151.67) soit : 151.67 - (14 / 28 * 151.67) = 75.83 heures à déduire

L'application divise le salaire contractuel (dans l'exemple 3 500€) par l'horaire mensuel contractuel (dans l'exemple 151.67), soit : 3 500 / 151.67 = 23.0764 €

Le calcul de la retenue à déduire du brut est donc : 75.83 heures X 23.0764 € = 1 749.88 €

Pour vérifier les calculs effectués, il est possible de cliquer sur l'onglet "Fonctions" à gauche du bulletin, afin de visualiser les différentes fonctions.

- le nombre de jours de présence: fnJrsPresence (dans notre exemple, 14)

- le plafond du bulletin fnPlafondBulletin ( 3428/28 X 14 = 1 714 €)

- le plafond 2 du bulletin fnPlafond2 (tranche 2 non cadre maxi du bulletin soit 1714 X 3 = 5 142 €)

- le plafond B du bulletin fnPlafondB (tranche B maxi du bulletin soit 1 714 X 4 = 6 856 €)

Ces fonctions serviront pour d'éventuelles régularisations de tranches sur les bulletins à venir. Leur classement est alphabétique.

De même, dans l'onglet "Compteurs", le détail des jours acquis de congés payés standard :

Dans notre exemple, en jours ouvrés: 2.08 / 28 X 14 = 1.04 jours.

Les heures étant absentes du bulletin de paie des salariés ayant signé une convention de forfait annuel en jours, une procédure différente est appliquée en cas d'embauche ou de sortie en cours de mois.

Prenons l'exemple d'un bulletin de février 2021. Le salarié est embauché le 15 février 2021 sur une base annuelle de 218 jours. Son salaire mensuel est de 3500 €.

Le rappel du forfait annuel de 218 jours apparaît sur le bulletin de paie dans la colonne nombre de la rubrique 0053. Comme il s'agit d'un bulletin mensuel, les 151.67 heures apparaissent au niveau de la rubrique 0101. Le nombre d'heures de la rubrique sert au calcul mais ne sera pas imprimé sur le bulletin de paie.

Le dossier est paramétré avec une valorisation taux journalier normal, le bulletin affiche une rubrique 0050 avec le nombre de jours travaillés du mois (ici, 20 jours sur le mois de février 2021).

Nombre de jours ouvrés réels du mois: 20 jours ouvrés sur février

Nombres de jours ouvrés réels de présence du 15 février au 28 février 2021: 10 jours

Nombre de jours d'absence en jours ouvrés réels à déduire : 20-10 = 10 jours

Calcul du taux journalier réel : 3500/20 = 175,00 €

Retenue entrée/sortie du mois : 3500/20 X 10 = 1750,00 €

Pour information, le nombre de jours travaillés dans le mois s'affiche automatiquement dans le nombre de la rubrique 9955: ici 10 jours.

L'utilisateur peut intervenir pour imposer un nombre de jours travaillés différents en modifiant le nombre dans la rubrique 9955. Si aucun nombre de jours n'est précisé dans cette rubrique, cette dernière conserve alors le nombre de jours qu'elle aura déterminé en fonction des dates du bulletin, soit le nombre théorique de jours ouvrés travaillés dans le mois.

En cas d'entrée ou de sortie en cours de mois, le plafond mensuel doit-être proratisé.

Ainsi dans l'exemple ci-dessus, pour une présence du 15 au 28 février 2021, soit 14 jours calendaires de présence, le plafond proratisé sera de 3428/28 X 14 =1 714 €