Sont considérés comme des grands déplacements, les déplacements professionnels qui empêchent le salarié de regagner chaque jour sa résidence habituelle (arrêté du 20 décembre 2002, art. 5, 1°).

Le salarié est présumé empêché de regagner sa résidence lorsqu'une distance d'au moins 50 kilomètres sépare le lieu de résidence du lieu de déplacement et que les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance en moins de 1 h 30 (trajet aller).

Il s'agit d'une présomption simple :

- si ces critères ne sont pas cumulativement remplis, il appartient à l'employeur de démontrer qu'en fonction des circonstances de fait (horaires, mode de transport, etc.), le salarié était effectivement empêché de regagner chaque jour son domicile ;

- à l'inverse, même si les critères sont remplis, l'URSSAF peut remettre en cause l'exonération dont a bénéficié l'employeur si elle est en mesure de démontrer que le salarié a effectivement regagné son domicile.

L'employeur peut procéder au remboursement sur la base des frais réels.

Des allocations forfaitaires peuvent également couvrir les dépenses de nourriture et de logement des salariés en situation de grand déplacement.

Remarque : toute allocation forfaitaire qui excède la limite d'exonération peut encore être exonérée, mais à condition de produire des justificatifs.

Pour les grands déplacements n'excédant pas 3 mois, les allocations forfaitaires sont exonérées de cotisations dans la limite de :

- 19.10 € par repas en 2021 pour les frais de repas (19.00 € en 2020) ;

- 68.50 € par jour en 2021 (68.10 € en 2020) pour les frais de logement et de petit-déjeuner pour un déplacement à Paris, dans les Hauts-de-Seine, la Seine-Saint-Denis et le Val-de-Marne (50.80 € par jour en 2021 (50.50 € par jour en 2020) dans les autres départements de France métropolitaine).

La réglementation permet de procéder par allocations forfaitaires pour des déplacements supérieurs à 3 mois. Les limites d'exonération subissent toutefois un abattement de :

- 15 % au-delà de 3 mois et jusqu'à 2 ans ;

- 30 % au-delà de 2 ans et jusqu'à 6 ans ;

- les résultats étant arrondis à la dizaine de centimes d'euro la plus proche.

Déplacements réguliers en clientèle

Dans le cadre d'un contrat de maintenance d’une durée de 4 ans, un salarié peut être amené à se rendre régulièrement dans une entreprise cliente (une fois tous les 15 jours par exemple). Pourtant, l'administration considère que les abattements de 15 et 30 % ne peuvent être appliqués : il s'agit de grands déplacements qui résultent de missions distinctes de courte durée et ne correspondent pas à une affectation continue ou discontinue sur un même lieu de travail. En pratique, dans ce cas, il faut appliquer les limites d'exonération des allocations forfaitaires pour les déplacements de moins de 3 mois.

Déplacements sur plusieurs chantiers

Si des salariés sont affectés sur plusieurs chantiers, le décompte de la durée du déplacement doit se faire par chantier et à la date d'affectation sur un chantier. Il faudra parfois, par exemple, appliquer l'abattement de 15 % pour des allocations forfaitaires correspondant à un premier chantier sur lequel le salarié est affecté depuis 5 mois, et aucun abattement pour des allocations forfaitaires afférentes à un autre chantier où le salarié a été affecté par la suite, pour une durée de deux mois par exemple.

Déplacements supérieurs à 6 ans

Le système des allocations forfaitaires ne peut plus être utilisé si le déplacement se prolonge au-delà de 6 ans. L'employeur ne peut procéder que par frais réels.

Déplacements dans les DOM-TOM

Des limites particulières s'appliquent dans les DOM et autres territoires français d'outre-mer ainsi que pour les déplacements à l'étranger. Elles feront l’objet d’une autre fiche explicative.

Les limites d'exonération sont réévaluées chaque 1er janvier. Voici les barèmes pour les années 2020 et 2021 :

Liste des rubriques à insérer selon le type de déplacement :

- Repas : Voir la notice sur les primes de panier.

- Logement + petit déjeuner Paris (+ départements 92,93 et 94) : rubrique 3233.

- Logement + petit déjeuner pour les autres départements : rubrique 3236.

Un salarié est en déplacement hors région parisienne pendant encore 10 jours ce mois ci. Il entame son seizième et dernier mois de déplacement. Ses frais de logement et petit déjeuner sont remboursés à hauteur de 80 euros par jour.

L’utilisateur insère la rubrique 3236 en précisant le nombre de mois de déplacement déjà effectués (soit 16 – mois en cours inclus) en base, les 10 jours dans la colonne « Nombre » et les 80 euros d’indemnisation journalière, dans la colonne « Taux salarial ».

Les rubriques 3237 (partie soumise à cotisations) et 8325 (partie exonérée de charges) s’insèrent automatiquement (aucune intervention de l’utilisateur requise) sur le bulletin et effectuent les calculs suivants :

- La rubrique 8325 calcule la part exonérée à l’aide du barème 2021 : 10 jours à 43.20 € ;

- La rubrique 3237 calcule la différence soumise à cotisations : (10 x 80) – 432,00 = 368,00 €.

Remarque : le montant journalier de la part de remboursement exonérée de charges est stocké dans une constante « cstFraisLogtPetitDejHorsParis » accessible à la suite des rubriques sur le bulletin, après clic droit et « Afficher toutes les rubriques » :

En principe, en présence d’un taux d’abattement pour frais professionnels, le remboursement de frais de grand déplacement est assujetti aux cotisations sociales. Il existe toutefois une exception : les ouvriers du bâtiment peuvent à la fois cumuler abattement et exonération de charges sur le montant des remboursements de frais de grand déplacement (y compris les remboursements de repas pris au restaurant).

Afin de gérer cette exception, nous vous invitons à renseigner dans la formule complémentaire des rubriques de renseignement de frais de repas (voir paragraphe ci-après), la valeur « 1 ». La présence de cette valeur indique à l’application que le montant du remboursement reste exonéré, même en présence d’un taux d’abattement.

Attention : la valeur « 1 » doit être précisée uniquement dans la rubrique de frais de repas globalisée, avant éclatement partie soumise / partie assujettie, c'est-à-dire dans la rubrique 3226 (ou 3193 lorsque pour une même journée, l’employeur rembourse les frais de repas alors que le salarié a déjà perçu un ticket restaurant pour cette journée).

Puis, de retour dans la préparation du bulletin à l’écran, vérifier le calcul effectué :

Dans notre exemple (salarié bénéficiant d’un abattement de 10 %), le montant des repas est de 191,00 €. Ce montant n’est pas soumis aux cotisations.

Et dans l’assiette des cotisations sociales, on retrouve le brut abattu (brut soumis), soit 2000 abattu de 10 % = 1800,00 €.

Remarque : Pour les autres salariés bénéficiant d’un abattement, les frais de grands déplacements ne sont pas exonérés de cotisations. Ils entrent alors dans le brut soumis à charges après abattement. Dans ce cas, ne pas renseigner la valeur « 1 » dans la formule complémentaire de la rubrique.