Le panneau de contrôle est composé de plusieurs parties :
Une ligne regroupant les actions disponibles
Une partie de visibilités (Les utilisateurs qui peuvent visualiser le document)
Une partie "Détails du document" (type, date d'émission, taille …)
Une partie "Historique"
Une partie "Versions" pour importer une nouvelle version du document
Pour y accéder, il suffit de cliquer sur un document.
Les actions disponibles
Ouvrir : permet d'ouvrir une fenêtre de visualisation du document.
Télécharger : permet de télécharger le document directement en PDF sur votre poste.
Envoyer par mail : permet d'envoyer par mail un lien sécurisé pour télécharger le document.
voir l'article : "Comment partager des documents ?"
Déplacer : déplace le document dans un autre espace, “Entreprises” ou “Utilisateurs”, ou pour le classer dans un des dossiers de la Box ou de l’archives d’un dossier.
si le document est confidentiel, un message s'affiche afin de vous prévenir
il est nécessaire de confirmer
Options : permet d'avoir la possibilité de supprimer le document.
Il est également possible d’avoir un aperçu du document en cliquant sur le nom de celui-ci. Une fois l’aperçu ouvert, les options de zoom, de téléchargement et de rotation sont disponibles.
Certaines actions ne sont disponibles que par l’auteur du document. Pour plus d'information,
voir l'article : "Les droits sur les documents dans l'application Documents" |
Visibilité du document
La partie “Visible par” permet de visualiser quels sont les utilisateurs qui peuvent consulter, modifier, télécharger le document.
Il est également possible de rechercher un utilisateur.
Détails du document
La partie “Détail du document” regroupe toutes les informations du document :
Le type de document (facture d'achat, relevé bancaire, bulletin de salaire …)
La date d'émission du document : date à laquelle le document a été comptabilisé ou importé
L'auteur du document : Quel utilisateur a comptabilisé ou importé le document
La taille du document
La date de mise à jour du document : voir l'article : "Comment mettre à jour un document ?"
Le millésime du document : dossier (mois - année dans lequel le document est intégré)
La date création du document
Le type de fichier (PDF, JPG, TIF …)
Historique du document
La partie historique permet de visualiser quel utilisateur a crée le document, et éventuellement si d'autres utilisateurs ont mis à jour le document en modifiant sa version.
Versions du document
Il est possible de modifier la version du document, suite à une mise à jour ou autre modification.
Pour cela, il suffit soit :
De cliquer sur le bouton Nouvelle version
De cliquer sur le bouton Options
Ensuite, télécharger directement sur votre poste la nouvelle version du document à importer
