L'application Documents permet de stocker de manière sécurisée des documents de formats variés.
.pdf .jpeg .jpg .png .tiff .tif .doc .docx .dot .xls .xlsx .xlt .xlsm .ppt .pptx .pot .pps .ppa .csv .txt .msg .dat .rtf .html .xltx .xltm .xml .odt .zip |
L’ajout de documents peut se faire depuis plusieurs points d'entrée.
Il n’y a aucune limite de stockage ! |
Depuis l’application directement
Ouvrir l'application (plusieurs possibilités) :
Cliquer sur l’icône de l’application Documents
Sélectionner l’espace dans lequel envoyer les documents (espaces
,
ou
)puis 2 possibilités :
Soit glisser/déposer directement les documents dans l’application
Soit cliquer sur l’icône
puis :
Soit glisser/déposer les documents dans la fenêtre qui vient de s’ouvrir
Soit cliquer sur
pour ouvrir un explorateur de fichier
En fonction de l’espace choisi, les champs à compléter sont différents :
Pour l’espace
les champs à compléter sont :
Parent (à savoir le dossier ou sous-dossier où les documents seront déposés)
Le nom du fichier
Un commentaire si besoin
La date d'ajout du document
La date de classification du document
Pour les espaces
et
, les champs à compléter sont :
La destination : choix de l’entreprise ou du compte utilisateur
Le dossier/sous-dossier
Le choix de la visibilité (quels utilisateurs pourront voir ce document)
Le nom du fichier
Un commentaire si besoin
La date d'ajout du document
La date de classification du document
Compléter les différents champs demandés en cliquant sur le bouton “+” situé sur la droite de chaque fichier.
Cliquer sur le bouton
Dans les espaces Entreprises et Utilisateurs (partagés avec le cabinet comptable) 2 espaces de dépôt de documents sont accessibles :
 La Box : permet de transmettre les documents administratifs au cabinet comptable et d'alimenter un dossier de travail personnalisé créé par vos soins et pour vos besoins dans cet espace.
 Les dossiers d'Archives : permettent d'archiver, en complément de votre cabinet comptable, des documents afin de les conserver dans votre dossier.
Par défaut, l'application est pré-positionnée dans les
 Il vous faudra alors sélectionner le type de document que vous déposez afin de le classer dans le bon dossier d'archive.
|
En cas d’envoi multiple, il est possible de renseigner des informations identiques à tous les documents :
Cliquer sur
Cliquer sur
pour confirmer
Les informations renseignées pour les paramètres communs sont valables uniquement pour l’envoi en cours. Elles ne seront donc pas conservées pour les prochains envois. |
Depuis le portail
Soit glisser/déposer les documents dans le widget
Soit cliquer directement sur “Glisser vos documents ici” pour ouvrir l’explorateur de fichier
Sélectionner le dossier dans lequel les documents seront ajoutés
Cliquer sur
Cette action permet d’ajouter des documents uniquement dans l’espace "Entreprise". |
Depuis l’application Scan
Scan offre la possibilité d’envoyer directement des documents.
Cliquer sur la bannette
Glisser ou scanner les documents dans celle-ci
Renseigner le nom des documents, leur date de création et leur date de classification
Choisir l’emplacement des documents dans le répertoire Box
Mettre une description si besoin
Cliquer sur
Cette action permet d’ajouter des documents uniquement dans l’espace Entreprise. Par défaut, les documents vont directement dans le répertoire "Box". |
Depuis l’envoi par email
Comme vu dans l’article "Comment envoyer un document par email ?" 2 possibilités d’envoi :
Envoyer des documents dans votre espace
Envoyer des documents dans la box
Obtenir les adresses emails d’envoi
Pour obtenir les adresses emails vers lesquelles envoyer les documents, il faut :
Se connecter au portail
Cliquer sur le widget “Vos documents par email”
Puis sélectionner l’entreprise souhaitée
Envoyer des documents par mail
Se connecter à votre boîte email (personnelle ou professionnelle)
Créer un nouvel email
Indiquer en destinataire l’adresse email de l’espace souhaité, préalablement récupérée sur votre portail
Insérer en pièces jointes les documents*
Les documents sont alors envoyés vers l’espace indiqué.
Lors du premier envoi, la validation de l’adresse mail est nécessaire.
voir l'article : "Comment approuver l’envoi des documents par email ?" |
*Type de documents autorisés : Office®, PDF, CSV, XML |
Depuis l'application mobile
Il est également possible de transmettre des documents depuis l'application mobile Inexweb
voir l'article : "Envoyer un document dans le Document"
Depuis l'application Tâches
Un collaborateur comptable peut effectuer via "Tâches" une demande de document au client
voir l'article : "Comment créer une nouvelle tâche ? (Version collaborateur)"
Une fois la demande de document créée, vous aurez dans "Tâches" la possibilité d'importer le document demandé.
Pour cela :
Se rendre dans l'application "Tâches"
Cliquer sur la tâche concernée
Glisser/déposer le document demandé
Cliquer sur
