Vous avez 4 possibilités pour envoyer des documents dans l’application Image, pour ensuite effectuer la saisie comptable :
via l’application Scan
via l’envoi par email, vers une adresse spécifique
via le widget “Déposer des documents ici” présent sur votre portail
ou encore via l’application mobile du portail
Envoyer des documents avec l’application Scan
Comme indiqué dans l’aide en ligne de l’application Scan, vous avez 2 possibilités pour envoyer des documents depuis l'application :
“Scanner” vos documents depuis un scanner compatible : une fois votre scanner sélectionné dans la configuration de l’application, cliquez sur le bouton “Scanner” pour numériser vos documents
ou faire un glisser/déposer d’un document au format PDF, TIF ou JPG présent sur votre ordinateur.
Une fois les documents dans Scan, glissez-les dans les bannettes souhaitées en fonction de leur type : achat, vente, banque…
Cliquer sur “Envoyer” pour transmettre vos documents à votre cabinet comptable.
Envoyer des documents par email
Comme indiqué dans l’article “Comment envoyer des documents par email ?”, vous devez au préalable récupérer l’adresse email à laquelle envoyer vos documents. Pour cela, vous devez :
Vous connecter au portail
Cliquer sur le widget
Puis sélectionner la destination souhaitée
L’adresse d’envoi apparaît alors dans le cadre “Envoyer des factures”. Une fois cette adresse email obtenue :
Vous rendre dans votre boîte email (personnelle ou professionnelle)
Créer un nouvel email, ou transférer un mail reçu.
Indiquer en destinataire l’adresse email préalablement récupérée
Indiquer dans l’objet de votre email le code journal souhaité (AC, BQ, VE …)
Si rien n’est indiqué, la facture ira par défaut dans un journal de type “Achat”
Puis insérer en pièce jointe votre document
voir l'article : "Comment transmettre mes documents comptables via le portail ?"
Type de documents autorisés : PDF,TIF,JPG uniquement |
Le document est alors envoyé vers l’application Image, et sera en attente de saisie dans l’espace
Lors de votre premier envoi, une étape de validation de l’adresse mail est nécessaire. Pour plus d’informations.
voir l'article : "Comment approuver l'envoi des documents par email ?" |
Envoyer les documents avec le widget “Déposer des documents”
Grâce au widget “Déposer des documents ici” présent sur votre portail, dans chaque section dédiée à vos entreprises, vous avez la possibilité de transmettre vos factures et documents grâce à un simple glisser/déposer.
1. Choisissez vos documents
Depuis votre ordinateur, glisser et déposer vos documents dans le widget. Vous pouvez également cliquer sur "Déposer des documents ici" et parcourir les document sur votre ordinateur.
Quelque soit l'action désirée, vous pouvez choisir d'envoyer un ou plusieurs documents à la fois.
Une fois l'écran d'envoi de document ouverte, la liste des documents sélectionnés s'affiche.
Vous pouvez à tout moment rajouter des documents en procédant de la même façon dans la partie "Glissez et déposer vos documents ici ou parcourez-les".
Vous pouvez également supprimer un document que vous ne voudriez pas envoyer en cliquant sur
.
2. Vérifiez l'entreprise de destination
Vérifier que l'entreprise affichée dans la navigation en haut à droite est correcte.
Pour modifier l'entreprise, cliquer sur le nom de l'entreprise.
L'écran ci-dessous s'affiche:
Les entreprises les plus récentes sont affichées. Vous pouvez également rechercher une entreprise via la barre de recherche.
Sélectionner l'entreprise souhaitée.
Vous êtes redirigé vers l'écran principal.
3. Choisissez l'action souhaitée
Dans cet écran vous pouvez choisir d'envoyer vos factures à votre comptable, sauvegarder vos documents dans l'application Document, ou envoyer vos documents dans la Box de votre entreprise, pour une classification ultérieure.
Envoyer des factures à comptabiliser
1. Cliquer sur "A comptabiliser"
Attention, seules les factures au format pdf sont acceptées à comptabiliser. |
2. Choisir le journal
3. Cliquer sur "Envoyer"
Scanner un document depuis l’application mobile
Depuis l'application mobile du portail, appuyer sur le bouton
situé en bas à droite, puis sur l’icône de l’appareil photo
2 modes sont alors possibles :
SINGLE : permet de prendre plusieurs documents mono page d'affilés (les documents doivent être tous du même type : achat, vente ...)
MULTI : permet de prendre en photo un document de plusieurs page.
Sélectionner le mode souhaité, puis prendre la photo du document en utilisant le bouton
Une fois vos documents photographiés, il faut :
Appuyer sur le nombre de documents pris en photo située en bas à droite.
Sélectionner l'entreprise, ainsi que le journal dans lequel envoyer les documents (achat, vente, banque…).
Éditer les documents si besoin
Valider l’envoi en cliquant sur “Envoyer”.
