Ventes permet notamment à une entreprise de gérer le suivi de ses encaissements pour faciliter sa gestion commerciale.
Plusieurs méthodes sont disponibles pour imputer un paiement à une facture :
le paiement depuis la facture
le paiement depuis le menu "Paiements"
la réconciliation automatique, qui permet d'associer un document à une ou plusieurs transactions bancaires réalisées, sans aucune action manuelle nécessaire
Les avantages de la réconciliation automatique
On parle de réconciliation automatique quand un document est automatiquement lié à la ligne bancaire.
Au même titre que la réconciliation manuelle, elle assure une traçabilité précise des règlements perçus et enregistrés sur le compte bancaire présent dans l'application Comptes.
Voir la fiche détaillant la réconciliation manuelle
Comment cela fonctionne ?
Quelques pré-requis sont nécessaires au bon fonctionnement de la réconciliation
automatique d'un document et de la ligne bancaire :
Une ligne bancaire existe sur le compte bancaire, disponible depuis l'application Comptes.
Dans Ventes, un document est présent et validé
Les éléments clés du document coïncident avec la ligne bancaire.
Quels critères pour réconcilier un document ?
Il est important de rappeler que plus il y a d’éléments qui correspondent entre le document et la ligne bancaire, plus la réconciliation automatique est précise.
A noter que la réconciliation automatique ne s’applique qu’à document unique à qui n’a pas encore été rapproché(e) d’un paiement.
Ainsi, pour que la réconciliation automatique se fasse, il faut que les informations clés du document s'alignent le plus fidèlement possible à la ligne bancaire. Sont notamment analysés :
le numéro du document
le montant du document
la date d'échéance et date du paiement
le nom du client
Même si tous les critères ne sont pas remplis, une correspondance forte peut suffire à réconcilier automatiquement un document avec une ligne bancaire.
Comment retrouver un document automatiquement réconcilié ?
Dans la liste des documents, une icône chainon sera visible sur le document, indiquant qu'il est lié à une ligne bancaire.
Sur le document en lui-même, au niveau du paiement, une icône chainon sera visible, indiquant qu'il est lié à une ligne bancaire.
Dans le fil d'actualité, le document est bien noté comme ayant un paiement automatiquement lié automatiquement à une ligne bancaire.
