La DSN (Déclaration Sociale Nominative), rendue obligatoire pour toutes les entreprises au 1er janvier 2016, est une norme déclarative possédant sa propre nomenclature.

La DSN se compose de deux types :

.Arrêt : à chaque arrêt de travail permettant de signaler aux organismes concernés l’arrêt de travail d’un salarié pour le paiement de ses IJSS

.Reprise : à chaque reprise de travail anticipée faisant suite à un arrêt

.Fin de contrat : à chaque fin de contrat en lieu et place de l’AED permettant au salarié de faire valoir ses droits à l’indemnité chômage.

Déclare les cotisations aux organismes, donne l’ordre de paiement des cotisations, déclare les données des bulletins de salaire de chaque salarié.

Il s’agit de déterminer certains paramétrages de la DSN (où la déposer, qui l’envoi, gestion de fraction).

Accès : Module paie - DSN - Paramétrage – Général

Le mandat permet d’identifier le concentrateur par lequel transiteront les DSN. Ce paramétrage peut être fait au niveau du cabinet “Par défaut de la plateforme” ou alors au niveau du dossier (Module Administration - Téléprocédures EDI - Abonnement EDI). Il peut s’agir de JDC ou de Net Entreprises (voir notice dédiée sur les abonnements EDI au niveau de la plateforme).

Accès : Plateforme -Module Administration - Téléprocédures EDI - Abonnements EDI/Web services

L’émetteur est par défaut le cabinet qui génère la DSN et le Contact émetteur par défaut l’utilisateur qui a généré la DSN. Il est important de noter qu’une adresse mail conforme et un téléphone doivent être complétés dans la fiche utilisateur car ces informations sont obligatoires en DSN.

Ne pas oublier d’enregistrer les modifications.

Dans la DSN, les cotisations Urssaf, Agirc/Arrco et DGFIP bénéficient d’une modélisation, elles sont déclarées sans paramétrage utilisateur. Les organismes complémentaires définissant leur propre paramétrage, il convient d’être en possession de fiches de paramétrages dites « FPOC » pour chaque organisme au format xml afin de les intégrer dans l’application et procéder à leur paramétrage.

Ce travail se déroule en deux étapes : Import du fichier xml et rattachement des rubriques de cotisations concernées aux éléments de calculs des contrats présents sur la fiche.

Accès : Module Paie - DSN- Paramétrage - Paramétrage des fiches OC

Pour importer une fiche, cliquer sur le menu Fiche de paramétrage XML et sélectionner la fiche à importer.

Il est possible de consulter la synthèse de la fiche en dépliant l’arborescence.

Sélectionner un contrat pour accéder au détail des informations de ce dernier (mêmes informations disponibles sur la fiche en format pdf également fournie par l’OC).

Les onglets Organismes, Contrats et Cotisations individuelles permettent de prendre connaissance des informations récupérées dans la fiche. L’onglet Organisme fait référence à un code organisme dont l’affiliation doit être paramétrée au niveau de l‘établissement.

On retrouve ici les différentes lignes du contrat avec un taux associé à chaque tranche (élément de calcul). Il est bien entendu nécessaire d'avoir fait les bulletins pour identifier les rubriques utilisées.

Le but étant de lier ces éléments de calcul à une ou plusieurs rubriques présentes sur les bulletins. En pratique, il convient de comparer la colonne taux ou la colonne montant (lorsque le montant de la cotisation est forfaitaire) avec les taux ou montants du bulletin de paie.

Cliquer sur le bouton Rubrique permettant d’accéder aux rubriques utilisées sur les derniers bulletins de salaire réalisés (rubriques regroupées par type de population).

Dans les bulletins, une seule rubrique avec un montant forfaitaire. Dans le contrat de la fiche de paramétrage, un seul élément de calcul.

Inscrire le numéro de la rubrique correspondante dans la zone rubrique de l’élément de calcul et enregistrer la saisie.

Il conviendra de procéder de façon identique pour tous les contrats de la fiche. Si un contrat n’est pas couvert ou ne concerne aucun salarié, indiquer NC dans la rubrique : “Non Concerné” ce qui permettra de ne pas avoir d’avertissement dans le rapport d’erreur de la génération de la DSN.

Une fois les éléments de calculs des contrats paramétrés, la DSN mensuelle peut être générée.

Accès : Module Paie - DSN - DSN Mensuelle

Il est inutile de cocher les salariés, aucun salarié ne peut être exclu de la DSN.

Si vous cochez un ou plusieurs salariés, la DSN sera générée en TEST. Cela peut permettre de tester le comportement d’un profil de salarié ou des données du bulletin dans la DSN.

Cliquer sur Générer DSN pour lancer le traitement.

Une validation des bulletins de paie sera effectuée avant la génération si ces derniers n’ont pas été validés manuellement (voir chapitre Bulletin).

Une fois les bulletins validés, le traitement s'effectue et la DSN s’affiche à l’écran.

Une fois la DSN générée, il est nécessaire de consulter en premier lieu le rapport d’erreur.

Le rapport d’erreur

Cliquer sur le bouton rapport d’erreur pour visualiser les contrôles effectués par l’outil.

Tant que des erreurs subsistent, il est conseillé de ne pas enregistrer la DSN et de la regénérer après corrections jusqu'à ce que le rapport indique qu’aucune erreur est détectée.

Avant d’envoyer votre fichier DSN sur le portail de Net-entreprises ou de JDC, il est vivement recommandé de contrôler le contenu de votre fichier à l’aide de l’outil « DSN-val ».

En effet, si l’application paie relève déjà un grand nombre d’anomalies, elle n’a pas la prétention de détecter l’ensemble des anomalies et des tests mentionnés dans le cahier technique de la DSN. Il est donc vivement recommandé, pour gagner du temps et optimiser les échanges avec Net-entreprises, de lancer cette vérification avant le dépôt de votre fichier.

Pour cela, il faut télécharger l’outil de contrôle (mis à votre disposition gracieusement sur le site de DSN-Infos) et demander la vérification du fichier généré par votre logiciel de paie. A l’issue de cette vérification, si aucune anomalie n’est détectée, vous pouvez alors envoyer votre fichier sur Net-entreprises. Les risques de rejet seront dès lors, considérablement réduits (un rejet est toutefois possible car l’outil « DSN-val » ne détecte pas encore tous les contrôles métier). Et à l’inverse, si cette vérification révèle des anomalies, nous vous invitons à les rectifier puis à réémettre un nouveau fichier DSN et ce, tant que l’outil « DSN-val » détecte la présence de la moindre anomalie.

Pour tester le fichier sur DSN Val, le bouton Télécharger est disponible, soit pour un test, soit pour une déclaration réelle.

Contrôle des cotisations OC

Afin de vérifier si le paramétrage des fiches d’organismes complémentaires est correct, notamment lors d’un démarrage de production sociale ou en cas de changement d’organisme, un état “détail cotisations OC” est disponible et va permettre de vérifier que les rubriques de cotisations rattachées aux contrats des organismes OC sont bien prises en compte dans la DSN générée.

Le tableau fait apparaître par salarié et par contrat la liste et le total des cotisations qui seront pris en compte en DSN, puis la liste et le total des cotisations qui ne sont pas pris en compte en DSN : contrôle de cohérence entre les bulletins et les segments DSN.

Rubriques prises en compte en DSN

Rubrique non prises en compte en DSN

Il est impératif de contrôler le paramétrage effectué, car les cotisations doivent être correctement déclarées. Une fois les modifications effectuées, regénérer la DSN et s’assurer de l’absence d’anomalies ou de rubriques non prises en compte.

Des éditions sont disponibles afin de contrôler les données de la DSN.

Menu Etats DSN : état de contrôle et bordereau de versement.

Etat de contrôle

Cet état vous permet d’obtenir un récapitulatif complet des informations contenues dans la DSN générée par une lecture “humaine”. La totalité des informations est présentée avec un récapitulatif en fin de document des cotisations déclarées.

Cet état peut être conservé et reste disponible depuis le menu Historique.

Bordereau de versement

Cet état permet de retrouver l’ensemble des cotisations qui seront payées lors de l'envoi de la DSN

Il s’agit des cotisations versées, donc s'il y a des versements à périodicité trimestrielle, ces derniers apparaîtront dans cet état lors des DSN correspondantes.

Envoi de la DSN

Pour envoyer la DSN, utiliser le menu Envoyer.

Il est possible de suivre, depuis la plateforme, les flux DSN envoyés sur le portail JEDECLARE.

Si vous souhaitez conserver les certificats de conformité, il convient de les récupérer directement sur le portail déclaratif. Dans le tableau de suivi, vous trouverez un lien à JEDECLARE permettant d’accéder immédiatement à ces certificats.

Lorsque la DSN est correcte, vous pouvez cliquer sur le bouton Enregistrer pour la conserver. Elle sera archivée dans le menu DSN historique et sera consultable si nécessaire.

Le fichier de la DSN peut également être téléchargé pour être stockée sur un espace personnel.

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