Accès : Module Paie - Menu Variables de paie - commande Imports standards

Cette commande permet d'importer les éléments variables de paie (absences, rémunérations) depuis un fichier au format TXT et de les intégrer dans le bulletin de paie.

Pré-requis et structure du fichier

Le fichier d'import est un fichier à l'extension .TXT contenant des enregistrements de 9 colonnes fixes, séparées par des points-virgules (;) y compris si la colonne est vide. les dates sont au format JJ.MM.AAA sauf pour la dernière colonne au format MMAAAA. Toutes les chaines (alphanumérique ou numérique) sont englobées avec des guillemets (""). Le séparateur est le . ou la virgule pour les montants numériques avec décimales (colonne 4).

Exemple

N° de colonne	Libellé	Commentaire	Obligatoire
1	Code dossier	alphanumérique, respecter la casse	Oui
2	Matricule	alpha 2 à 8 caractères	Oui
3	code rubrique ou type évènement	alpha 6 caractère rubrique ou 3 caractère évènement (motif) [1]	Oui
4	Nombre	numérique avec 2 décimales
5	zone réservée	""	Oui
6	Date de début	JJ.MM.AAA [2]	si enregistrement évènement
7	Date de fin	JJ.MM.AAA [2]	si enregistrement évènement
8	zone réservée	""	Oui
9	Période de paie	MMAAAA (mois de paye) [3]	Oui

Les guillemets sont obligatoires, y compris pour une colonne vide. pas de ; en fin de ligne. Une ligne par enregistrement.
[1] les types d'évènement ou rubriques présents dans le fichier peuvent être différents ou ne pas exister dans le plan de paie modélisé : une correspondance avec les éléments du dossier sera faite lors du premier import.
[2] les dates sont à renseigner uniquement pour un enregistrement de type d'évènement = absence.
[3] la période de paie doit être identique pour tous les enregistrements du fichier d'import (l'import s'effectue au titre du même mois de paye)

Procédure

Exemple de fichier

Dans le dossier "NEWPAIE" nous importons au titre des payes de septembre une absence ("ABS") pour le salarié matricule "DUC1" et un élément variable (prime rubrique "834" ) pour le matricule "DUB1".

Accès : Module Paie - Menu Variables de paie - commande Imports standards

1. Cliquer sur l'icone nuage ou déposer le fichier dans la zone d'import, l'application contrôle si la structure du fichier est valide

Cliquer sur le bouton Suivant ; l'étape suivante consiste à faire correspondre les éléments du fichier ( en premier le matricule salarié, suivi de la rubrique ou type d'évènement) à ceux du dossier.

- le bouton Dupliquer le code reçu sur le code employé sert à récupérer automatiquement le salarié dans le cas où dans le dossier il existe bien un matricule strictement identique à celui présent dans le fichier. Dans la négative, le message ci-dessous s'affiche :

-Cliquer sur Ajouter un code pour sélectionner manuellement le salarié du dossier dans la liste déroulante et le rattacher à la ligne d'import. Cette sélection doit être faite une seule fois ; lors des importations suivantes, si le fichier contient les mêmes matricules, les salariés seront automatiquement identifiés.

- Cliquer sur Suivant pour associer ensuite les types d'évènements/rubriques aux paramétrages du dossier. Procédez de la même façon pour associer manuellement les éléments pour chaque ligne d'import

- Après avoir vérifié les éléments, cliquer sur le bouton IMPORTER pour intégrer les données dans l'application.

La notification verte "Document envoyé" s'affiche brièvement en haut à droite de l'écran.

Dans la GED du dossier, sont transmis :

- le fichier d'import

- l'état récapitulatif des éléments importés (PDF)

Les documents sont stockés dans le répertoire du mois de paye (dossier Collecte de données Variables de paie)

Dans l'application Paie :

Une grille de saisie collective est automatiquement validée pour la session de paye

(Module Paie/Menu Variables de paie - Saisie collective)

Sur cet écran, il n'est pas possible de voir le détail des éléments importés provenant du fichier d'import.

Le bulletin de paye intègrera automatiquement les éléments importés.

Si la même rubrique est présente plusieurs fois dans le fichier d'import pour un même salarié, les montants sont sommés. Si plusieurs absences sont présentes dans le fichier à des dates différentes mais pour le même motif d'absences, les dates d'absences sont indiquées dans la ligne de commentaire de l'absence.