Sauf pour les salariés en CDD, le droit à congés payés n’est ouvert que si le salarié a travaillé chez le même employeur, pendant un temps équivalent à un minimum de 10 jours de travail effectif.

La condition de travail effectif ouvrant le droit à congés, correspond à un temps de travail réellement effectué par le salarié, en ignorant même les absences assimilées à du temps de travail effectif.

Remarque : Jusqu’au 21 août 2008, à savoir avant la réforme introduite par la loi de modernisation du marché du travail (loi 2008-789 du 20 août 2008, JO du 21), le salarié devait justifier de 1 mois de travail effectif ou d’une période équivalente sur la période de référence.

Pour les salariés en CDD, le droit est ouvert quel que soit la durée de leur contrat, et même s’ils ont travaillé moins de 10 jours dans l’entreprise. Les autres modalités de calcul sont identiques à celles des salariés en CDI.

Les salariés ont droit à un congé annuel payé de 2,5 jours ouvrables (ou 2,08 jours ouvrés) par mois de travail effectif accompli chez le même employeur sur la période de référence.

La durée totale du congé légal ne peut pas dépasser 30 jours ouvrables.

Qu’entend-t-on par « période de référence » ?

En principe, la période de référence est celle allant du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours (sauf bâtiment et autres entreprises bénéficiant de caisses de congés payés : 1er avril au 31 mars).

Toutefois, un accord d’aménagement du temps de travail peut décaler la période de référence des congés payés. Au lieu de la période légale 1er juin-31 mai, il est par exemple possible de se caler sur l’année civile.

Le temps de travail effectif

Certaines absences sont assimilées à du temps de travail effectif. Le tableau ci-dessous récapitule les périodes assimilées ou non à un temps de travail effectif pour le calcul de la durée des congés payés. Toutes les autres absences sont exclues, sauf dispositions plus favorables de la convention collective.

Concernant la maladie non professionnelle, son traitement en matière de congés payés est défini par la loi DDADUE du 22/04/2024. Une documentation dédiée est disponible ici.

Remarques :

- L’absence non assimilée à du temps de travail effectif, au cours de la période de référence, ne peut avoir pour effet d’entraîner une réduction des droits à congé du salarié, plus que proportionnelle à la durée de cette absence.

- Les simples réductions journalières d’horaire, qui peuvent se rencontrer en cas de chômage partiel ou de congé parental d’éducation à temps partiel par exemple, sont sans incidence sur la durée du congé payé.

Détermination du mois de travail effectif

Sont considérées comme équivalant à un mois de travail effectif les périodes de (c. trav. art. L. 3141-4) :

- 4 semaines ou 24 jours de travail si l’horaire est réparti sur 6 jours ;

- 22 jours si l’horaire est réparti sur 5 jours et demi ;

- 20 jours si l’horaire est réparti sur 5 jours.

Remarque : Ce système d’équivalences fait que, pour bénéficier des 5 semaines légales de congés payés, un salarié n’a pas besoin d’être présent toute l’année (voir cas pratique dans le premier exemple ci-après).

Exemples :

Une entreprise assimile les jours fériés chômés à du travail effectif pour l’acquisition des congés payés.

Dans ce cas de figure, il faut tenir compte du nombre de jours de travail au cours de la période de référence (le décompte en semaines étant moins favorable) : 261 (nombre de jours du lundi au vendredi, jours fériés inclus) - 18 jours d’absence = 243 jours de travail.

Le nombre de mois de travail ouvrant droit à congé est donc de 243/20 jours = 12,15 mois : le salarié bénéficie donc de l’intégralité de ses 30 jours de congés payés (2,5 x 12).

Le nombre de jours de travail est de : 261 - 40 = 221 jours. Le nombre de mois de travail est dans ce cas de : 221/20 = 11,05 mois.

Le salarié bénéficie d’un congé de : 11,05 X 2,5 = 27,63 jours ouvrables (arrondis à 28 jours).

Arrondis des jours acquis sur l’année

Si le nombre de jours de congés acquis n’est pas un nombre entier, la durée du congé est portée au nombre immédiatement supérieur : 9 mois de travail dans l’entreprise donnent droit à 22,5 jours ouvrables de congés, arrondis à 23 jours.

S’ajoutent éventuellement à ce congé principal des jours supplémentaires comme par exemple, en cas de fractionnement des congés payés (voir fiche congés correspondante).

L'ouverture des droits et l'acquisition des congés payés des salariés à temps partiel obéissent aux mêmes règles que pour les salariés à temps plein : 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif ou équivalent en jours ouvrés, etc.

Il n'est pas possible de proratiser les droits à congés payés d'un salarié à temps partiel en proportion de son horaire de travail (cass. soc. 10 mai 2001, n° 99-42566 FD), en considérant, par exemple, qu'un salarié à 4/5 a 80 % des droits à congés payés d'un salarié à temps plein.

Cette solution est logique : en imaginant que l'horaire d'un salarié à 3/5 à temps partiel soit réparti sur les 5 jours d'ouverture de l'entreprise, un prorata conduirait à considérer que le salarié n'a que 15 jours ouvrés de congés payés, ce qui ne lui permettrait pas d'avoir 5 semaines de congés payés.

Un paramétrage préalable est nécessaire au niveau du dossier retenu.

Accès : Paie | Paramètres | Préférences | Sociales | onglet CP

Dans cet écran, choisir dans la liste déroulante, si l’acquisition des jours doit s’effectuer en jours ouvrés, en jours ouvrables ou si l’acquisition est « libre ». En sélectionnant les jours ouvrés, comme dans l’exemple ci-dessus, le nombre de jours acquis (2,08) s’affiche automatiquement. En choisissant les jours ouvrables, la valeur 2,5 s’affiche automatiquement. Le choix « libre » dans la liste déroulante, autorise la saisie d’un nombre de jours différent de 2,5 ou 2,08, totalement libre. Attention : ce champ ne sert pas pour l’acquisition des jours supplémentaires dus en raison du fractionnement, dus en fonction de l’ancienneté ou pour des situations particulières comme pour les jeunes mères de famille. Voir les notices respectives à ces attributions de jours supplémentaires pour plus de précisions.

Remarque : la zone « Nombre de jours par mois » dans l’écran ci-dessus, ne correspond pas à la totalité des jours acquis, mais au nombre de jours servant au calcul de l’absence de congés payés. Pour plus de précisions, voir la fiche sur la prise des congés payés.

Toutes les informations précisées au niveau du dossier ci-avant, peuvent être contredites dans la fiche du salarié.

Accès : salarié | onglet Contrat | onglet CP

En laissant la case à cocher « Paramétrage personnalisé des CP au niveau du salarié » décochée, l’application retiendra le paramétrage déjà effectué au niveau du dossier.

Par contre, si pour un salarié précis, l’acquisition des jours est différente du paramétrage effectué dans le dossier (régime spécial, usage différent, particularité du contrat de travail,…), c’est ici, dans cet écran, que l’on pourra préciser cette particularité : cocher la case « Paramétrage personnalisé des CP au niveau du salarié » et intervenir dans la zone « Mode d’acquisition ».

Important pour les CDD : En principe, les salariés en contrat à durée déterminée ne prennent pas leur congé pendant le contrat. Dès lors, sur leur dernier bulletin de paie, en fin de contrat, en plus de l’indemnité de fin de contrat (précarité), la rubrique d’indemnité compensatrice de congés s’insère et indemnise les congés non pris par le salarié sur la base de 10 % des sommes brutes entrant dans la « base congés payés » qui lui auront été versées pendant son contrat. Il est donc très important de bien confirmer la gestion des congés payés pour ces salariés en CDD, de telle façon que l’ICCP puisse se calculer correctement, et ce bien que le nombre de jours acquis n’ait qu’une importance relative (en effet, ces jours ne seront généralement jamais pris en congés). Nous noterons toutefois que ces informations (indemnité compensatrice versée et jours acquis indemnisés non pris) sont indispensables dans les déclaratifs tels la N4DS ou l’attestation employeur destinée à Pôle Emploi (le nombre de jours est obligatoire si l'indemnité est versée exclusivement à la fin du contrat). Seule exception à cette règle : si vous souhaitez verser à votre CDD, une indemnité mensuelle compensatrice de congés payés (c'est-à-dire une ICCP tous les mois sur la base de 10 % du salaire versé), dans ce cas, préciser bien que vous ne souhaitez pas la gestion des congés payés pour ce CDD (dans ce cas, les informations relatives aux jours acquis indemnisés non pris sont inutiles pour les déclaratifs).

Remarque : C’est également dans cet écran que l’on peut préciser toute absence de gestion des congés payés pour un salarié, en décochant la case correspondante en haut de l’écran (cas de certains dirigeants pour lesquels on ne souhaite pas gérer les congés). En décochant cette case,

Exemple d’acquisition de droits (dans cet exemple, les congés sont gérés en jours ouvrés) :

Voici l’état des compteurs avant le bulletin du mois de juillet :

Sur l’exercice en cours (1er juin N au 31 mai N + 1), notre salarié a déjà acquis 2.08 jours courant juin.

Nous lui établissons ensuite, son bulletin de juillet, lequel affiche les nouveaux droits du salarié afin de le tenir informé des jours qu’il a déjà acquis : 4.16 jours.

Puis, après enregistrement du bulletin de juillet, le compteur affiche la nouvelle valeur acquise : 4.16 jours.

A noter : les jours acquis sur l’année de congés précédente (de juin N – 1 à Mai N) est resté identique : 13 jours dans notre exemple.

Remarque : le basculement des congés payés (les compteurs N-1 sont reversés dans N-2 (sous conditions – voir ci-après), et les compteurs N sont reversés dans N-1) s’effectue automatiquement, bulletin par bulletin, dès lors qu’on prépare le bulletin de la période mentionnée au niveau du paramétrage des congés dans la zone « Début de l’exercice des CP » (dans notre exemple, en juin).

C’est au cours de ce basculement qu’aura lieu l’éventuelle déduction de certains jours acquis si le salarié a eu, dans le courant de l’année de congé, des absences n’ouvrant pas droit à l’acquisition de jours de congés (absence maladie, accident de trajet,…) dès lors que ces absences auront couvert au minimum une période cumulée de 20 jours (cas de l’horaire hebdomadaire étalé sur 5 jours).

Enfin, après cette déduction pour absence, le nombre de jours acquis définitif pour l’année écoulée, sera systématiquement arrondi à l’unité supérieure.

A noter : lors du basculement, ces deux derniers points (déduction de jours en cas d’absence et arrondi à l’unité supérieure) sont systématiques. Il n’existe aucun moyen de déverrouiller ces deux actions imposées par la législation des congés payés.

Bien que cela ne soit pas une obligation légale, certains employeurs préfèrent conserver les droits acquis mais pas encore pris lorsque l’année de congés touche à sa fin. L’application ouvre alors des compteurs N-2, en y reportant les jours acquis de l’exercice N-1, non encore pris par le salarié.

Pour gérer les jours de congés acquis sur l’exercice N-2, cocher la case « Report des CP N – 1 » dans l’écran des préférences sociales :

Accès : Paie | Paramètres | Préférences | Sociales | onglet CP

Remarque : comme pour les autres éléments de la gestion des congés payés, il est possible de contredire ce paramétrage au niveau de la fiche salarié afin d’exclure tel ou tel salarié du dispositif. Répondre Oui ou non dans la liste déroulante « Report des CP n – 1 » de la fiche salarié (onglet contrat puis onglet CP).

Si la gestion de l’exercice n-2 est activée, l’application récupère dans les compteurs n-2 les droits acquis non pris de n-1 dans des compteurs appropriés distincts de ceux de n-1. Bien entendu, en cas de prises de congés, les jours pris seront décomptés en priorité sur ces droits n-2.

Si la gestion de l’exercice n-2 n’est pas activée, les droits acquis et non pris par le salarié à la fin de l’année de référence, sont irrémédiablement perdus lors du basculement effectué avant la paie de juin.

Concrètement, l’acquisition des jours de congés s’effectue par période de 4 semaines travaillées.

Ainsi, dans la méthode des jours ouvrables, il suffit de 12 périodes de 4 semaines pour obtenir 12 x 2,5 jours = 30 jours de congés. Or une année de 52 semaines, comporte 13 périodes de 4 semaines. Cela laisse ainsi au salarié, une « marge de 4 semaines » sans aucune incidence sur l’acquisition annuelle de ses 30 jours de congés.

Dans cette optique, l’application paie considère que toute période d’absence sur l’année inférieure à 4 semaine, est sans incidence sur l’acquisition annuelle des jours de congés.

Exemple du fonctionnement des compteurs :

Prenons le cas d’un salarié en absence autorisée non payée 303.34 heures sur l’année.

Le compteur de nombre de jours congés payés à déduire suite à une absence (compteur cptCpDeductionAbsences) se détermine comme suit pour un salarié à temps complet :

2,5 jours acquis x 303.34 heures / 151,67 heures = 5,00 jours à déduire sur la période de référence.

Ensuite, ce nombre de jours de congés à déduire, se retranche automatiquement du compteur des nombres de jours de congés standard acquis sur l’exercice en cours (compteur cptNbrJoursCpStandardAcquisN) à partir du moment où l’absence du salarié dépasse un mois complet sur la période de référence des congés payés.

Reprenons notre exemple :

Nombre de jours à déduire : 5 jours pour les 303.34 heures d’absence.

De ce compteur, nous retranchons les 2,5 jours équivalents à un mois complet.

Désormais, le nombre de jours stricts à déduire devient : 5 – 2,5 = 2,5 jours.

Considérons que notre salarié n’a aucune autre absence maladie durant la période de référence de congés payés, ses droits acquis pour l’année seront de : (2,5 x 12) – (5 - 2,5) = 27,5 jours.

A cette valeur ainsi obtenue, s’ajoutent d’éventuels jours de congés supplémentaires (ancienneté, fractionnement,…).

Attention : il vous appartiendra de vérifier le calcul de la moyenne des jours de congés à déduire suite à une absence pour les salariés à temps partiel. En effet, selon la répartition des heures contractuelles dans leur horaire de travail, il est possible que cette moyenne puisse être réajustée.