Pour faciliter le traitement des factures fournisseurs, l’application Achats détecte les éventuels doublons parmi les documents déjà transmis.
Bien que la détection des doublons soit un outil d’aide à la décision, aucun traitement automatique n’est appliqué par le système. L’utilisateur doit donc consulter et gérer les doublons manuellement, en choisissant de les ignorer ou de les refuser.
voir aussi : Traiter et valider les factures
Comment sont détectés les doublons ?
Les doublons sont identifiés lorsqu’un nouveau document remplit certaines conditions en comparaison avec les factures déjà enregistrées.
Voici les critères de détection, classés par ordre de priorité :
Référence du document + Fournisseur + Date + Montant sont identiques
Référence du document + Fournisseur + Montant sont identiques
Référence du document + Fournisseur + Date sont identiques
Référence du document + Date + Montant sont identiques
Référence du document + Fournisseur sont identiques
Référence du document + Date sont identiques
Référence du document + Montant sont identiques
Fournisseur + Date + Montant sont identiques
Dès qu’une facture est détectée comme doublon selon un critère, les conditions suivantes ne sont plus prises en compte pour ce même lot.
Constitution des lots de doublons
Un lot de doublons est créé lorsqu’au moins deux documents sont détectés comme doublons et qu’au moins l’un d’eux est encore à valider.
Disparition d’un lot de doublons
Si tous les documents du lot sont validés ou refusés, le lot disparaît et les factures concernées ne seront plus signalées comme doublons.
Cas particuliers
Un document peut appartenir à plusieurs lots successivement, mais jamais en même temps.
Une fois qu’un lot de doublons est identifié, il ne pourra pas être recréé avec les mêmes documents, même si un autre critère de détection s’applique.
Mise à jour automatique
Chaque fois qu’un document est modifié ou ajouté, le système de détection des doublons s’active et effectue un contrôle.
Le traitement peut prendre un peu de temps en fonction du nombre de factures sur le dossier, mais n’impacte pas l’usage de l’application.
Un lot existe si deux documents ou plus sont détectés comme doublons et si au moins l'un des documents est encore à valider.
Consulter et gérer les doublons
Les doublons sont signalés dans la liste des documents à valider ou directement dans la vue d’un document concerné.
Seuls les administrateurs d’Achats peuvent consulter l’ensemble des documents et accéder aux doublons sur un dossier.
Visualisation des doublons
Une icône d’avertissement signale les doublons.
En cliquant sur cette icône, une fenêtre s’ouvre et affiche tous les documents détectés comme doublons dans un même lot.
Ignorer un lot ou refuser les documents en doublon
L’utilisateur a deux options pour traiter un lot de doublons :
Ignorer le lot
L’action Ignorer tous permet d’exclure ce lot de la détection des doublons.
Attention : Si un nouveau document est ajouté et identifié comme doublon avec un document du lot ignoré, un nouveau lot sera créé et la détection reprendra.
Refuser les documents en doublon
Depuis la fenêtre du lot de doublons, l’utilisateur peut sélectionner un ou plusieurs documents et cliquer sur Refuser la sélection.
Tous les documents refusés recevront le motif "Doublon" et ne seront pas transmis à la comptabilité dans l’application Image.
