Le panneau de contrôle est composé de plusieurs parties :
Une ligne regroupant les actions disponibles
Une section visibilité (liste les utilisateurs qui ont accès au document)
Une section Détails (type, date d'émission, taille, etc.)
Une section Historique
Une section Versions pour gérer les versions du document
Pour y accéder, il suffit de cliquer sur un document.
Actions disponibles sur un document
Ouvrir : permet de visualiser le document dans une fenêtre.
Signer: si vous avez un compte avec l'un de nos partenaires de signature électronique, alors vous avez la possibilité de demander une signature électronique pour un document donné.
Télécharger : permet de télécharger le document sur votre poste.
Envoyer par mail : permet d'envoyer par mail un lien sécurisé pour télécharger le document. Voir l'article : "Comment partager des documents ?"
Déplacer : permet de déplacer le document à un autre endroit.
Historique des accès: permet de consulter les logs d'accès au document.
Editer : permet de modifier les informations du document (note: cette action est disponible dans la section "détails du document").
Verrouiller: un document verrouillé ne peut pas être édité ou supprimé.
Supprimer: permet de déplacer le document dans la corbeille.
Certaines actions ne sont disponibles que pour l’auteur du document. Pour plus d'information, voir l'article : "Les droits sur les documents dans l'application Documents" |
Prévisualisation d'un document
Il est également possible d’avoir un aperçu du document en cliquant sur le nom de celui-ci. Une fois l’aperçu ouvert, vous avez la possibilité de zoomer, de tourner et de télécharger le document.
Visibilité du document
La partie “Visible par” permet de visualiser quels sont les utilisateurs qui peuvent consulter, modifier, télécharger le document. Il est possible de rechercher un utilisateur dans cette section.
Détails du document
La section “Détail du document” regroupe toutes les informations du document :
Type : facture d'achat, relevé bancaire, bulletin de salaire, etc.
Emis le : par défaut c'est la valeur de la date à laquelle le document a été ajouté ou importé.
Valable jusqu'au: date d'expiration du document.
Date de classement: classification du document sous un flag combinant mois et année (Fév. 2025 par exemple). Par défaut la valeur est déterminée via la date "émis le".
Auteur : utilisateur qui a ajouté ou importé le document.
Taille
Mis à jour le : date de dernière mise à jour du document. Voir l'article : "Comment mettre à jour un document ?"
Créé le : date à laquelle le document a été ajouté ou importé (contrairement à "émis le", cette date ne peut pas être modifiée).
Type de fichier : PDF, JPG, TIF, etc.
Historique du document
La partie historique permet de visualiser quel utilisateur a crée le document, et éventuellement si d'autres utilisateurs ont mis à jour le document ou modifié sa version.
Versions du document
Il est possible de gérer plusieurs versions pour un même document.
Cliquer sur cette icône permet d'ajouter une nouvelle version au document, ce qui nécessite d'uploader un nouveau document.
Cliquer sur ce menu, pour une version donnée, permet de télécharger le document correspondant à la version (et si vous êtes sur la dernière version du document, vous pouvez également supprimer la version).
