Prérequis

Pour pouvoir mettre en place des prélèvements SEPA, il est nécessaire de satisfaire certaines conditions préalables en ce qui concerne le paramétrage du dossier, les clients à prélever, et les factures elles-même :

Concernant le dossier de la société émettrice des factures :
- Il est impératif de disposer des informations bancaires complètes, comprenant l'IBAN et l'ICS ;
- Le mode de paiement prélèvement doit également être configuré dans les réglages.
Pour chaque client devant être prélevé :
- Il est essentiel que l'IBAN à débiter soit correctement renseigné ;
- Les mandats de prélèvement doivent également être fournis.
En ce qui concerne les factures émises :
- Le mode de paiement spécifié doit être le prélèvement ;
- Chaque facture doit être associée à un mandat de prélèvement correspondant ;
- Chaque facture doit être validée et générée en PDF.

Configurer le dossier

Dans le menu “Réglages”, cliquer sur “Général”, puis sur “Paiement”
Au niveau des modes de paiements acceptés, sélectionner "Prélèvement"
Dans les Informations bancaires, ajouter un Iban en prenant soin de renseigner l'Identifiant créancier SEPA.

Configurer les clients à prélever

Dans le menu "Clients", sélectionner un client concerné et cliquer sur le widget “Paiement”
Renseigner les coordonnées bancaires du client (IBAN et BIC à prélever)
Ajouter un mandat SEPA

Il est possible de créer plusieurs mandats de prélèvements par client.

Un délai de 15 jours entre la signature du mandat et le premier prélèvement est à prévoir (il s'agit du délais de rétractation).

Configurer les factures

Dans le menu "Documents", sélectionner une facture concernée et cliquer sur le widget “Paiement” dans le panel de droite
Sélectionner le mode de paiement "Prélèvement" et associer à la facture le mandat adéquat
Valider la facture.

Prélever des factures

Pour créer un prélèvement de factures, rendez-vous dans le menu "Paiements", dans l'onglet "Prélèvements" :

1. Cliquer sur le bouton “Ajouter un prélèvement”

2. Dans la fenêtre de création, cocher les factures à prélever puis cliquer sur le bouton "VALIDER".

Liste des factures pouvant être prélevées

Quand une facture répond aux critères d'éligibilité au prélèvement (elle est validée et le mode de paiement est défini comme "prélèvement"), mais qu'il y a des informations manquantes*, elle ne peut pas être prélevée et ne sera donc pas visible dans la liste des factures disponibles pour sélection.

Néanmoins, il est toujours possible de la retrouver et de la consulter en utilisant le filtre "Factures incomplètes pour être prélevées".

* Informations manquantes possibles :

Le RIB qui doit recevoir le paiement associé à cette facture est incorrect (ex: ICS non renseigné)
et/ou la fiche du client est incomplète (absence d'Iban à prélever ou de mandat)
et/ou la facture n'est associée à aucun mandat.

Une fois créé, le prélèvement apparaît dans la liste avec l’état “Validé” :

Il est possible de télécharger le fichier SEPA (fichier au format .XML) afin de le transmettre à la banque.
Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton avec les trois petits points situé à droite de la ligne de prélèvement puis de cliquer sur "Télécharger".

Pour simplifier la gestion des prélèvements et éviter d'approuver chaque paiement individuellement, les paiements sont considérés comme validés par défaut par la banque.

Ainsi, lors de la validation du prélèvement :

Les paiements inclus dans celui-ci sont générés automatiquement ;
Le statut et le solde des factures concernées sont actualisés.

En cas de rejet, il est possible de rejeter tout ou partie d'un prélèvement (cf paragraphe suivant)

La création au format brouillon

Il est possible d'enregistrer le prélèvement au format "Brouillon". Dans ce cas :

Les paiements ne sont pas créées. Le solde et le statut des factures sont inchangés.
Le fichier de prélèvement ne peut être téléchargé.
Des nouvelles contraintes apparaissent sur les factures concernées :
- Si la somme du brouillon de prélèvement et des autres paiements présents sur la facture atteint le total de la facture, il n'est plus possible de créer de paiement.
- Si la somme du brouillon de prélèvement et des autres paiements est inférieure au total de la facture, il est possible d'ajouter un paiement. Cependant, ce paiement doit être inférieur au solde restant de la facture après déduction des paiements déjà effectués ainsi que du brouillon de prélèvement.

Rejeter tout ou partie d'un prélèvement

Depuis la liste des prélèvements, il est possible de rejeter un paiement ou tous les paiements d'un prélèvement :

En cliquant sur la ligne du prélèvement concerné ;
ou en sélectionnant "Rejeter/annuler les paiements" dans les actions disponibles en bout de ligne.

Une fenêtre s'ouvre : elle liste l'ensemble des paiements du prélèvement et leur statut.

Pour rejeter un paiement, il suffit de le sélectionner dans la liste et de cliquer sur "REJETER LA SELECTION".

La fonction de rejet est disponible pour les prélèvements validés ou partiellement rejetés.
Dans un prélèvement, il n'est pas possible de rejeter un paiement s'il concerne une facture déjà liée à un avoir.

Lorsqu'un paiement situé dans un prélèvement est rejeté :

Le statut "Rejeté" apparaît au niveau de ce paiement aussi bien dans la liste des paiements qu'au niveau du document concerné.
Le solde du document est mis à jour (le paiement n'est plus pris en compte) et son statut également.
Si le paiement avait déjà été envoyé en comptabilité, une écriture inverse est envoyée .
Le paiement concerné ne peut plus être modifié ni supprimé.

Informations complémentaires

Les différents statuts d'un prélèvement

BROUILLON	VALIDE	PARTIELLEMENT REJETE	REJETE	EN ATTENTE
Les paiements ne sont pas encore créés et ne sont pas affichés dans les documents ni dans la liste des paiements. Le solde ou le statut de la facture sont inchangés.	Tous les paiements sont validés. Ils sont pris en compte sur les factures concernées.	Certains paiements sont validés alors que d'autres sont rejetés.	Tous les paiements sont rejetés. Ils ne sont plus pris en considération en tant que règlements des factures concernées.	Il s'agit d'un statut hérité des versions précédentes de Fact. Il n'est plus possible de créer de nouveau prélèvement sous ce statut. Un prélèvement en attente contient des paiements au format brouillon, des paiements validés et des paiements rejetés.
Actions disponibles : Valider Supprimer	Actions disponibles : Télécharger Rejeter	Actions disponibles : Télécharger Rejeter	Actions disponibles : Télécharger Rejeter	Actions disponibles : Valider *

* Pour rejeter un prélèvement en attente, celui-ci doit d'abord être validé. Une fois validé, il peut être rejeté dans les mêmes conditions qu'un prélèvement traditionnel.