L'import et l'export de données permettent de faciliter la gestion des informations dans Fact. Grâce à ces outils, il est possible d'ajouter rapidement de nouvelles données, de mettre à jour des éléments existants ou d'extraire des informations pour les analyser. Ces actions simplifient les processus administratifs et offrent un gain de temps considérable, en particulier lorsque de grands volumes de données doivent être traités.

Fact permet d'importer et d'exporter les types de données suivants :

Catégories
Articles
Clients
Factures et avoirs (voir l'article dédié)

Cet article explique comment importer les catégories, articles et clients, ainsi que les spécificités à respecter.

L’import de données

Fichiers acceptés

Les formats compatibles sont : .xlsx, .csv et .ods.
Le fichier importé doit comporter une ligne d’en-tête contenant les noms de colonnes.
Le nombre de lignes est limité à 2000 par fichier.

Quelques points à noter :

L'ordre des colonnes du fichier n'a pas d'importance.
Les colonnes superflues sont ignorées.
Certaines valeurs doivent suivre des formats spécifiques (voir la section Modèle d'import et spécificités).
Pour les caractères accentués, le format .xlsx est recommandé.

Astuce : Des modèles d'import sont disponibles dans l'interface pour chaque type de donnée.

La référence doit être unique pour chaque catégorie, chaque article et chaque client.

Processus d'import

Accéder au menu Réglages.
Choisir Import.
Sélectionner le type de données à importer : Catégories, Articles ou Clients.
Glisser-déposer le fichier dans la fenêtre d’import (pour les fichiers .csv, préciser le délimiteur).
Faire correspondre les champs aux colonnes du fichier dans l'écran d'affectation.
Valider en cliquant sur Import.

Une fois l'import terminé :

Un écran récapitulatif s'affiche avec un résumé des données importées, incluant :
- Le nombre total de lignes traitées.
- Les lignes réussies et les lignes en erreur.
- Un tableau détaillant les erreurs par ligne et par colonne.

Ce récapitulatif permet d'identifier rapidement les éventuels ajustements nécessaires pour corriger le fichier et relancer l'import.

Important :

Importer les catégories avant les articles afin de référencer correctement les catégories dans les articles.
Si une catégorie, un article ou un client existe déjà, ses données seront mises à jour au moment de l'import.

Modèle d’import et spécificités

Les modèles d'import sont disponibles dans la fenêtre d'import (.xlsx, .csv, .ods) :

Décimales

Dans les colonnes contenant des montants (montants, taux de TVA, quantités, remises), la virgule est remplacée par un point comme séparateur de décimales.

Spécificité pour les fichiers .xlsx

Pour les champs contenant une suite de chiffres (ex. : numéro de téléphone, SIRET, code postal), ajouter une apostrophe (’) avant la valeur pour forcer le format texte.

Champs spécifiques pour les articles

Pour le champ "unité", respecter les correspondances suivantes :

Libellé	Unité à saisir
Centimètre	`centimeter`
Mètre cube	`cubic_meter`
Gramme	`gram`
Forfaitaire	`inclusive`
Kilogramme	`kilogram`
Tonne	`ton`
Kilomètre	`kilometer`
Litre	`liter`
Mètre	`meter`
Milliltre	`milliliter`
Mètre linéaire	`linear_meter`
Mètre carré	`square_meter`
Unitaire	`unitary`
Pourcentage	`percent`
Heure	`hour`
Jour	`day`
Semaine	`week`
Mois	`month`
Année	`year`

Champs spécifiques pour les clients

Comptes auxiliaires : Pour générer automatiquement les comptes auxiliaires, remplir les champs "Compte" et "Libellé du compte client". L’option "Génération automatique des comptes client" doit être cochée dans les Réglages.
Modes de règlement et délais de règlement : Respecter les correspondances prédéfinies
Adresses de livraison :
- Pour importer plusieurs adresses, ajouter des lignes en utilisant la même référence client. Dans ces lignes supplémentaires, renseigner uniquement les colonnes Référence, Nom de l'adresse (adresse de livraison), Adresse (adresse de livraison), Complément d'adresse (adresse de livraison), Code postal (adresse de livraison), Ville (adresse de livraison), Pays (adresse de livraison).
Gestion des pays : utiliser des Codes pays ISO alpha-2 (ex. : FR, US) ou les labels fournis dans les modèles d'import en respectant strictement l'orthographe et la casse .

Concernant les comptes auxiliaires, respecter les racines de comptes préalablement définis dans la comptabilité. Pour plus d’informations, se rapprocher du cabinet comptable

Mode de paiement et délai de règlement

Mode de paiement
Prélèvement
Virement
Chèques
LCR non accepté
CSF à acceptation
Carte bancaire
Affacturage
Paypal
Espèces
Paiement interbancaire
Billet à ordre
Carte cadeau
Chèques vacances
Ticket restaurant

Délai de paiement
Le 20 du mois
Fin du mois, le 5
Fin du mois, le 20
Fin du mois, le 10
Le 15 du mois
Le 5 du mois
Fin du mois
5 jours
8 jours
10 jours fin de mois
10 jours
15 jours
20 jours
20 jours fin de mois
30 jours fin de mois, le 15
30 jours fin de mois, le 10
30 jours fin de mois
45 jours
45 jours fin de mois
60 jours fin de mois, le 15
60 jours fin de mois, le 10
60 jours fin de mois
60 jours
90 jours
90 jours fin de mois
A l'achèvement
A réception de la facture
A l'enlèvement
Immédiat
Plan de paiement
A convenir

L’export des données

L’export des catégories, articles et clients est disponible aux formats .csv et .xls.

Processus d'export

Accéder au menu Réglages et choisir Export.
Sélectionner le type de données à exporter.
Cliquer sur Télécharger pour obtenir le fichier.