De nombreuses obligations imposées à l’employeur sont liées à l'effectif de l'entreprise ou de l'établissement.
Les seuils et modes de calcul des types d'effectifs varient selon le besoin.
Les types effectifs suivants sont obligatoires pour le calcul des cotisations correspondantes :
Participation à l’effort construction ;
Cotisations spécifiques pour expatriés ;
Réduction générale ;
FNAL supplémentaire ;
Participation à la formation professionnelle continue ;
Forfait social de 8 % ;
Sortie dégressive de ZFU ;
Contribution supplémentaire à la taxe d’apprentissage ;
Déduction forfaitaire patronale des heures supplémentaires (loi TEPA) ;
Versement mobilité ;
La réduction liée aux zones de revitalisation rurales (ZRR).
En l’absence de l'un de ces types effectifs au 31 décembre N-1, les cotisations correspondantes ne peuvent pas se calculer correctement sur N.
La génération et la mise à jour des effectifs au 31/12/N-1 est obligatoire avant le calcul du premier bulletin de l'année N.
Aucune modification de l'effectif ne sera possible dès la présence d'un bulletin sur l'année.
La gestion des effectifs doit être réalisée via le menu "Effectifs de la société" (Menu Paie>Paramètres>Effectifs de la société)
Génération des effectifs
C'est la première étape obligatoire à la gestion des effectifs dans l'application.
Il convient tout d'abord de positionner la date de référence correspondante à l'exercice sur lequel seront calculés les premiers bulletins.
Exemple 1: Création ou reprise d'entreprise courant 2022 => date de référence placée en 2022.
Exemple 2: Changement de millésime 2022 vers 2023 => date de référence placée en 2023.
Pour information, si vous souhaitez consulter l'effectif d'un millésime précédent, placez la date de référence sur une date de l'année à consulter.
Cliquer sur "Générer les effectifs" génère par établissement les effectifs de la société et les types d'effectifs "principaux" suivants:
Versement mobilité
Urssaf annuel (classique)
TEPA
Taxe d’apprentissage
Formation Professionnelle
FNAL
Fillon (coefficient)
Effort de Construction
Apprenti
Tous ces types d'effectifs sont indispensables pour un calcul correct du bulletin.
L’écran est composé de deux volets :
Volet de gauche : Présente la liste des établissements, la date de l’effectif et sa valeur .
Le calcul de l'effectif n'est pas effectué automatiquement par l'application. Il vous appartient de compléter les valeurs que vous avez calculées ou qui vous ont été fournies par l'URSSAF selon les besoins.
La valeur reprise par défaut est celle de l’année précédente. Si aucun effectif n’avait été généré, la valeur est 0.
Volet de droite : En cochant un établissement sur le volet de gauche, la liste des types d'effectifs rattachés à cet établissement est affichée avec son type, la valeur complétée au niveau de l’établissement et son seuil.
Modification des effectifs
Pour modifier l'effectif d'un établissement, double-cliquer dans le champ "Modification" et saisir la valeur souhaitée, puis Enregistrer. La valeur de la colonne Effectif est mise à jour sur le volet de gauche ainsi que sur le volet de droite.
En cas de création d'entreprise, l'effectif de N-1 ne doit pas être conservé à 0, il convient d'indiquer 1.
Le dépassement d'un seuil entraine automatiquement le déclenchement de la première année de gel par type d'effectif.
Dans le cas de reprise de dossier, les seuils doivent être modifiés manuellement pour correspondre à la situation attendue.
Exception: Le seuil du type d'effectif "TEPA" n'est pas géré automatiquement du fait de l'ajout en décembre 2022 des seuils "20 à moins de 250 salariés" et "250 salariés et plus".
Il convient donc de gérer manuellement l'évolution des seuils de gel.
Pour cela, double-cliquer sur le seuil à modifier, choisir le seuil souhaité et enregistrer.
Lorsque l'entreprise est composée de plusieurs établissements, l'application fait la somme des effectifs saisis sur chaque établissement. Il convient de positionner le seuil correspondant à l'effectif global de l'entreprise sur chaque établissement.
Choisir le seuil en fonction de l'effectif global de l'entreprise et enregistrer la modification. Les seuils d'un même type d'effectif doivent être identiques sur tous les établissements.
Cas particulier du versement mobilité
L'effectif utilisé pour le versement mobilité peut être celui d'un établissement, de plusieurs établissements, voir l'effectif global de l'entreprise selon la localisation des établissements dans les zones de versement mobilité.
Il convient de renseigner, pour chaque établissement, l'effectif cumulé de salariés présents dans la zone de versement mobilité à laquelle appartient l'établissement.
Exemple:
Les deux établissements sont dans la même zone, il convient de renseigner l'effectif cumulé (13+38) sur les deux établissements.
Double-cliquer sur la valeur à modifier et la saisir. Enregistrer la modification.
Les valeurs doivent être modifiées sur tous les établissements concernés.
Insertion d'un effectif spécifique
Certaines situations nécessitent l'ajout d'un type d'effectif spécifique (expatriés, sortie progressive ZFU, exonération du forfait social 8%).
Cliquer sur "Insérer".
Ce bouton ne doit être utilisé que pour insérer un nouveau type d'effectif spécifique. Il ne doit pas être utilisé pour mettre à jour les types d'effectifs principaux au changement de millésime (sauf cas particulier).
Choisir le type d'effectif concerné.
Choisir l'établissement, renseigner la valeur de l'effectif et l'éventuel seuil, puis enregistrer.
Les dates de l'effectif, de début et de fin de validité se renseignent automatiquement en fonction de la date de référence.
Réitérer l'opération si plusieurs établissements sont concernés.
Enregistrer les modifications.
Les seuils de gel des effectifs spécifiques (expatriés, sortie progressive ZFU, exonération du forfait social 8%) insérés ne sont pas modifiés automatiquement au changement de millésime. Il convient de les modifier manuellement.
Dans le cas où l'un des effectifs principaux serait absent à la suite d'un manquement de l'utilisateur l'année précédente, veuillez suivre exceptionnellement la procédure d'insertion d'effectif spécifique ci-dessus afin de les compléter de façon exhaustive.
Illustration d'un changement d'année civile
Placer la date de référence sur Janvier de N.
2022
2023
Les valeurs et les seuils doivent être contrôlés et mis à jour en respectant les procédures décrites précédemment.